Crearea facturilor ZUGFeRD: Un ghid pas cu pas

ZUGFeRD este unul dintre cele mai populare formate de facturare electronică din Germania, deoarece combină ce este mai bun din două lumi: o factură PDF vizual lizibilă și un fișier XML citibil automat într-un singur document. Acest ghid explică cum să creați o factură ZUGFeRD conformă.

Ce este exact o factură ZUGFeRD?

O factură ZUGFeRD este un document PDF/A-3 cu un fișier XML CII (Cross-Industry Invoice) încorporat. PDF-ul conține reprezentarea vizuală a facturii, la fel ca o factură PDF tradițională. În plus, un fișier XML este încorporat ca atașament în PDF, conținând toate datele facturii într-un format structurat, citibil automat. Începând cu ZUGFeRD 2.1, acest fișier se numește factur-x.xml (în ZUGFeRD 2.0 se numea încă zugferd-invoice.xml).

Avantajul: destinatarii fără software specializat văd o factură PDF normală. Destinatarii cu sisteme de facturare electronică pot extrage și procesa automat datele.

Profilurile ZUGFeRD

ZUGFeRD 2.x (în prezent versiunea 2.4, corespunzând Factur-X 1.08) oferă mai multe profiluri care diferă prin volumul de date conținut:

Minimum

Conține doar date de antet de bază (numărul facturii, data, suma totală). Potrivit doar pentru scopuri de arhivare, nu pentru procesare automatizată.

Basic WL (Without Lines)

Extinde profilul Minimum cu informații despre vânzător și cumpărător, precum și defalcări TVA, dar nu include poziții individuale.

Basic

Ca Basic WL, dar cu poziții. Acesta este primul nivel care permite o procesare automatizată semnificativă.

EN 16931 (Comfort)

Mapează complet modelul european de date EN 16931. Acest profil este baza pentru cerințele obligatorii de facturare electronică și acoperă toate câmpurile obligatorii definite de standardul european.

Extended

Permite câmpuri suplimentare față de EN 16931, de exemplu pentru cerințe specifice industriei.

XRechnung

Un profil special care mapează complet CIUS-ul XRechnung, făcându-l potrivit pentru facturile către autoritățile contractante din sectorul public.

Pentru majoritatea cazurilor de utilizare, recomandăm cel puțin profilul EN 16931 (Comfort), deoarece îndeplinește cerințele legale.

Câmpuri obligatorii într-o factură ZUGFeRD

Începând de la profilul EN 16931 (Comfort), următoarele date de bază sunt necesare:

• Numărul facturii (BT-1)
• Data facturii (BT-2)
• Codul monedei (BT-5), de ex. EUR
• Vânzătorul: nume, adresă, cod TVA
• Cumpărătorul: nume, adresă
• Pozițiile: descriere, cantitate, preț unitar, cota TVA
• Totaluri: sumă netă, TVA, sumă brută
• Informații de plată: data scadentă, metoda de plată, IBAN

Pas cu pas: Crearea unei facturi ZUGFeRD

Pasul 1: Structurați datele facturii

Capturați toate datele facturii într-un format structurat. Cu invapi, utilizați un obiect JSON care conține toate câmpurile relevante — vânzător, cumpărător, poziții, sume și informații de plată.

Pasul 2: Pregătiți PDF-ul

Creați o factură PDF vizuală cu aspectul și identitatea dvs. obișnuită. PDF-ul servește ca fundație și va deveni containerul PDF/A-3. Asigurați-vă că informațiile din PDF corespund datelor XML.

Pasul 3: Generați XML-ul CII

Fișierul XML citibil automat trebuie să fie în formatul UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Crearea manuală a acestuia este predispusă la erori — se recomandă un instrument sau API automatizat.

Pasul 4: Încorporați XML-ul în PDF

Fișierul XML CII este încorporat ca atașament în PDF. PDF-ul trebuie să respecte standardul PDF/A-3 și să facă referire la fișierul XML ca atașament legat cu tipul MIME corect.

Pasul 5: Validați

Înainte de trimitere, ar trebui să validați factura ZUGFeRD generată. Validarea verifică atât structura XML, cât și conformitatea cu regulile de afaceri EN 16931.

Calea simplă cu invapi

Pașii 3 până la 5 pot fi automatizați folosind API-ul invapi. Pur și simplu transmiteți datele facturii ca JSON împreună cu un fișier PDF, iar invapi generează o factură ZUGFeRD completă și validată.

Fluxul de lucru prin API:

1. Compilați datele facturii ca JSON
2. Încărcați PDF-ul și trimiteți-l împreună cu JSON-ul la endpoint-ul ZUGFeRD
3. Primiți un PDF ZUGFeRD validat ca rezultat

API-ul se ocupă de conversie, încorporare și validare. Puteți începe imediat cu planul gratuit.

Concluzie

Facturile ZUGFeRD combină ce este mai bun din ambele lumi: lizibilitatea umană și procesabilitatea automată. Deși procesul de creare necesită mai mult decât simpla generare a unui PDF, poate fi complet automatizat cu instrumentele potrivite. Familiarizarea cu ZUGFeRD acum înseamnă a fi bine pregătit pentru cerințele obligatorii de facturare electronică.