Verplichte e-facturatie vanaf 2025: wat bedrijven moeten weten

De invoering van verplichte e-facturatie voor B2B-transacties is een van de ingrijpendste veranderingen in de Duitse boekhouding van de afgelopen decennia. Met de Wet groeikansen (Wachstumschancengesetz) heeft de wetgever een duidelijke routekaart vastgelegd.

Wat verandert er?

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland elektronische facturen in een gestructureerd formaat kunnen ontvangen. Het verzenden van e-facturen wordt stapsgewijs verplicht:

Vanaf 2025: Alle B2B-bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen
2025–2026: Overgangsfase — alle bedrijven mogen nog papieren facturen of andere formaten (bijv. PDF) versturen met toestemming van de ontvanger
Vanaf 2027: Verzenden verplicht voor bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar. Kleinere bedrijven (omzet voorgaand jaar ≤ €800.000) mogen tot eind 2027 niet-e-facturen blijven versturen
Vanaf 2028: Verzenden verplicht voor alle bedrijven

Uitzonderingen: Kleine ondernemers die gebruik maken van de Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) zijn permanent vrijgesteld van de verzendplicht (§ 34a UStDV). Ook vrijgesteld zijn facturen voor kleine bedragen tot €250 bruto, facturen aan consumenten (B2C) en bepaalde belastingvrijgestelde transacties op grond van § 4 Nr. 8–29 UStG.

Welke formaten worden geaccepteerd?

Alleen formaten die voldoen aan de Europese norm EN 16931 kwalificeren als e-facturen:

XRechnung (UBL of CII) — de Duitse standaard
ZUGFeRD 2.x — hybride formaat met XML ingebed in PDF
Peppol BIS Billing 3.0 — voor grensoverschrijdende facturen

Een gewone PDF-factuur die per e-mail wordt verstuurd, kwalificeert niet als e-factuur volgens de wet.

Wat betekent dit voor uw bedrijf?

1. Zorg ervoor dat u e-facturen kunt ontvangen

Uw bedrijf moet gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dit betekent:

XML-bestanden (UBL/CII) moeten leesbaar zijn voor uw systemen
ZUGFeRD-PDF's moeten machinaal verwerkbaar zijn
Gegevens moeten doorstromen naar uw boekhoudsoftware

2. Bereid u voor op het verzenden

Afhankelijk van uw omzet in het voorgaande jaar moet u vanaf 2027 of 2028 e-facturen versturen:

Factuurgegevens moeten beschikbaar zijn in een gestructureerd formaat
Conversie naar XRechnung of ZUGFeRD is vereist
Validatie tegen EN 16931 waarborgt naleving

3. Pas uw processen aan

Beoordeel uw bestaande facturatieprocessen
Train uw medewerkers in het omgaan met e-facturen
Test de verwerking met voorbeeldfacturen

Hoe invapi kan helpen

invapi biedt een API die de gehele e-facturatieworkflow dekt:

Digitalisering: Converteer PDF-facturen automatisch naar gestructureerde gegevens
Conversie: Converteer JSON naar XRechnung, ZUGFeRD, UBL of CII
Validatie: Controleer e-facturen aan de hand van EN 16931- en XRechnung-regels

Met het gratis abonnement kunt u direct beginnen en 10 facturen per maand verwerken.

Conclusie

Verplichte e-facturatie komt eraan — en het raakt elk bedrijf in Duitsland. Wie zijn systemen vroegtijdig aanpast, voorkomt stress op het laatste moment en waarborgt naleving. Gebruik de resterende tijd om uw processen over te schakelen naar e-facturatie.