Walidacja XRechnung: 10 najczęstszych błędów i jak je naprawić
Walidacja XRechnung: 10 najczęstszych błędów i jak je naprawić
Każdy, kto po raz pierwszy tworzy i waliduje XRechnung, niemal na pewno natknie się na tajemnicze komunikaty o błędach. Kody takie jak BR-DE-15, BR-CO-17 czy BR-S-08 nie są zbyt zrozumiałe. Jednak większość tych błędów ma proste przyczyny, które można szybko naprawić. W tym artykule wyjaśniamy dziesięć najczęstszych błędów walidacji prostym językiem i pokazujemy, jak je rozwiązać.
Dlaczego walidacja jest niezbędna
XRechnung opiera się na europejskim standardzie EN 16931. Ten standard definiuje nie tylko format, ale także wiążące reguły biznesowe. Każda reguła ma unikalny kod zaczynający się od BR (Business Rule). Dodatkowe reguły specyficzne dla Niemiec noszą prefiks BR-DE. Faktura jest uważana za zgodną dopiero wtedy, gdy wszystkie reguły są spełnione. Systemy odbierające — szczególnie te używane przez urzędy — automatycznie odrzucają niezgodne faktury.
10 najczęstszych błędów
1. BR-DE-15: Brak referencji nabywcy (Leitweg-ID)
To najczęściej spotykany błąd. XRechnung wymaga referencji nabywcy w polu BuyerReference. Dla faktur do zamawiających z sektora publicznego jest to Leitweg-ID. W transakcjach B2B można użyć dowolnej uzgodnionej wartości referencyjnej, ale pole nigdy nie może być puste.
Rozwiązanie: Wpisz Leitweg-ID odbiorcy lub uzgodniony numer referencyjny.
2. BR-CO-17: Nieprawidłowe obliczenie VAT
BR-CO-17 sprawdza, czy kwota podatku dla kategorii podatkowej (BT-117) została prawidłowo obliczona: kwota podatku = podstawa opodatkowania (BT-116) x stawka podatkowa (BT-119) / 100, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Nawet minimalne różnice zaokrągleń wywołają ten błąd.
Rozwiązanie: Oblicz VAT osobno dla każdej kategorii podatkowej z podstawy opodatkowania i stawki podatkowej, a zaokrąglaj do dwóch miejsc po przecinku dopiero na końcu. Unikaj pośredniego zaokrąglania na poziomie pozycji.
3. BR-DE-05: Brak nazwy osoby kontaktowej sprzedawcy
Niemieckie rozszerzenie XRechnung wymaga podania nazwy osoby kontaktowej w sekcji „Kontakt sprzedawcy" (BG-6) — konkretnie punktu kontaktowego sprzedawcy (BT-41). BR-DE-02 czyni całą grupę kontaktową obowiązkową, a BR-DE-05 konkretnie wymaga nazwy osoby kontaktowej.
Rozwiązanie: Wypełnij cac:Contact/cbc:Name imieniem i nazwiskiem osoby kontaktowej lub nazwą działu.
4. BR-DE-06: Brak numeru telefonu osoby kontaktowej sprzedawcy
Reguła BR-DE-06 wymaga podania numeru telefonu sprzedawcy w sekcji kontaktowej (BT-42, numer telefonu osoby kontaktowej sprzedawcy).
Rozwiązanie: Wypełnij element cac:Contact/cbc:Telephone.
5. BR-DE-07: Brak adresu e-mail osoby kontaktowej sprzedawcy
Reguła BR-DE-07 wymaga, aby sprzedawca podał adres e-mail w sekcji kontaktowej (BT-43, adres e-mail osoby kontaktowej sprzedawcy).
Rozwiązanie: Wypełnij element cac:Contact/cbc:ElectronicMail dla sprzedawcy.
6. BR-S-08: Niezgodność podstawy opodatkowania
Ten błąd wskazuje, że suma netto kategorii podatkowej nie odpowiada sumie powiązanych pozycji.
Rozwiązanie: Upewnij się, że suma wszystkich kwot netto pozycji dokładnie odpowiada wartości w podsumowaniu podatkowym (Tax Subtotal).
7. BR-DE-16: Brak identyfikacji podatkowej sprzedawcy
BR-DE-16 wymaga podania co najmniej jednego z następujących elementów: numer VAT (BT-31, identyfikator VAT sprzedawcy), numer rejestracji podatkowej (BT-32, identyfikator rejestracji podatkowej sprzedawcy) lub przedstawiciel podatkowy (BG-11, przedstawiciel podatkowy sprzedawcy).
Rozwiązanie: Wpisz numer VAT w formacie DE123456789 w BT-31 lub numer rejestracji podatkowej w BT-32. Przynajmniej jeden z dwóch jest obowiązkowy.
8. BR-CL-01: Nieprawidłowy kod typu faktury
Typ faktury musi odpowiadać prawidłowemu kodowi UNTDID 1001. Dla standardowej faktury kod to 380; dla noty kredytowej to 381. Inne popularne kody to 389 (faktura wystawiona samodzielnie) i 384 (faktura korygująca).
Rozwiązanie: Użyj prawidłowego kodu z listy kodów UNTDID 1001.
9. BR-CO-10: Niespójne sumy
BR-CO-10 sprawdza, czy suma kwot netto pozycji (BT-106) odpowiada sumie poszczególnych kwot netto pozycji (BT-131). Wraz z powiązanymi regułami zapewnia, że kwota całkowita bez VAT (BT-109) = suma pozycji (BT-106) - ulgi (BT-107) + dopłaty (BT-108).
Rozwiązanie: Przejrzyj swoje obliczenia sum: suma wszystkich kwot netto pozycji musi dokładnie równać się BT-106, a BT-106 minus ulgi plus dopłaty musi równać się całkowitej kwocie netto (BT-109).
10. BR-DE-01: Brak instrukcji płatności
Niemiecka XRechnung wymaga wypełnienia grupy „Instrukcje płatności" (BG-16). Obejmuje to co najmniej podanie kodu typu środka płatniczego (BT-81), takiego jak przelew bankowy (kod 30 lub 58). W zależności od metody płatności wymagane są dodatkowe szczegóły, takie jak IBAN (BG-17).
Rozwiązanie: Dodaj instrukcje płatności w BG-16 z odpowiednim kodem środka płatniczego i powiązanymi szczegółami (np. IBAN dla przelewów bankowych). Opcjonalnie możesz również dołączyć warunki płatności jako tekst wolny w PaymentTerms/Note (BT-20).
Jak unikać błędów od samego początku
Najłatwiejszym sposobem unikania błędów walidacji jest użycie narzędzia, które automatycznie sprawdza reguły. Dzięki darmowemu walidatorowi XRechnung od invapi możesz walidować swoje pliki XML bezpośrednio w przeglądarce według wszystkich reguł EN 16931 i XRechnung. Komunikaty o błędach są prezentowane w czytelnym formacie z konkretnymi wskazówkami, jak je naprawić.
Alternatywnie możesz zintegrować API invapi bezpośrednio w swoim przepływie fakturowania, aby automatycznie tworzyć, konwertować i walidować faktury przed ich wysłaniem.
Podsumowanie
Błędy walidacji XRechnung mogą na pierwszy rzut oka wyglądać onieśmielająco, ale prawie zawsze można je sprowadzić do brakujących pól obowiązkowych lub problemów z zaokrąglaniem. Znajomość najczęstszych błędów i korzystanie z dobrego narzędzia walidacyjnego oszczędza czas i zapewnia zgodność z przepisami. Wypróbuj darmowy walidator invapi i wyślij swoją następną XRechnung bez błędów.