Obligatorisk e-fakturering från 2025: Vad företag behöver veta

Införandet av obligatorisk e-fakturering för B2B-transaktioner är en av de mest betydande förändringarna inom tysk redovisning på årtionden. Med tillväxtmöjlighetslagen (Wachstumschancengesetz) har lagstiftaren lagt fram en tydlig färdplan.

Vad förändras?

Från och med den 1 januari 2025 måste alla företag i Tyskland kunna ta emot elektroniska fakturor i ett strukturerat format. Utställande av e-fakturor blir obligatoriskt stegvis:

Från 2025: Alla B2B-företag måste kunna ta emot e-fakturor
2025–2026: Övergångsperiod — alla företag får fortfarande skicka pappersfakturor eller andra format (t.ex. PDF) med mottagarens samtycke
Från 2027: Utställande obligatoriskt för företag med över 800 000 EUR i omsättning föregående år. Mindre företag (omsättning föregående år ≤ 800 000 EUR) får fortsätta skicka icke-e-fakturor till slutet av 2027
Från 2028: Utställande obligatoriskt för alla företag

Undantag: Småföretag som använder Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) är permanent undantagna från skyldigheten att utfärda e-fakturor (§ 34a UStDV). Undantagna är även fakturor med litet belopp upp till 250 EUR brutto, fakturor till konsumenter (B2C) samt vissa skattebefriade transaktioner enligt § 4 nr 8–29 UStG.

Vilka format godkänns?

Endast format som uppfyller den europeiska standarden EN 16931 kvalificerar som e-fakturor:

XRechnung (UBL eller CII) — den tyska standarden
ZUGFeRD 2.x — hybridformat med XML inbäddad i PDF
Peppol BIS Billing 3.0 — för gränsöverskridande fakturor

En enkel PDF-faktura skickad via e-post kvalificerar inte som en e-faktura enligt lagen.

Vad betyder detta för ditt företag?

1. Säkerställ att du kan ta emot e-fakturor

Ditt företag måste kunna ta emot och bearbeta strukturerade e-fakturor. Det innebär:

XML-filer (UBL/CII) måste kunna läsas av dina system
ZUGFeRD-PDF:er måste vara maskinellt bearbetningsbara
Data måste flöda in i ditt bokföringssystem

2. Förbered dig för utställande

Beroende på din omsättning föregående år behöver du utfärda e-fakturor från 2027 eller 2028:

Fakturadata måste finnas tillgänglig i ett strukturerat format
Konvertering till XRechnung eller ZUGFeRD krävs
Validering mot EN 16931 säkerställer regelefterlevnad

3. Anpassa dina processer

Se över dina befintliga faktureringsarbetsflöden
Utbilda din personal i hantering av e-fakturor
Testa bearbetning med exempelfakturor

Hur invapi kan hjälpa

invapi tillhandahåller ett API som täcker hela arbetsflödet för e-fakturering:

Digitalisering: Konvertera automatiskt PDF-fakturor till strukturerad data
Konvertering: Konvertera JSON till XRechnung, ZUGFeRD, UBL eller CII
Validering: Kontrollera e-fakturor mot EN 16931 och XRechnung-regler

Med den kostnadsfria planen kan du komma igång direkt och bearbeta 10 fakturor per månad.

Slutsats

Obligatorisk e-fakturering kommer — och det påverkar alla företag i Tyskland. De som anpassar sina system tidigt undviker stress i sista minuten och säkerställer regelefterlevnad. Använd den återstående tiden för att ställa om dina processer till e-fakturering.