Elektronická fakturácia pre malé podniky: Čo potrebujete vedieť

Povinná elektronická fakturácia sa nevzťahuje len na veľké korporácie a stredné podniky. Zahrnuté sú aj malé podniky, ktoré využívajú oslobodenie malých podnikov podľa § 19 nemeckého zákona o DPH (§ 19 UStG). Mnohí živnostníci a malé prevádzky sa mylne domnievajú, že sú od tejto povinnosti oslobodení. V tomto článku objasňujeme platné pravidlá a spôsob, ako sa môžete cenovo efektívne pripraviť.

Malé podniky nie sú oslobodené

Zákon o príležitostiach rastu (Wachstumschancengesetz), ktorý zavádza povinnú elektronickú fakturáciu pre B2B transakcie v Nemecku, nerobí žiadnu výnimku pre malé podniky. Povinnosť je viazaná na typ transakcie, nie na veľkosť firmy alebo jej DPH status.

V praxi to znamená: ak ako malý podnik poskytujete služby iným firmám (B2B), vzťahuje sa na vás povinnosť elektronickej fakturácie. Oslobodené sú len faktúry súkromným osobám (B2C).

Rozdiel: Oslobodenie malých podnikov vs. povinnosť elektronickej fakturácie

Oslobodenie malých podnikov podľa § 19 nemeckého zákona o DPH vás oslobodzuje od povinnosti účtovať a odvádzať DPH. Nemá to však nič spoločné s formátom vašich faktúr. Aj faktúra bez DPH musí byť podaná v štruktúrovanom formáte elektronickej faktúry od príslušných termínov, za predpokladu, že príjemcom je firma.

Aké sú termíny?

Zákonodarca stanovil postupný časový harmonogram, ktorý menším firmám poskytuje prechodné obdobie:

Povinnosť prijímať od 1. januára 2025

Od začiatku roku 2025 musia byť všetky firmy v Nemecku schopné prijímať štruktúrované elektronické faktúry. To platí aj pre malé podniky. V praxi to znamená, že musíte byť schopní prijímať a spracovávať XML súbory vo formáte XRechnung alebo ZUGFeRD.

Prechodné obdobie do konca roka 2026

Do 31. decembra 2026 môžu všetky firmy bez ohľadu na obrat naďalej vydávať faktúry v iných formátoch. Papierové faktúry sú povolené bez súhlasu príjemcu. Iné elektronické formáty ako PDF sa môžu používať len so súhlasom príjemcu.

Prechodné obdobie do konca roka 2027

Od 1. januára 2027 sa všeobecné prechodné obdobie vzťahuje len na firmy s obratom za predchádzajúci rok do 800 000 EUR. Tieto firmy môžu pokračovať vo vydávaní iných faktúr (papierových, PDF so súhlasom) do konca roka 2027. Okrem toho môžu všetky firmy bez ohľadu na obrat prenášať faktúry prostredníctvom EDI postupov do konca roka 2027, aj keď tieto ešte nespĺňajú požiadavky na elektronickú faktúru podľa EN 16931.

Plná povinnosť od 1. januára 2028

Od 1. januára 2028 musia všetky firmy vrátane malých podnikov vydávať elektronické faktúry v štruktúrovanom formáte pre B2B transakcie. Žiadne ďalšie výnimky.

Praktická príprava pre malé podniky

Čo by ste mali urobiť teraz

1. Byť schopní prijímať elektronické faktúry: Nastavte e-mailovú schránku, ktorá zvládne XML prílohy. Otestujte príjem XRechnung.
2. Štruktúrovať fakturačné údaje: Uistite sa, že vaše faktúry obsahujú všetky povinné polia, najmä referenciu kupujúceho.
3. Zhodnotiť softvér: Skontrolujte, či vaše aktuálne fakturačné riešenie podporuje elektronické faktúry alebo či potrebujete dodatočný nástroj.

Cenovo efektívne riešenia

Ako malý podnik sa chcete vyhnúť vysokým nákladom na nový softvér. Existuje niekoľko možností:

• Bezplatné online nástroje: XRechnung Validátor od invapi kontroluje vaše faktúry na súlad s predpismi bezplatne.
• Riešenia založené na API: S invapi API môžete automaticky konvertovať a validovať faktúry. Bezplatný plán zahŕňa 10 faktúr mesačne, čo je pre mnohé malé podniky postačujúce.
• ZUGFeRD ako východiskový bod: Formát ZUGFeRD kombinuje ľudsky čitateľné PDF s vloženými štruktúrovanými dátami. To môže uľahčiť prechod, pretože vaše faktúry budú naďalej vyzerať tak, ako vyzerali vždy.

Osobitosti pri faktúrach oslobodených od DPH

Ako malý podnik neúčtujete DPH. V elektronickej faktúre musí byť daňová kategória označená ako E (Exempt — oslobodený) a sadzba dane musí byť nastavená na 0 %. Okrem toho musí pole BT-120 (text dôvodu oslobodenia od DPH) obsahovať voľnotextový odkaz na oslobodenie malých podnikov, napríklad: „DPH sa neúčtuje — oslobodenie malých podnikov podľa § 19 UStG." Bez tohto dôvodu oslobodenia validácia faktúru odmietne, pretože daňová kategória E vždy vyžaduje zdôvodnenie.

Záver

Povinná elektronická fakturácia sa nezastavuje pri malých podnikoch. Dobrá správa: stále máte čas sa pripraviť a náklady nemusia byť vysoké. Využite prechodné obdobia na oboznámenie sa s formátmi a spoľahnite sa na bezplatné alebo cenovo dostupné nástroje ako invapi na bezproblémový prechod. Najlepší čas začať je dnes — zaregistrujte sa na bezplatný plán a vyskúšajte vytvorenie vašej prvej elektronickej faktúry.