Vytváranie ZUGFeRD faktúr: Sprievodca krok za krokom

ZUGFeRD je jedným z najpopulárnejších formátov elektronickej fakturácie v Nemecku, pretože kombinuje to najlepšie z dvoch svetov: vizuálne čitateľnú PDF faktúru a strojovo čitateľný XML súbor v jedinom dokumente. Tento sprievodca vysvetľuje, ako vytvoriť ZUGFeRD faktúru v súlade s predpismi.

Čo presne je ZUGFeRD faktúra?

ZUGFeRD faktúra je PDF/A-3 dokument s vloženým CII XML súborom (Cross-Industry Invoice). PDF obsahuje vizuálnu reprezentáciu faktúry, rovnako ako tradičná PDF faktúra. Navyše je v PDF vložený ako príloha XML súbor obsahujúci všetky fakturačné údaje v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte. Od verzie ZUGFeRD 2.1 sa tento súbor nazýva factur-x.xml (v ZUGFeRD 2.0 sa ešte nazýval zugferd-invoice.xml).

Výhoda: príjemcovia bez špecializovaného softvéru vidia normálnu PDF faktúru. Príjemcovia so systémami elektronickej fakturácie môžu automaticky extrahovať a spracovať dáta.

Profily ZUGFeRD

ZUGFeRD 2.x (aktuálne verzia 2.4, zodpovedajúca Factur-X 1.08) ponúka niekoľko profilov, ktoré sa líšia v rozsahu obsiahnutých dát:

Minimum

Obsahuje len základné hlavičkové údaje (číslo faktúry, dátum, celková suma). Vhodný len na účely archivácie, nie na automatizované spracovanie.

Basic WL (Without Lines)

Rozširuje profil Minimum o informácie o predávajúcom a kupujúcom a rozpis DPH, ale neobsahuje jednotlivé riadkové položky.

Basic

Ako Basic WL, ale s riadkovými položkami. Toto je prvá úroveň, ktorá umožňuje zmysluplné automatizované spracovanie.

EN 16931 (Comfort)

Mapuje kompletný európsky dátový model EN 16931. Tento profil je základom pre povinnosti elektronickej fakturácie a pokrýva všetky povinné polia definované európskou normou.

Extended

Umožňuje dodatočné polia nad rámec EN 16931, napríklad pre odvetvovo špecifické požiadavky.

XRechnung

Špeciálny profil, ktorý plne mapuje CIUS XRechnung, čo ho robí vhodným pre faktúry obstarávateľom verejného sektora.

Pre väčšinu prípadov použitia odporúčame minimálne profil EN 16931 (Comfort), keďže spĺňa zákonné požiadavky.

Povinné polia v ZUGFeRD faktúre

Počnúc profilom EN 16931 (Comfort) sú vyžadované nasledujúce základné údaje:

Číslo faktúry (BT-1)
Dátum faktúry (BT-2)
Kód meny (BT-5), napr. EUR
Predávajúci: názov, adresa, IČ DPH
Kupujúci: názov, adresa
Riadkové položky: popis, množstvo, jednotková cena, sadzba DPH
Celkové sumy: čistá suma, DPH, hrubá suma
Platobné informácie: dátum splatnosti, spôsob platby, IBAN

Krok za krokom: Vytvorenie ZUGFeRD faktúry

Krok 1: Štruktúrovanie fakturačných údajov

Zaznamenajte všetky fakturačné údaje v štruktúrovanom formáte. S invapi používate JSON objekt obsahujúci všetky relevantné polia — predávajúci, kupujúci, riadkové položky, sumy a platobné informácie.

Krok 2: Príprava PDF

Vytvorte vizuálnu PDF faktúru s vaším zvyčajným rozložením a brandingom. PDF slúži ako základ a stane sa kontajnerom PDF/A-3. Uistite sa, že informácie v PDF zodpovedajú údajom v XML.

Krok 3: Generovanie CII XML

Strojovo čitateľný XML súbor musí byť vo formáte UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Manuálna tvorba je náchylná na chyby — odporúča sa automatizovaný nástroj alebo API.

Krok 4: Vloženie XML do PDF

CII XML súbor sa vloží ako príloha do PDF. PDF musí spĺňať štandard PDF/A-3 a odkazovať na XML súbor ako prepojenú prílohu so správnym MIME typom.

Krok 5: Validácia

Pred odoslaním by ste mali vygenerovanú ZUGFeRD faktúru validovať. Validácia kontroluje XML štruktúru aj súlad s obchodnými pravidlami EN 16931.

Jednoduchý spôsob s invapi

Kroky 3 až 5 je možné automatizovať pomocou API invapi. Jednoducho odošlite svoje fakturačné údaje ako JSON spolu s PDF súborom a invapi vygeneruje kompletnú, validovanú ZUGFeRD faktúru.

Pracovný postup cez API:

Zostavte fakturačné údaje ako JSON
Nahrajte PDF a odošlite ho spolu s JSON na ZUGFeRD endpoint
Prijmite validovaný ZUGFeRD PDF ako výsledok

API zabezpečí konverziu, vloženie a validáciu. Môžete začať okamžite s bezplatným plánom.

Záver

ZUGFeRD faktúry kombinujú to najlepšie z oboch svetov: ľudskú čitateľnosť a strojovú spracovateľnosť. Hoci proces tvorby vyžaduje viac než jednoduché generovanie PDF, so správnymi nástrojmi sa dá plne automatizovať. Oboznámiť sa so ZUGFeRD teraz znamená byť dobre pripravený na povinnosti elektronickej fakturácie.