Facturarea electronică pentru întreprinderi mici: Ce trebuie să știți

Facturarea electronică obligatorie nu se aplică doar marilor corporații și companiilor de dimensiuni medii. Întreprinderile mici care utilizează scutirea pentru întreprinderi mici conform Secțiunii 19 din Legea germană a TVA (§ 19 UStG) sunt, de asemenea, incluse. Mulți liber-profesioniști și mici operațiuni presupun greșit că sunt scutiți de această cerință. În acest articol, clarificăm regulile care se aplică și cum vă puteți pregăti eficient din punct de vedere al costurilor.

Întreprinderile mici nu sunt scutite

Legea Oportunităților de Creștere (Wachstumschancengesetz), care introduce facturarea electronică obligatorie pentru tranzacțiile B2B în Germania, nu face excepție pentru întreprinderile mici. Obligația este legată de tipul tranzacției, nu de dimensiunea companiei sau de statutul său de TVA.

În practică, aceasta înseamnă: dacă furnizați servicii altor companii (B2B) ca întreprindere mică, sunteți supus cerinței de facturare electronică. Doar facturile către persoane fizice (B2C) sunt scutite.

Distincția: Scutirea pentru întreprinderi mici vs. Cerința de facturare electronică

Scutirea pentru întreprinderi mici conform Secțiunii 19 din Legea germană a TVA vă scutește de obligația de a percepe și remite TVA. Cu toate acestea, nu are nimic de-a face cu formatul facturilor dvs. Chiar și o factură fără TVA trebuie transmisă într-un format structurat de factură electronică de la termenele respective, cu condiția ca destinatarul să fie o companie.

Care sunt termenele limită?

Legislatorul a stabilit un calendar etapizat care acordă companiilor mai mici o perioadă de tranziție:

Obligația de primire de la 1 ianuarie 2025

De la începutul anului 2025, toate companiile din Germania trebuie să poată primi facturi electronice structurate. Aceasta se aplică și întreprinderilor mici. În practică, aceasta înseamnă că trebuie să puteți accepta și procesa fișiere XML în format XRechnung sau ZUGFeRD.

Perioada de tranziție până la sfârșitul anului 2026

Până la 31 decembrie 2026, toate companiile indiferent de venituri pot continua să emită facturi în alte formate. Facturile pe hârtie sunt permise fără acordul destinatarului. Alte formate electronice precum PDF pot fi utilizate doar cu acordul destinatarului.

Perioada de tranziție până la sfârșitul anului 2027

De la 1 ianuarie 2027, perioada generală de tranziție se aplică doar companiilor cu venituri în anul precedent de până la 800.000 EUR. Aceste companii pot continua să emită alte facturi (hârtie, PDF cu acord) până la sfârșitul anului 2027. În plus, toate companiile indiferent de venituri pot transmite facturi prin proceduri EDI până la sfârșitul anului 2027, chiar dacă acestea nu îndeplinesc încă cerințele pentru o factură electronică conform EN 16931.

Obligația completă de la 1 ianuarie 2028

De la 1 ianuarie 2028, toate companiile, inclusiv întreprinderile mici, trebuie să emită facturi electronice în formatul structurat pentru tranzacțiile B2B. Nu vor mai exista excepții.

Pregătirea practică pentru întreprinderile mici

Ce ar trebui să faceți acum

1. Să puteți primi facturi electronice: Configurați o căsuță de email care poate gestiona atașamente XML. Testați primirea unui XRechnung.
2. Structurați datele facturii: Asigurați-vă că facturile dvs. conțin toate câmpurile obligatorii, în special o referință a cumpărătorului.
3. Evaluați software-ul: Verificați dacă soluția dvs. actuală de facturare suportă facturile electronice sau dacă aveți nevoie de un instrument suplimentar.

Soluții eficiente din punct de vedere al costurilor

Ca întreprindere mică, doriți să evitați costurile mari pentru software nou. Există mai multe opțiuni:

• Instrumente online gratuite: Validatorul XRechnung de la invapi verifică gratuit conformitatea facturilor dvs.
• Soluții bazate pe API: Cu API-ul invapi, puteți converti și valida automat facturile. Planul gratuit include 10 facturi pe lună, ceea ce este suficient pentru multe întreprinderi mici.
• ZUGFeRD ca punct de pornire: Formatul ZUGFeRD combină un PDF ușor de citit cu date structurate încorporate. Acest lucru poate facilita tranziția, deoarece facturile dvs. vor continua să arate la fel ca întotdeauna.

Considerații speciale pentru facturile scutite de TVA

Ca întreprindere mică, nu percepeți TVA. În factura electronică, categoria de taxă trebuie marcată ca E (Scutit), iar cota de impozitare trebuie setată la 0 %. În plus, câmpul BT-120 (textul motivului scutirii de TVA) trebuie să conțină o referință în text liber la scutirea pentru întreprinderi mici, de exemplu: „TVA neperceput — scutire pentru întreprinderi mici conform Secțiunii 19 UStG." Fără acest motiv de scutire, validarea va respinge factura, deoarece categoria de taxă E necesită întotdeauna o justificare.

Concluzie

Facturarea electronică obligatorie nu se oprește la întreprinderile mici. Vestea bună: mai aveți timp să vă pregătiți, iar costurile nu trebuie să fie mari. Folosiți perioadele de tranziție pentru a vă familiariza cu formatele și bazați-vă pe instrumente gratuite sau accesibile precum invapi pentru a face tranziția fără probleme. Cel mai bun moment să începeți este astăzi — înregistrați-vă pentru planul gratuit și încercați să creați prima factură electronică.