Validácia XRechnung: 10 najčastejších chýb a ako ich opraviť
Validácia XRechnung: 10 najčastejších chýb a ako ich opraviť
Ktokoľvek prvýkrát vytvára a validuje XRechnung, takmer určite narazí na záhadné chybové hlásenia. Kódy ako BR-DE-15, BR-CO-17 alebo BR-S-08 nie sú práve samovysvetľujúce. Väčšina týchto chýb má však jednoduché príčiny, ktoré sa dajú rýchlo opraviť. V tomto článku vysvetľujeme desať najčastejších validačných chýb zrozumiteľným jazykom a ukazujeme, ako ich vyriešiť.
Prečo je validácia nevyhnutná
XRechnung je založený na európskej norme EN 16931. Táto norma definuje nielen formát, ale aj záväzné obchodné pravidlá. Každé pravidlo má jedinečný kód začínajúci na BR (Business Rule). Dodatočné nemecky špecifické pravidlá nesú prefix BR-DE. Faktúra sa považuje za vyhovujúcu až vtedy, keď sú všetky pravidlá splnené. Prijímacie systémy — najmä tie, ktoré používajú vládne úrady — automaticky odmietajú nevyhovujúce faktúry.
10 najčastejších chýb
1. BR-DE-15: Chýbajúca referencia kupujúceho (Leitweg-ID)
Toto je najčastejšie sa vyskytujúca chyba. XRechnung vyžaduje referenciu kupujúceho v poli BuyerReference. Pre faktúry obstarávateľom verejného sektora je to Leitweg-ID. V B2B transakciách sa môže použiť akákoľvek dohodnutá referenčná hodnota, ale pole nesmie byť nikdy prázdne.
Riešenie: Zadajte Leitweg-ID príjemcu alebo dohodnuté referenčné číslo.
2. BR-CO-17: Nesprávny výpočet DPH
BR-CO-17 kontroluje, či je suma dane podľa daňovej kategórie (BT-117) správne vypočítaná: suma dane = zdaniteľný základ (BT-116) x sadzba dane (BT-119) / 100, zaokrúhlená na dve desatinné miesta. Aj minimálne rozdiely v zaokrúhľovaní spustia túto chybu.
Riešenie: Vypočítajte DPH samostatne pre každú daňovú kategóriu zo zdaniteľného základu a sadzby dane a zaokrúhlite na dve desatinné miesta až na konci. Vyhnite sa priebežnému zaokrúhľovaniu na úrovni riadkových položiek.
3. BR-DE-05: Chýbajúce meno kontaktu predávajúceho
Nemecké rozšírenie XRechnung vyžaduje, aby bolo v sekcii „Kontakt predávajúceho" (BG-6) uvedené meno kontaktnej osoby — konkrétne kontaktné miesto predávajúceho (BT-41). BR-DE-02 robí celú kontaktnú skupinu povinnou a BR-DE-05 konkrétne vyžaduje meno kontaktu.
Riešenie: Vyplňte cac:Contact/cbc:Name menom kontaktnej osoby alebo oddelenia.
4. BR-DE-06: Chýbajúce telefónne číslo kontaktu predávajúceho
Pravidlo BR-DE-06 vyžaduje, aby bolo v kontaktnej sekcii uvedené telefónne číslo predávajúceho (BT-42, telefónne číslo kontaktu predávajúceho).
Riešenie: Vyplňte element cac:Contact/cbc:Telephone.
5. BR-DE-07: Chýbajúca e-mailová adresa kontaktu predávajúceho
Pravidlo BR-DE-07 vyžaduje, aby predávajúci uviedol e-mailovú adresu v kontaktnej sekcii (BT-43, e-mailová adresa kontaktu predávajúceho).
Riešenie: Vyplňte element cac:Contact/cbc:ElectronicMail pre predávajúceho.
