Skapa ZUGFeRD-fakturor: En steg-för-steg-guide

ZUGFeRD är ett av de mest populära e-fakturaformaten i Tyskland eftersom det kombinerar det bästa av två världar: en visuellt läsbar PDF-faktura och en maskinläsbar XML-fil i ett enda dokument. Den här guiden förklarar hur du skapar en kompatibel ZUGFeRD-faktura.

Vad är egentligen en ZUGFeRD-faktura?

En ZUGFeRD-faktura är ett PDF/A-3-dokument med en inbäddad CII-XML-fil (Cross-Industry Invoice). PDF:en innehåller den visuella representationen av fakturan, precis som en traditionell PDF-faktura. Dessutom bäddas en XML-fil in som en bilaga i PDF:en, vilken innehåller all fakturadata i ett strukturerat, maskinläsbart format. Från och med ZUGFeRD 2.1 heter denna fil factur-x.xml (i ZUGFeRD 2.0 hette den fortfarande zugferd-invoice.xml).

Fördelen: mottagare utan specialiserad programvara ser en vanlig PDF-faktura. Mottagare med e-faktureringssystem kan automatiskt extrahera och bearbeta data.

ZUGFeRD-profiler

ZUGFeRD 2.x (för närvarande version 2.4, motsvarande Factur-X 1.08) erbjuder flera profiler som skiljer sig åt i omfattningen av data de innehåller:

Minimum

Innehåller endast grundläggande sidhuvudsdata (fakturanummer, datum, totalbelopp). Lämplig enbart för arkiveringsändamål, inte för automatiserad bearbetning.

Basic WL (Without Lines)

Utökar Minimum-profilen med information om säljare och köpare samt momsuppdelningar, men inkluderar inte enskilda radposter.

Basic

Som Basic WL, men med radposter. Detta är den första nivån som möjliggör meningsfull automatiserad bearbetning.

EN 16931 (Comfort)

Mappar den kompletta europeiska datamodellen EN 16931. Denna profil är grunden för obligatoriska krav på e-fakturering och täcker alla obligatoriska fält som definieras av den europeiska standarden.

Extended

Tillåter ytterligare fält utöver EN 16931, till exempel för branschspecifika krav.

XRechnung

En speciell profil som fullt ut mappar XRechnung CIUS, vilket gör den lämplig för fakturor till offentliga upphandlande myndigheter.

För de flesta användningsfall rekommenderar vi minst profilen EN 16931 (Comfort), eftersom den uppfyller de juridiska kraven.

Obligatoriska fält i en ZUGFeRD-faktura

Från och med profilen EN 16931 (Comfort) krävs följande kärndata:

Fakturanummer (BT-1)
Fakturadatum (BT-2)
Valutakod (BT-5), t.ex. EUR
Säljare: namn, adress, momsregistreringsnummer
Köpare: namn, adress
Radposter: beskrivning, kvantitet, enhetspris, momssats
Summor: nettobelopp, moms, bruttobelopp
Betalningsinformation: förfallodag, betalningsmetod, IBAN

Steg för steg: Skapa en ZUGFeRD-faktura

Steg 1: Strukturera fakturadata

Samla all fakturadata i ett strukturerat format. Med invapi använder du ett JSON-objekt som innehåller alla relevanta fält — säljare, köpare, radposter, belopp och betalningsinformation.

Steg 2: Förbered PDF:en

Skapa en visuell PDF-faktura med din vanliga layout och grafiska profil. PDF:en fungerar som grunden och kommer att bli PDF/A-3-behållaren. Se till att informationen i PDF:en stämmer överens med XML-data.

Steg 3: Generera CII-XML

Den maskinläsbara XML-filen måste vara i UN/CEFACT Cross-Industry Invoice-format. Att skapa denna manuellt är felbenäget — ett automatiserat verktyg eller API rekommenderas.

Steg 4: Bädda in XML i PDF:en

CII-XML-filen bäddas in som en bilaga i PDF:en. PDF:en måste uppfylla PDF/A-3-standarden och referera till XML-filen som en länkad bilaga med rätt MIME-typ.

Steg 5: Validera

Innan du skickar bör du validera den genererade ZUGFeRD-fakturan. Validering kontrollerar både XML-strukturen och efterlevnaden av EN 16931-affärsreglerna.

Det enkla sättet med invapi

Steg 3 till 5 kan automatiseras med hjälp av invapi-API:et. Skicka helt enkelt dina fakturadata som JSON tillsammans med en PDF-fil, och invapi genererar en komplett, validerad ZUGFeRD-faktura.

Arbetsflödet via API:et:

Sammanställ fakturadata som JSON
Ladda upp PDF:en och skicka den tillsammans med JSON till ZUGFeRD-slutpunkten
Ta emot en validerad ZUGFeRD-PDF som resultat

API:et hanterar konvertering, inbäddning och validering. Du kan komma igång direkt med den kostnadsfria planen.

Slutsats

ZUGFeRD-fakturor kombinerar det bästa av två världar: mänsklig läsbarhet och maskinell bearbetningsbarhet. Även om skapandeprocessen kräver mer än att bara generera en PDF kan den automatiseras helt med rätt verktyg. Att bekanta sig med ZUGFeRD nu innebär att vara väl förberedd för de obligatoriska kraven på e-fakturering.