Criar Faturas ZUGFeRD: Um Guia Passo a Passo

ZUGFeRD é um dos formatos de faturação eletrónica mais populares na Alemanha porque combina o melhor de dois mundos: uma fatura em PDF visualmente legível e um ficheiro XML legível por máquina num único documento. Este guia explica como criar uma fatura ZUGFeRD conforme.

O Que Exatamente É uma Fatura ZUGFeRD?

Uma fatura ZUGFeRD é um documento PDF/A-3 com um ficheiro XML CII (Cross-Industry Invoice) incorporado. O PDF contém a representação visual da fatura, tal como uma fatura PDF tradicional. Além disso, um ficheiro XML é incorporado como anexo dentro do PDF, contendo todos os dados da fatura num formato estruturado e legível por máquina. A partir do ZUGFeRD 2.1, este ficheiro chama-se factur-x.xml (no ZUGFeRD 2.0 ainda se chamava zugferd-invoice.xml).

A vantagem: os destinatários sem software especializado veem uma fatura PDF normal. Os destinatários com sistemas de faturação eletrónica podem extrair e processar os dados automaticamente.

Perfis ZUGFeRD

ZUGFeRD 2.x (atualmente versão 2.4, correspondente ao Factur-X 1.08) oferece vários perfis que diferem no âmbito dos dados que contêm:

Minimum

Contém apenas dados de cabeçalho básicos (número da fatura, data, montante total). Adequado apenas para fins de arquivo, não para processamento automatizado.

Basic WL (Without Lines)

Estende o perfil Minimum com informações do vendedor e do comprador, bem como discriminação do IVA, mas não inclui itens de linha individuais.

Basic

Como o Basic WL, mas com itens de linha. Este é o primeiro nível que permite processamento automatizado significativo.

EN 16931 (Comfort)

Mapeia o modelo de dados europeu EN 16931 completo. Este perfil é a base para os requisitos de faturação eletrónica obrigatória e cobre todos os campos obrigatórios definidos pela norma europeia.

Extended

Permite campos adicionais para além da EN 16931, por exemplo para requisitos específicos de setores.

XRechnung

Um perfil especial que mapeia completamente a CIUS XRechnung, tornando-o adequado para faturas a entidades adjudicantes do setor público.

Para a maioria dos casos de uso, recomendamos pelo menos o perfil EN 16931 (Comfort), uma vez que cumpre os requisitos legais.

Campos Obrigatórios numa Fatura ZUGFeRD

A partir do perfil EN 16931 (Comfort), os seguintes dados essenciais são obrigatórios:

• Número da fatura (BT-1)
• Data da fatura (BT-2)
• Código da moeda (BT-5), por exemplo EUR
• Vendedor: nome, morada, número de identificação para efeitos de IVA
• Comprador: nome, morada
• Itens de linha: descrição, quantidade, preço unitário, taxa de IVA
• Totais: montante líquido, IVA, montante bruto
• Informações de pagamento: data de vencimento, método de pagamento, IBAN

Passo a Passo: Criar uma Fatura ZUGFeRD

Passo 1: Estruturar os Dados da Fatura

Capture todos os dados da fatura num formato estruturado. Com o invapi, utiliza um objeto JSON contendo todos os campos relevantes — vendedor, comprador, itens de linha, montantes e informações de pagamento.

Passo 2: Preparar o PDF

Crie uma fatura PDF visual com o seu layout e marca habituais. O PDF serve como base e tornar-se-á o contentor PDF/A-3. Certifique-se de que as informações no PDF correspondem aos dados XML.

Passo 3: Gerar o XML CII

O ficheiro XML legível por máquina deve estar no formato UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Criá-lo manualmente é propenso a erros — recomenda-se uma ferramenta ou API automatizada.

Passo 4: Incorporar o XML no PDF

O ficheiro XML CII é incorporado como anexo no PDF. O PDF deve estar em conformidade com a norma PDF/A-3 e referenciar o ficheiro XML como um anexo vinculado com o tipo MIME correto.

Passo 5: Validar

Antes de enviar, deve validar a fatura ZUGFeRD gerada. A validação verifica tanto a estrutura XML como a conformidade com as regras de negócio EN 16931.

A Forma Fácil com o invapi

Os passos 3 a 5 podem ser automatizados utilizando a API do invapi. Basta submeter os seus dados de fatura em JSON juntamente com um ficheiro PDF, e o invapi gera uma fatura ZUGFeRD completa e validada.

O fluxo de trabalho através da API:

1. Compilar os dados da fatura como JSON
2. Carregar o PDF e enviá-lo juntamente com o JSON para o endpoint ZUGFeRD
3. Receber um PDF ZUGFeRD validado como resultado

A API trata da conversão, incorporação e validação. Pode começar imediatamente com o plano gratuito.

Conclusão

As faturas ZUGFeRD combinam o melhor de dois mundos: legibilidade humana e processabilidade por máquina. Embora o processo de criação exija mais do que simplesmente gerar um PDF, pode ser totalmente automatizado com as ferramentas certas. Familiarizar-se com o ZUGFeRD agora significa estar bem preparado para os requisitos de faturação eletrónica obrigatória.