Tworzenie faktur ZUGFeRD: Przewodnik krok po kroku

ZUGFeRD to jeden z najpopularniejszych formatów e-faktur w Niemczech, ponieważ łączy to, co najlepsze z dwóch światów: wizualnie czytelną fakturę PDF i czytelny maszynowo plik XML w jednym dokumencie. Ten przewodnik wyjaśnia, jak stworzyć zgodną fakturę ZUGFeRD.

Czym dokładnie jest faktura ZUGFeRD?

Faktura ZUGFeRD to dokument PDF/A-3 z osadzonym plikiem CII XML (Cross-Industry Invoice). PDF zawiera wizualną reprezentację faktury, tak jak tradycyjna faktura PDF. Dodatkowo plik XML jest osadzony jako załącznik w PDF, zawierając wszystkie dane fakturowe w ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo formacie. Począwszy od ZUGFeRD 2.1, plik ten nosi nazwę factur-x.xml (w ZUGFeRD 2.0 nosił jeszcze nazwę zugferd-invoice.xml).

Zaleta: odbiorcy bez specjalistycznego oprogramowania widzą normalną fakturę PDF. Odbiorcy z systemami e-fakturowania mogą automatycznie wyodrębnić i przetworzyć dane.

Profile ZUGFeRD

ZUGFeRD 2.x (obecnie wersja 2.4, odpowiadająca Factur-X 1.08) oferuje kilka profili, które różnią się zakresem zawartych danych:

Minimum

Zawiera tylko podstawowe dane nagłówkowe (numer faktury, data, kwota całkowita). Nadaje się wyłącznie do celów archiwizacyjnych, nie do automatycznego przetwarzania.

Basic WL (Without Lines)

Rozszerza profil Minimum o informacje o sprzedawcy i nabywcy oraz rozbicie VAT, ale nie zawiera poszczególnych pozycji.

Basic

Jak Basic WL, ale z pozycjami. To pierwszy poziom umożliwiający sensowne automatyczne przetwarzanie.

EN 16931 (Comfort)

Odwzorowuje pełny europejski model danych EN 16931. Ten profil stanowi podstawę wymogów obowiązkowego e-fakturowania i obejmuje wszystkie pola obowiązkowe zdefiniowane przez europejski standard.

Extended

Pozwala na dodatkowe pola wykraczające poza EN 16931, na przykład dla wymagań branżowych.

XRechnung

Specjalny profil, który w pełni odwzorowuje CIUS XRechnung, co czyni go odpowiednim dla faktur do zamawiających z sektora publicznego.

Dla większości przypadków użycia zalecamy co najmniej profil EN 16931 (Comfort), ponieważ spełnia wymogi prawne.

Wymagane pola w fakturze ZUGFeRD

Począwszy od profilu EN 16931 (Comfort), wymagane są następujące podstawowe dane:

Numer faktury (BT-1)
Data faktury (BT-2)
Kod waluty (BT-5), np. EUR
Sprzedawca: nazwa, adres, numer VAT
Nabywca: nazwa, adres
Pozycje: opis, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT
Sumy: kwota netto, VAT, kwota brutto
Informacje o płatności: termin płatności, metoda płatności, IBAN

Krok po kroku: Tworzenie faktury ZUGFeRD

Krok 1: Ustrukturyzuj dane fakturowe

Zapisz wszystkie dane fakturowe w formacie strukturalnym. Z invapi używasz obiektu JSON zawierającego wszystkie istotne pola — sprzedawca, nabywca, pozycje, kwoty i informacje o płatności.

Krok 2: Przygotuj PDF

Stwórz wizualną fakturę PDF z Twoim zwykłym układem i brandingiem. PDF służy jako podstawa i stanie się kontenerem PDF/A-3. Upewnij się, że informacje w PDF odpowiadają danym XML.

Krok 3: Wygeneruj CII XML

Czytelny maszynowo plik XML musi być w formacie UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Ręczne tworzenie tego jest podatne na błędy — zalecane jest użycie automatycznego narzędzia lub API.

Krok 4: Osadź XML w PDF

Plik CII XML jest osadzany jako załącznik w PDF. PDF musi być zgodny ze standardem PDF/A-3 i odwoływać się do pliku XML jako powiązanego załącznika z prawidłowym typem MIME.

Krok 5: Zwaliduj

Przed wysłaniem powinieneś zwalidować wygenerowaną fakturę ZUGFeRD. Walidacja sprawdza zarówno strukturę XML, jak i zgodność z regułami biznesowymi EN 16931.

Łatwy sposób z invapi

Kroki od 3 do 5 mogą być zautomatyzowane za pomocą API invapi. Wystarczy przesłać dane fakturowe jako JSON wraz z plikiem PDF, a invapi wygeneruje kompletną, zwalidowaną fakturę ZUGFeRD.

Przepływ pracy przez API:

Skompiluj dane fakturowe jako JSON
Prześlij PDF i wyślij go wraz z JSON do endpointu ZUGFeRD
Otrzymaj zwalidowany ZUGFeRD PDF jako wynik

API obsługuje konwersję, osadzanie i walidację. Możesz zacząć od razu dzięki darmowemu planowi.

Podsumowanie

Faktury ZUGFeRD łączą to, co najlepsze z dwóch światów: czytelność dla ludzi i przetwarzalność maszynową. Choć proces tworzenia wymaga więcej niż samo wygenerowanie PDF, może być w pełni zautomatyzowany z odpowiednimi narzędziami. Zapoznanie się z ZUGFeRD już teraz oznacza dobre przygotowanie na wymogi obowiązkowego e-fakturowania.