Facturarea electronică obligatorie din 2025: Ce trebuie să știe companiile

Introducerea facturării electronice obligatorii pentru tranzacțiile B2B este una dintre cele mai semnificative schimbări din contabilitatea germană din ultimele decenii. Prin Legea Oportunităților de Creștere (Wachstumschancengesetz), legislatorul a stabilit o foaie de parcurs clară.

Ce se schimbă?

De la 1 ianuarie 2025, toate companiile din Germania trebuie să poată primi facturi electronice într-un format structurat. Emiterea facturilor electronice va deveni obligatorie în etape:

Din 2025: Toate companiile B2B trebuie să poată primi facturi electronice
2025–2026: Fază de tranziție — toate companiile pot continua să trimită facturi pe hârtie sau în alte formate (de ex. PDF) cu acordul destinatarului
Din 2027: Emiterea devine obligatorie pentru companiile cu venituri în anul precedent de peste 800.000 €. Companiile mai mici (venituri în anul precedent ≤ 800.000 €) pot continua să trimită facturi ne-electronice până la sfârșitul anului 2027
Din 2028: Emiterea devine obligatorie pentru toate companiile

Excepții: Micile întreprinderi care utilizează regimul de scutire pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung, Secțiunea 19 UStG) sunt scutite permanent de obligația de emitere (Secțiunea 34a UStDV). De asemenea, sunt scutite facturile de valoare mică de până la 250 € brut, facturile către consumatori (B2C) și anumite tranzacții scutite de impozit conform Secțiunii 4 Nr. 8–29 UStG.

Ce formate sunt acceptate?

Doar formatele conforme cu standardul european EN 16931 se califică drept facturi electronice:

XRechnung (UBL sau CII) — standardul german
ZUGFeRD 2.x — format hibrid cu XML încorporat în PDF
Peppol BIS Billing 3.0 — pentru facturi transfrontaliere

O simplă factură PDF trimisă prin email nu se califică drept factură electronică conform legii.

Ce înseamnă acest lucru pentru compania dvs.?

1. Asigurați-vă că puteți primi facturi electronice

Compania dvs. trebuie să poată primi și procesa facturi electronice structurate. Aceasta înseamnă:

Fișierele XML (UBL/CII) trebuie să fie lizibile de către sistemele dvs.
PDF-urile ZUGFeRD trebuie să fie procesabile automat
Datele trebuie să ajungă în sistemul dvs. contabil

2. Pregătiți-vă pentru emitere

În funcție de veniturile din anul precedent, va trebui să emiteți facturi electronice din 2027 sau 2028:

Datele facturii trebuie să fie disponibile într-un format structurat
Conversia în XRechnung sau ZUGFeRD este necesară
Validarea conform EN 16931 asigură conformitatea

3. Adaptați-vă procesele

Revizuiți fluxurile de lucru existente pentru facturare
Instruiți personalul privind gestionarea facturilor electronice
Testați procesarea cu facturi de probă

Cum vă poate ajuta invapi

invapi oferă un API care acoperă întregul flux de lucru al facturării electronice:

Digitalizare: Convertiți automat facturile PDF în date structurate
Conversie: Convertiți JSON în XRechnung, ZUGFeRD, UBL sau CII
Validare: Verificați facturile electronice conform regulilor EN 16931 și XRechnung

Cu planul gratuit, puteți începe imediat și puteți procesa 10 facturi pe lună.

Concluzie

Facturarea electronică obligatorie vine — și afectează fiecare companie din Germania. Cei care își adaptează sistemele din timp vor evita stresul de ultimă oră și vor asigura conformitatea. Folosiți timpul rămas pentru a vă tranziționa procesele către facturarea electronică.