Ta emot e-fakturor: Hur du förbereder ditt företag

Sedan den 1 januari 2025 måste alla företag i Tyskland kunna ta emot elektroniska fakturor i ett strukturerat format. Men vad betyder egentligen "ta emot", och vilka krav behöver du uppfylla? Den här artikeln ger en praktisk vägledning.

Vad innebär skyldigheten att ta emot?

Tillväxtmöjlighetslagen (Wachstumschancengesetz) satte kursen: från 2025 och framåt måste alla företag inom B2B-sektorn kunna ta emot strukturerade e-fakturor. En viktig distinktion: en enkel PDF-faktura skickad via e-post kvalificerar inte som en e-faktura enligt lagen. Endast format som uppfyller den europeiska standarden EN 16931 godkänns — nämligen XRechnung (UBL/CII) och ZUGFeRD 2.x.

Observera: Det tyska federala finansministeriet (BMF) har klargjort att skyldigheten att ta emot inte kräver automatiserad elektronisk bearbetning. En e-postinkorg som kan ta emot e-fakturor är initialt tillräcklig. De mottagna originalfilerna måste dock arkiveras på ett manipulationssäkert sätt i enlighet med GoBD (Tysklands principer för korrekt bokföring och datalagring) — och i praktiken rekommenderas automatiserad bearbetning för att fullt ut dra nytta av fördelarna med e-fakturering.

Skyldigheten att ta emot gäller alla företag, oavsett storlek eller bransch. Även småföretag och frilansare måste kunna acceptera e-fakturor om deras företagskunder skickar sådana.

"Ta emot" — Vad krävs, vad rekommenderas?

Juridiskt sett räcker en e-postinkorg för att ta emot e-fakturor. I praktiken bör du dock gå långt bortom minimikraven för att bearbeta e-fakturor effektivt och dra full nytta av digitaliseringen:

Tekniskt mottagande

Du måste kunna hantera de vanligaste överföringskanalerna:

E-post: Den vanligaste kanalen. E-fakturor levereras som XML-bilagor eller ZUGFeRD-PDF:er via e-post.
Peppol-nätverket: Särskilt inom den offentliga sektorn och bland större företag etableras Peppol som ett standardiserat överföringsnätverk.
Uppladdningsportaler: Vissa företag tillhandahåller leverantörsportaler genom vilka e-fakturor kan laddas upp.

Automatiserad bearbetning (rekommenderas)

Även om det inte krävs juridiskt är automatiserad bearbetning praktiskt taget nödvändig för att realisera effektivitetsvinsterna med e-fakturering. Det innebär:

Tolka XML: De strukturerade uppgifterna från UBL- eller CII-XML-filer måste extraheras.
Läsa ZUGFeRD: För ZUGFeRD-PDF:er måste den inbäddade XML-filen extraheras och bearbetas.
Mappa data: Fakturanummer, belopp, momssatser och radposter måste överföras till ditt system.

Manipulationssäker arkivering

Mottagna e-fakturor måste arkiveras på ett manipulationssäkert sätt i enlighet med GoBD (Tysklands principer för korrekt hantering och lagring av bokföring, register och dokument). Det innebär: originalfilen (XML eller ZUGFeRD-PDF) måste bevaras i oförändrat skick — en pappersutskrift räcker inte.

Vilka system behöver uppdateras?

Fakturamottagning

Din fakturainkorg måste kunna identifiera XML-filer och ZUGFeRD-PDF:er och dirigera dem korrekt. Skapa en dedikerad e-postinkorg (t.ex. fakturor@dittforetag.se) som en central mottagningskanal.

Bokföringsprogram

Kontrollera om ditt bokföringsprogram kan importera e-fakturaformat. Många moderna lösningar som DATEV, Lexoffice och sevDesk stöder redan XRechnung och ZUGFeRD. Om ditt inte gör det behöver du en mellanlösning som konverterar XML till ett importerbart format.

Dokumenthantering

Ditt DMS bör kunna arkivera XML-filer och ZUGFeRD-PDF:er, och helst indexera de strukturerade uppgifterna för sökning och tilldelning.

Vanliga utmaningar

Formatmångfald

Dina leverantörer kommer att använda olika format — UBL, CII, ZUGFeRD med olika profiler. Ditt system måste kunna hantera alla vanliga varianter.

Validera inkommande fakturor

Inte varje e-faktura du tar emot kommer nödvändigtvis att vara korrekt. Validera inkommande fakturor mot EN 16931 för att upptäcka fel tidigt och avvisa felaktiga fakturor.

Integration i befintliga arbetsflöden

E-fakturor måste integreras i dina befintliga godkännande- och betalningsarbetsflöden. Planera anslutningen till ditt ERP- eller bokföringssystem noggrant.

Hur invapi hjälper vid mottagande

invapi tillhandahåller verktyg som avsevärt förenklar mottagande och bearbetning av e-fakturor:

Tolka UBL/CII: Konvertera mottagna XML-fakturor till ett enhetligt JSON-format som enkelt kan integreras i dina system.
Läsa ZUGFeRD: Extrahera den inbäddade XML-filen från ZUGFeRD-PDF:er och få de strukturerade fakturauppgifterna som JSON.
Validering: Validera automatiskt inkommande e-fakturor mot EN 16931 och XRechnung-regler innan vidare bearbetning.
PDF-digitalisering: Även traditionella PDF-fakturor som ännu inte är i e-fakturaformat kan konverteras till strukturerad data med invapis extraktionsfunktioner.

Alla funktioner är tillgängliga via API:et och kan integreras i befintliga system. Testa bearbetningen med den kostnadsfria planen.

Checklista: Är du redo?

Central e-postinkorg för fakturamottagning inrättad
Bokföringsprogram stöder XRechnung och ZUGFeRD
XML-tolkning och dataimport fungerar
Manipulationssäker arkivering av originalfiler säkerställd
Validering av inkommande fakturor implementerad
Medarbetare utbildade i hantering av e-fakturor

Slutsats

Skyldigheten att ta emot e-fakturor är ingen valfri framtidsutsikt — den gäller redan. Företag som anpassar sina system tidigt drar nytta av effektivare processer och undviker risker för bristande regelefterlevnad. Se över din befintliga infrastruktur mot checklistan och åtgärda eventuella brister innan dina affärspartners börjar skicka e-fakturor i större omfattning.