ZUGFeRD-facturen aanmaken: een stapsgewijze handleiding

ZUGFeRD is een van de populairste e-factuurformaten in Duitsland omdat het het beste van twee werelden combineert: een visueel leesbare PDF-factuur en een machineleesbaar XML-bestand in één document. Deze handleiding legt uit hoe u een conforme ZUGFeRD-factuur aanmaakt.

Wat is een ZUGFeRD-factuur precies?

Een ZUGFeRD-factuur is een PDF/A-3-document met een ingebed CII-XML-bestand (Cross-Industry Invoice). De PDF bevat de visuele weergave van de factuur, net als een traditionele PDF-factuur. Daarnaast is er een XML-bestand als bijlage in de PDF ingebed dat alle factuurgegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat bevat. Vanaf ZUGFeRD 2.1 heet dit bestand factur-x.xml (in ZUGFeRD 2.0 was het nog zugferd-invoice.xml).

Het voordeel: ontvangers zonder gespecialiseerde software zien een normale PDF-factuur. Ontvangers met e-facturatiesystemen kunnen de gegevens automatisch extraheren en verwerken.

ZUGFeRD-profielen

ZUGFeRD 2.x (momenteel versie 2.4, overeenkomend met Factur-X 1.08) biedt meerdere profielen die verschillen in de omvang van de gegevens die ze bevatten:

Minimum

Bevat alleen basisheadergegevens (factuurnummer, datum, totaalbedrag). Alleen geschikt voor archiveringsdoeleinden, niet voor geautomatiseerde verwerking.

Basic WL (Without Lines)

Breidt het Minimum-profiel uit met verkoper- en koperinformatie en btw-specificaties, maar bevat geen individuele regelitems.

Basic

Zoals Basic WL, maar met regelitems. Dit is het eerste niveau dat zinvolle geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt.

EN 16931 (Comfort)

Vertaalt het volledige Europese gegevensmodel EN 16931. Dit profiel vormt de basis voor verplichte e-facturatie-eisen en dekt alle verplichte velden die door de Europese norm zijn gedefinieerd.

Extended

Staat aanvullende velden toe bovenop EN 16931, bijvoorbeeld voor branchespecifieke eisen.

XRechnung

Een speciaal profiel dat de XRechnung CIUS volledig vertaalt, waardoor het geschikt is voor facturen aan publieke opdrachtgevers.

Voor de meeste toepassingen raden wij ten minste het EN 16931 (Comfort)-profiel aan, omdat dit aan de wettelijke vereisten voldoet.

Verplichte velden in een ZUGFeRD-factuur

Vanaf het EN 16931 (Comfort)-profiel zijn de volgende kerngegevens vereist:

• Factuurnummer (BT-1)
• Factuurdatum (BT-2)
• Valutacode (BT-5), bijv. EUR
• Verkoper: naam, adres, btw-nummer
• Koper: naam, adres
• Regelitems: omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief
• Totalen: nettobedrag, btw, brutobedrag
• Betalingsinformatie: vervaldatum, betaalmethode, IBAN

Stap voor stap: een ZUGFeRD-factuur aanmaken

Stap 1: Structureer de factuurgegevens

Leg alle factuurgegevens vast in een gestructureerd formaat. Met invapi gebruikt u een JSON-object dat alle relevante velden bevat — verkoper, koper, regelitems, bedragen en betalingsinformatie.

Stap 2: Bereid de PDF voor

Maak een visuele PDF-factuur met uw gebruikelijke lay-out en huisstijl. De PDF dient als basis en wordt de PDF/A-3-container. Zorg ervoor dat de informatie in de PDF overeenkomt met de XML-gegevens.

Stap 3: Genereer de CII-XML

Het machineleesbare XML-bestand moet in het UN/CEFACT Cross-Industry Invoice-formaat zijn. Handmatig aanmaken is foutgevoelig — een geautomatiseerd hulpmiddel of API wordt aanbevolen.

Stap 4: Bed de XML in de PDF in

Het CII-XML-bestand wordt als bijlage in de PDF ingebed. De PDF moet voldoen aan de PDF/A-3-standaard en het XML-bestand als gekoppelde bijlage refereren met het juiste MIME-type.

Stap 5: Valideer

Voordat u verstuurt, moet u de gegenereerde ZUGFeRD-factuur valideren. Validatie controleert zowel de XML-structuur als de naleving van de EN 16931-bedrijfsregels.

De eenvoudige manier met invapi

Stap 3 tot en met 5 kunnen worden geautomatiseerd met de invapi API. Dien eenvoudig uw factuurgegevens als JSON in samen met een PDF-bestand, en invapi genereert een complete, gevalideerde ZUGFeRD-factuur.

De workflow via de API:

1. Stel factuurgegevens samen als JSON
2. Upload de PDF en verstuur deze samen met de JSON naar het ZUGFeRD-endpoint
3. Ontvang een gevalideerde ZUGFeRD-PDF als resultaat

De API verzorgt de conversie, inbedding en validatie. U kunt direct beginnen met het gratis abonnement.

Conclusie

ZUGFeRD-facturen combineren het beste van twee werelden: leesbaarheid voor mensen en verwerkbaarheid door machines. Hoewel het aanmaakproces meer vereist dan simpelweg een PDF genereren, kan het volledig worden geautomatiseerd met de juiste tools. Nu al vertrouwd raken met ZUGFeRD betekent goed voorbereid zijn op de verplichte e-facturatie-eisen.