Elektronická fakturácia v účtovnom softvéri: Integrácia a automatizácia

Povinná elektronická fakturácia konfrontuje firmy nielen s otázkou, ako vytvárať a prijímať elektronické faktúry, ale aj s tým, ako ich integrovať do existujúcich účtovných pracovných postupov. Elektronická faktúra prináša skutočnú hodnotu až vtedy, keď jej štruktúrované dáta automaticky prúdia do účtovného softvéru namiesto manuálneho prepisovania. V tomto článku ukazujeme, ako úspešná integrácia funguje a akú úlohu zohrávajú riešenia založené na API.

Výzva: Účtovný softvér a elektronická fakturácia

Mnohé firmy sa spoliehajú na zavedené účtovné riešenia, ktoré sa rozvíjali v priebehu rokov. Podpora štruktúrovaných formátov elektronickej fakturácie ako XRechnung alebo ZUGFeRD sa značne líši:

Niektorí poskytovatelia už integrovali natívnu podporu elektronickej fakturácie
Iní ju ponúkajú ako platený doplnkový modul
Niektorí zatiaľ nemajú žiadne riešenie

V dôsledku toho mnohé firmy síce dokážu prijímať elektronické faktúry, ale nedokážu dáta automaticky spracovať. Namiesto toho sa XML súbory otvárajú manuálne, prečítajú sa a hodnoty sa ručne zadávajú do účtovného systému. To je náchylné na chyby, časovo náročné a marí samotný účel elektronickej fakturácie.

Bežné účtovné riešenia v Nemecku

DATEV

DATEV je de facto štandardom pre spoluprácu medzi firmami a daňovými poradcami v Nemecku. DATEV podporuje import elektronických faktúr prostredníctvom rozhrania DATEV a portálu Unternehmen Online. ZUGFeRD faktúry sa dajú importovať priamo. Pre XRechnung v čistom XML formáte je často potrebný konverzný krok alebo medzispracovanie.

lexoffice

lexoffice od Lexware je zameraný na malé podniky a živnostníkov. Softvér čoraz viac podporuje import elektronických faktúr a dokáže spracovať ZUGFeRD PDF. K dispozícii je aj funkcia exportu vo formáte XRechnung, pričom rozsah funkcií sa neustále rozširuje.

sevDesk

sevDesk ponúka cloudové účtovné riešenie s rastúcou podporou elektronickej fakturácie. Platforma dokáže zachytávať prichádzajúce faktúry prostredníctvom OCR a pracuje na plnej podpore štruktúrovaných formátov.

Sage a SAP

Väčšie ERP systémy ako Sage a SAP majú zvyčajne moduly alebo partnerské integrácie pre elektronickú fakturáciu. Konfigurácia je však často zložitá a vyžaduje špecializované znalosti.

Čo integrácia v skutočnosti znamená

Skutočná integrácia elektronickej fakturácie zahŕňa niekoľko krokov:

1. Spracovanie príjmu (Vstup)

Prichádzajúce elektronické faktúry vo formáte XML (UBL, CII) alebo ako ZUGFeRD PDF musia byť automaticky načítané a konvertované do interného dátového formátu účtovného softvéru. To zahŕňa:

Detekciu formátu faktúry
Extrakciu všetkých relevantných dátových polí
Validáciu faktúry voči EN 16931
Priradenie faktúry k veriteľským účtom a nákladovým strediskám

2. Spracovanie odoslania (Výstup)

Pri vytváraní a odosielaní elektronických faktúr musia byť dáta z účtovného systému konvertované do vyhovujúceho formátu:

Export fakturačných údajov z interného systému
Konverzia do XRechnung (UBL/CII) alebo ZUGFeRD
Validácia pred odoslaním
Archivácia štruktúrovaného dokumentu

3. Archivácia

Elektronické faktúry podliehajú požiadavkám GoBD a musia byť uložené v auditovateľnej podobe minimálne 10 rokov. Štruktúrovaný XML formát musí byť uchovaný v pôvodnej podobe — samotná PDF kópia nestačí. Pre hybridné faktúry ZUGFeRD je archivácia vloženej XML časti postačujúca — PDF reprezentácia musí byť uložená dodatočne len vtedy, ak obsahuje daňovo relevantné informácie, ktoré nie sú prítomné v XML. Papierový výtlačok nespĺňa požiadavky GoBD.

Prístup založený na API

Ak váš účtovný softvér neponúka natívnu podporu elektronickej fakturácie alebo ak používate vlastný ERP systém, riešenie založené na API je často najefektívnejšou cestou.

Ako to funguje s invapi

invapi funguje ako middleware medzi vaším účtovným softvérom a svetom elektronickej fakturácie. Typický pracovný postup vyzerá takto:

Vstup:

Elektronická faktúra prichádza ako XML alebo ZUGFeRD PDF
invapi API konvertuje faktúru do jednotného JSON formátu
Váš systém načíta JSON a vytvorí účtovný záznam

Výstup:

Váš systém exportuje fakturačné údaje ako JSON
invapi API konvertuje JSON do XRechnung alebo ZUGFeRD
Validovaná elektronická faktúra sa odošle príjemcovi

Výhody prístupu API

Nezávislosť od formátu: invapi podporuje UBL, CII a ZUGFeRD. Bez ohľadu na formát, ktorý príjemca vyžaduje, vždy používate rovnaké rozhranie.
Zahrnutá validácia: Každá faktúra je automaticky kontrolovaná voči pravidlám EN 16931 pred odoslaním.
Budúcnostná orientácia: Keď sa štandardy alebo pravidlá zmenia, invapi aktualizuje API. Vaša integrácia zostáva nedotknutá.
Škálovateľnosť: Od 10 faktúr mesačne na bezplatnom pláne po neobmedzené objemy na podnikovej úrovni.

Praktický príklad: Integrácia do vlastného ERP

Stredne veľká obchodná spoločnosť používa vlastný ERP systém postavený na PHP a MySQL. Integrácia s invapi bola realizovaná v troch krokoch:

Vstupný modul: Prichádzajúce XML faktúry sa odosielajú do invapi API prostredníctvom cron úlohy a vracajú sa ako JSON. ERP systém načíta štruktúrované dáta a automaticky vytvorí účtovné záznamy.
Výstupný modul: Pri vytvorení faktúry ERP exportuje údaje ako JSON a API vráti validovanú XRechnung.
Monitoring: API odpovede sa zaznamenávajú na sledovanie, ktoré faktúry boli úspešne validované a kde sa vyskytli chyby.

Celá integrácia bola funkčná do jedného týždňa — bez akýchkoľvek zmien v existujúcom dátovom modeli ERP.

Záver

Integrácia elektronických faktúr do vášho účtovníctva je krok, ktorý premení zákonnú povinnosť na skutočný nárast produktivity. Či už používate DATEV, lexoffice, sevDesk alebo vlastný systém: middleware založený na API ako invapi premosťuje medzeru medzi vaším systémom a požadovanými formátmi elektronickej fakturácie. Dozviete sa viac na stránke integrácie a začnite s bezplatným plánom.