E-fakturowanie dla małych firm: Co musisz wiedzieć

Obowiązkowe e-fakturowanie dotyczy nie tylko dużych korporacji i średnich przedsiębiorstw. Małe firmy korzystające ze zwolnienia dla małych przedsiębiorców na podstawie § 19 niemieckiej ustawy o podatku od towarów i usług (§ 19 UStG) również są objęte tym obowiązkiem. Wielu samozatrudnionych i drobnych przedsiębiorców błędnie zakłada, że jest zwolnionych z tego wymogu. W tym artykule wyjaśniamy, jakie zasady obowiązują i jak możesz przygotować się oszczędnie.

Małe firmy nie są zwolnione

Ustawa o szansach wzrostu (Wachstumschancengesetz), która wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach B2B w Niemczech, nie przewiduje wyjątku dla małych firm. Obowiązek jest powiązany z rodzajem transakcji, a nie z wielkością firmy czy jej statusem VAT.

W praktyce oznacza to: jeśli jako mała firma świadczysz usługi dla innych firm (B2B), podlegasz wymogowi e-fakturowania. Zwolnione są wyłącznie faktury dla osób prywatnych (B2C).

Rozróżnienie: Zwolnienie dla małych przedsiębiorców a wymóg e-fakturowania

Zwolnienie dla małych przedsiębiorców na podstawie § 19 niemieckiej ustawy o podatku od towarów i usług zwalnia z obowiązku naliczania i odprowadzania VAT. Nie ma jednak nic wspólnego z formatem faktur. Nawet faktura bez VAT musi być wystawiona w ustrukturyzowanym formacie e-faktury od odpowiednich terminów, pod warunkiem że odbiorcą jest firma.

Jakie są terminy?

Ustawodawca ustanowił stopniowy harmonogram, który przyznaje mniejszym firmom okres przejściowy:

Obowiązek odbioru od 1 stycznia 2025

Od początku 2025 roku wszystkie firmy w Niemczech muszą być w stanie odbierać ustrukturyzowane e-faktury. Dotyczy to również małych firm. W praktyce oznacza to, że musisz być w stanie przyjmować i przetwarzać pliki XML w formacie XRechnung lub ZUGFeRD.

Okres przejściowy do końca 2026

Do 31 grudnia 2026 roku wszystkie firmy niezależnie od przychodów mogą nadal wystawiać faktury w innych formatach. Faktury papierowe są dozwolone bez zgody odbiorcy. Inne formaty elektroniczne, takie jak PDF, mogą być używane wyłącznie za zgodą odbiorcy.

Okres przejściowy do końca 2027

Od 1 stycznia 2027 roku ogólny okres przejściowy dotyczy tylko firm z przychodem w poprzednim roku do 800 000 EUR. Firmy te mogą nadal wystawiać inne faktury (papierowe, PDF za zgodą) do końca 2027 roku. Ponadto wszystkie firmy niezależnie od przychodów mogą przesyłać faktury za pośrednictwem procedur EDI do końca 2027 roku, nawet jeśli nie spełniają one jeszcze wymogów e-faktury według EN 16931.

Pełny obowiązek od 1 stycznia 2028

Od 1 stycznia 2028 roku wszystkie firmy, w tym małe firmy, muszą wystawiać e-faktury w ustrukturyzowanym formacie dla transakcji B2B. Nie będzie już żadnych wyjątków.

Praktyczne przygotowanie dla małych firm

Co powinieneś zrobić teraz

Być w stanie odbierać e-faktury: Skonfiguruj skrzynkę e-mail zdolną do obsługi załączników XML. Przetestuj odbiór XRechnung.
Ustrukturyzuj dane fakturowe: Upewnij się, że Twoje faktury zawierają wszystkie pola obowiązkowe, w szczególności referencję nabywcy.
Oceń oprogramowanie: Sprawdź, czy Twoje obecne rozwiązanie do fakturowania obsługuje e-faktury lub czy potrzebujesz dodatkowego narzędzia.

Oszczędne rozwiązania

Jako mała firma chcesz uniknąć wysokich kosztów nowego oprogramowania. Jest kilka opcji:

Darmowe narzędzia online: Walidator XRechnung od invapi sprawdza Twoje faktury pod kątem zgodności bez żadnych kosztów.
Rozwiązania oparte na API: Dzięki API invapi możesz automatycznie konwertować i walidować faktury. Darmowy plan obejmuje 10 faktur miesięcznie, co jest wystarczające dla wielu małych firm.
ZUGFeRD jako punkt wyjścia: Format ZUGFeRD łączy czytelny dla człowieka PDF z osadzonymi danymi strukturalnymi. Może to ułatwić przejście, ponieważ Twoje faktury będą nadal wyglądać tak, jak zawsze.

Specjalne uwagi dla faktur zwolnionych z VAT

Jako mała firma nie naliczasz VAT. W e-fakturze kategoria podatkowa musi być oznaczona jako E (Exempt — zwolniona), a stawka podatkowa musi być ustawiona na 0 %. Dodatkowo pole BT-120 (tekst uzasadnienia zwolnienia z VAT) musi zawierać odwołanie w tekście wolnym do zwolnienia dla małych przedsiębiorców, na przykład: „Ohne Umsatzsteuer — Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG." Bez tego uzasadnienia zwolnienia walidacja odrzuci fakturę, ponieważ kategoria podatkowa E zawsze wymaga uzasadnienia.

Podsumowanie

Obowiązkowe e-fakturowanie nie omija małych firm. Dobra wiadomość: masz jeszcze czas na przygotowanie, a koszty nie muszą być wysokie. Wykorzystaj okresy przejściowe, aby zapoznać się z formatami, i polegaj na darmowych lub przystępnych cenowo narzędziach, takich jak invapi, aby przejście było bezproblemowe. Najlepszy czas na rozpoczęcie to dziś — zarejestruj się w darmowym planie i spróbuj stworzyć swoją pierwszą e-fakturę.