Faturação Eletrónica em Software de Contabilidade: Integração e Automatização

A faturação eletrónica obrigatória confronta as empresas não apenas com a questão de como criar e receber faturas eletrónicas, mas também de como integrá-las nos seus fluxos de trabalho contabilísticos existentes. Uma fatura eletrónica só oferece valor real quando os seus dados estruturados fluem automaticamente para o software de contabilidade, em vez de serem introduzidos manualmente. Neste artigo, mostramos como funciona uma integração bem-sucedida e o papel que as soluções baseadas em API desempenham.

O Desafio: Software de Contabilidade e Faturação Eletrónica

Muitas empresas dependem de soluções de contabilidade estabelecidas que cresceram ao longo dos anos. O suporte para formatos de faturação eletrónica estruturados como XRechnung ou ZUGFeRD varia amplamente:

Alguns fornecedores já integraram suporte nativo para faturação eletrónica
Outros oferecem-no como módulo adicional pago
Alguns ainda não têm qualquer solução

Como resultado, muitas empresas podem receber faturas eletrónicas mas não conseguem processar os dados automaticamente. Em vez disso, os ficheiros XML são abertos manualmente, lidos e os valores são introduzidos no sistema de contabilidade à mão. Isto é propenso a erros, moroso e contraria o próprio propósito da faturação eletrónica.

Soluções de Contabilidade Comuns na Alemanha

DATEV

DATEV é o padrão de facto para a colaboração entre empresas e consultores fiscais na Alemanha. DATEV suporta a importação de faturas eletrónicas através da interface DATEV e do portal Unternehmen Online. As faturas ZUGFeRD podem ser importadas diretamente. Para XRechnung em formato XML puro, é frequentemente necessário um passo de conversão ou processamento intermédio.

lexoffice

lexoffice da Lexware destina-se a pequenas empresas e trabalhadores independentes. O software suporta cada vez mais importações de faturas eletrónicas e pode processar PDFs ZUGFeRD. A funcionalidade de exportação no formato XRechnung também está disponível, com o âmbito das funcionalidades a ser continuamente expandido.

sevDesk

sevDesk oferece uma solução de contabilidade baseada na nuvem com suporte crescente para faturação eletrónica. A plataforma pode capturar faturas recebidas via OCR e está a trabalhar para suporte total de formatos estruturados.

Sage e SAP

Sistemas ERP maiores como Sage e SAP tipicamente têm módulos ou integrações de parceiros para faturação eletrónica. No entanto, a configuração é frequentemente complexa e requer conhecimento especializado.

O Que Significa Integração na Prática

Uma verdadeira integração de faturação eletrónica envolve várias etapas:

1. Processamento de Entrada (Receção)

As faturas eletrónicas recebidas em formato XML (UBL, CII) ou como PDFs ZUGFeRD devem ser automaticamente lidas e convertidas no formato de dados interno do software de contabilidade. Isto inclui:

Detetar o formato da fatura
Extrair todos os campos de dados relevantes
Validar a fatura contra a EN 16931
Atribuir a fatura a contas de credores e centros de custo

2. Processamento de Saída (Envio)

Ao criar e enviar faturas eletrónicas, os dados do sistema de contabilidade devem ser convertidos num formato conforme:

Exportar dados da fatura do sistema interno
Converter para XRechnung (UBL/CII) ou ZUGFeRD
Validar antes do envio
Arquivar o documento estruturado

3. Arquivo

As faturas eletrónicas estão sujeitas aos requisitos GoBD e devem ser armazenadas de forma auditável durante pelo menos 10 anos. O formato XML estruturado deve ser conservado na sua forma original — uma cópia PDF por si só não é suficiente. Para faturas híbridas ZUGFeRD, o arquivo da parte XML incorporada é suficiente — a representação PDF apenas precisa de ser adicionalmente armazenada se contiver informação fiscal relevante não presente no XML. Uma impressão em papel não cumpre os requisitos GoBD.

A Abordagem Baseada em API

Se o seu software de contabilidade não oferece suporte nativo para faturação eletrónica ou se utiliza um sistema ERP personalizado, uma solução baseada em API é frequentemente o caminho mais eficiente.

Como Funciona com o invapi

O invapi atua como middleware entre o seu software de contabilidade e o mundo da faturação eletrónica. O fluxo de trabalho típico é o seguinte:

Entrada:

Uma fatura eletrónica chega como XML ou PDF ZUGFeRD
A API do invapi converte a fatura num formato JSON unificado
O seu sistema lê o JSON e cria o lançamento contabilístico

Saída:

O seu sistema exporta os dados da fatura como JSON
A API do invapi converte o JSON para XRechnung ou ZUGFeRD
A fatura eletrónica validada é enviada ao destinatário

Vantagens da Abordagem API

Independente do formato: O invapi suporta UBL, CII e ZUGFeRD. Independentemente do formato que o destinatário requer, utiliza sempre a mesma interface.
Validação incluída: Cada fatura é automaticamente verificada contra as regras EN 16931 antes de ser enviada.
Preparação para o futuro: Quando as normas ou regras mudam, o invapi atualiza a API. A sua integração permanece intacta.
Escalável: Desde 10 faturas por mês no plano gratuito até volumes ilimitados ao nível empresarial.

Exemplo Prático: Integração num ERP Personalizado

Uma empresa de comércio de média dimensão utiliza um sistema ERP personalizado baseado em PHP e MySQL. A integração com o invapi foi implementada em três passos:

Módulo de entrada: As faturas XML recebidas são enviadas para a API do invapi através de um cron job e retornadas como JSON. O sistema ERP lê os dados estruturados e cria automaticamente lançamentos contabilísticos.
Módulo de saída: Quando uma fatura é criada, o ERP exporta os dados como JSON, e a API retorna uma XRechnung validada.
Monitorização: As respostas da API são registadas para acompanhar quais as faturas que foram validadas com sucesso e onde ocorreram erros.

Toda a integração estava operacional em uma semana — sem quaisquer alterações ao modelo de dados do ERP existente.

Conclusão

Integrar faturas eletrónicas na sua contabilidade é o passo que transforma uma obrigação legal num verdadeiro ganho de produtividade. Quer utilize DATEV, lexoffice, sevDesk ou um sistema personalizado: um middleware baseado em API como o invapi faz a ponte entre o seu sistema e os formatos de faturação eletrónica exigidos. Saiba mais na página de integração e comece com o plano gratuito.