Obowiązkowe e-faktury od 2025 roku: Co muszą wiedzieć firmy

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w transakcjach B2B to jedna z najważniejszych zmian w niemieckiej rachunkowości od dziesięcioleci. Ustawa o szansach wzrostu (Wachstumschancengesetz) wyznaczyła jasny harmonogram.

Co się zmienia?

Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy w Niemczech muszą być w stanie odbierać faktury elektroniczne w formacie strukturalnym. Wystawianie e-faktur będzie obowiązkowe etapami:

Od 2025: Wszystkie firmy B2B muszą być w stanie odbierać e-faktury
2025–2026: Okres przejściowy — wszystkie firmy mogą nadal wysyłać faktury papierowe lub w innych formatach (np. PDF) za zgodą odbiorcy
Od 2027: Wystawianie obowiązkowe dla firm z przychodem powyżej 800 000 EUR w poprzednim roku. Mniejsze firmy (przychód w poprzednim roku ≤ 800 000 EUR) mogą nadal wysyłać faktury inne niż e-faktury do końca 2027 roku
Od 2028: Wystawianie obowiązkowe dla wszystkich firm

Wyjątki: Małe firmy korzystające z Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) są trwale zwolnione z obowiązku wystawiania (§ 34a UStDV). Zwolnione są również faktury na drobne kwoty do 250 EUR brutto, faktury dla konsumentów (B2C) oraz niektóre transakcje zwolnione z podatku na podstawie § 4 nr 8–29 UStG.

Jakie formaty są akceptowane?

Tylko formaty zgodne z europejskim standardem EN 16931 kwalifikują się jako e-faktury:

XRechnung (UBL lub CII) — niemiecki standard
ZUGFeRD 2.x — format hybrydowy z XML osadzonym w PDF
Peppol BIS Billing 3.0 — do faktur transgranicznych

Zwykła faktura PDF wysłana e-mailem nie kwalifikuje się jako e-faktura w rozumieniu prawa.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

1. Upewnij się, że możesz odbierać e-faktury

Twoja firma musi być w stanie odbierać i przetwarzać strukturalne e-faktury. Oznacza to:

Pliki XML (UBL/CII) muszą być czytelne dla Twoich systemów
Pliki ZUGFeRD PDF muszą być przetwarzalne maszynowo
Dane muszą trafiać do Twojego systemu księgowego

2. Przygotuj się do wystawiania

W zależności od przychodów z poprzedniego roku będziesz musiał wystawiać e-faktury od 2027 lub 2028 roku:

Dane fakturowe muszą być dostępne w formacie strukturalnym
Wymagana jest konwersja do XRechnung lub ZUGFeRD
Walidacja według EN 16931 zapewnia zgodność z przepisami

3. Dostosuj swoje procesy

Przejrzyj istniejące przepływy pracy związane z fakturowaniem
Przeszkol pracowników w zakresie obsługi e-faktur
Przetestuj przetwarzanie na przykładowych fakturach

Jak może pomóc invapi

invapi udostępnia API obejmujące cały proces e-fakturowania:

Digitalizacja: Automatyczna konwersja faktur PDF na dane strukturalne
Konwersja: Konwersja JSON do XRechnung, ZUGFeRD, UBL lub CII
Walidacja: Sprawdzanie e-faktur pod kątem zgodności z EN 16931 i regułami XRechnung

Dzięki darmowemu planowi możesz zacząć od razu i przetwarzać 10 faktur miesięcznie.

Podsumowanie

Obowiązkowe e-fakturowanie nadchodzi — i dotyczy każdej firmy w Niemczech. Ci, którzy wcześnie dostosują swoje systemy, unikną stresu w ostatniej chwili i zapewnią zgodność z przepisami. Wykorzystaj pozostały czas na przejście swoich procesów na e-fakturowanie.