6. BR-S-08: Nesúlad daňového základu
Táto chyba indikuje, že čistý celkový súčet daňovej kategórie nezodpovedá súčtu príslušných riadkových položiek.
Riešenie: Zabezpečte, aby súčet všetkých čistých súm riadkových položiek presne zodpovedal hodnote v daňovom súhrne (Tax Subtotal).
7. BR-DE-16: Chýbajúca daňová identifikácia predávajúceho
BR-DE-16 vyžaduje, aby bol uvedený aspoň jeden z nasledujúcich elementov: IČ DPH (BT-31, identifikátor DPH predávajúceho), daňové registračné číslo (BT-32, identifikátor daňovej registrácie predávajúceho) alebo daňový zástupca (BG-11, daňový zástupca predávajúceho).
Riešenie: Zadajte buď vaše IČ DPH vo formáte DE123456789 do BT-31 alebo vaše daňové registračné číslo do BT-32. Aspoň jedno z oboch je povinné.
8. BR-CL-01: Neplatný kód typu faktúry
Typ faktúry musí zodpovedať platnému kódu UNTDID 1001. Pre štandardnú faktúru je kód 380; pre dobropis je to 381. Ďalšie bežné kódy zahŕňajú 389 (samofakturácia) a 384 (opravná faktúra).
Riešenie: Použite správny kód zo zoznamu kódov UNTDID 1001.
9. BR-CO-10: Nekonzistentné celkové sumy
BR-CO-10 kontroluje, či súčet čistých súm riadkových položiek (BT-106) zodpovedá celkovej sume jednotlivých čistých súm riadkových položiek (BT-131). Spoločne so súvisiacimi pravidlami zabezpečuje, že celková suma bez DPH (BT-109) = celková suma riadkových položiek (BT-106) - zľavy (BT-107) + prirážky (BT-108).
Riešenie: Skontrolujte vaše celkové výpočty: súčet všetkých čistých súm riadkových položiek musí presne zodpovedať BT-106 a BT-106 mínus zľavy plus prirážky musí zodpovedať celkovej čistej sume (BT-109).
10. BR-DE-01: Chýbajúce platobné pokyny
Nemecký XRechnung vyžaduje vyplnenie skupiny „Platobné pokyny" (BG-16). To zahŕňa minimálne uvedenie kódu typu platobného prostriedku (BT-81), napríklad bankový prevod (kód 30 alebo 58). V závislosti od platobnej metódy musia byť uvedené ďalšie údaje ako IBAN (BG-17).
Riešenie: Pridajte platobné pokyny v BG-16 s príslušným kódom platobného prostriedku a súvisiacimi údajmi (napr. IBAN pre bankové prevody). Voliteľne môžete tiež zahrnúť platobné podmienky ako voľný text v PaymentTerms/Note (BT-20).
Ako sa vyhnúť chybám od začiatku
Najjednoduchší spôsob, ako sa vyhnúť validačným chybám, je používať nástroj, ktorý kontroluje pravidlá automaticky. S bezplatným XRechnung Validátorom od invapi môžete validovať vaše XML súbory priamo v prehliadači voči všetkým pravidlám EN 16931 a XRechnung. Chybové hlásenia sú prezentované v prehľadnom formáte s konkrétnymi pokynmi na opravu.
Alternatívne môžete integrovať invapi API priamo do vášho fakturačného pracovného postupu na automatické vytváranie, konvertovanie a validovanie faktúr pred ich odoslaním.
Záver
Validačné chyby XRechnung sa na prvý pohľad môžu zdať zastrašujúce, ale takmer vždy sa dajú vysledovať k chýbajúcim povinným poliam alebo problémom so zaokrúhľovaním. Znalosť najčastejších chýb a používanie dobrého validačného nástroja šetrí čas a zabezpečuje súlad s predpismi. Vyskúšajte bezplatný invapi Validátor a odošlite svoju ďalšiu XRechnung bez chýb.