Peppol in Duitsland: e-facturen versturen via het Europese netwerk

Terwijl veel bedrijven in Duitsland nog bezig zijn met XRechnung en ZUGFeRD, wint een ander onderwerp aan belang: Peppol. Het Europese netwerk voor de uitwisseling van elektronische bedrijfsdocumenten is in veel landen al een vast onderdeel van de e-facturatie-infrastructuur. In Duitsland groeit de rol gestaag. Dit artikel legt uit wat Peppol is, hoe het werkt en waarom het relevant kan worden voor uw bedrijf.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Wat begon als een EU-project voor openbare aanbestedingen, is uitgegroeid tot een wereldwijd netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde bedrijfsdocumenten. Tegenwoordig wordt Peppol beheerd door de non-profitorganisatie OpenPeppol, gevestigd in Brussel.

Peppol is geen bestandsformaat maar een transportnetwerk. Het definieert hoe e-facturen en andere documenten veilig en gestandaardiseerd worden uitgewisseld tussen zakenpartners. Als factureringsformaat gebruikt Peppol de Peppol BIS Billing 3.0-standaard, die is gebaseerd op UBL 2.1 en voldoet aan de Europese norm EN 16931.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

Het 4-hoeken-model

Peppol is gebaseerd op een zogenaamd 4-hoeken-model:

1. Hoek 1 (Verzender): Het bedrijf dat de factuur verstuurt
2. Hoek 2 (Access Point van de verzender): De Peppol-gecertificeerde dienstverlener waarmee de verzender is verbonden
3. Hoek 3 (Access Point van de ontvanger): De Peppol-gecertificeerde dienstverlener van de ontvanger
4. Hoek 4 (Ontvanger): Het bedrijf dat de factuur ontvangt

De verzender dient de factuur in bij zijn access point (Hoek 2). Dit access point stuurt de factuur via het Peppol-netwerk door naar het access point van de ontvanger (Hoek 3), dat de factuur bezorgt bij de ontvanger. De communicatie tussen de access points is gestandaardiseerd en versleuteld.

De Peppol-ID

Elke deelnemer aan het Peppol-netwerk wordt geïdentificeerd door een unieke Peppol Participant Identifier. In Duitsland is deze vaak gebaseerd op het btw-identificatienummer of de Leitweg-ID. Het Service Metadata Publishing (SMP)-register legt vast welke documenttypen een deelnemer kan ontvangen en via welk access point deze bereikbaar is.

Peppol in Duitsland

Huidige status

In Duitsland wordt Peppol voornamelijk gebruikt in de publieke sector. De federale overheid ontvangt e-facturen via het federale factuurontvangstplatform (OZG-RE), dat Peppol ook als transmissiekanaal ondersteunt. Sommige Duitse deelstaten en gemeenten hebben Peppol eveneens als ontvangstkanaal ingericht.

In de B2B-sector is de adoptie van Peppol in Duitsland nog niet wijdverbreid, maar wint aan momentum. Met de verplichte e-facturatie vanaf 2025 zoeken veel bedrijven naar een gestandaardiseerd transmissiekanaal, en Peppol biedt precies dat.

Toekomstige rol

Peppol zal naar verwachting een belangrijke rol spelen als transportkanaal binnen de Duitse B2B-e-facturatieplicht. Het Bondsministerie van Financiën heeft plannen aangekondigd om een rapportagesysteem voor e-facturen te ontwikkelen. Peppol wordt beschouwd als een van de meest waarschijnlijke kandidaten voor de onderliggende infrastructuur.

Op Europees niveau voorziet het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie het gebruik van gestandaardiseerde netwerken zoals Peppol voor grensoverschrijdende e-facturatie. De verplichte EU-brede Digital Reporting Requirements treden naar verwachting in werking vanaf juli 2030. Wie zich vandaag al vertrouwd maakt met Peppol, is goed gepositioneerd voor deze ontwikkelingen.

Hoe neemt u deel aan het Peppol-netwerk?

1. Kies een Access Point

Om Peppol te gebruiken heeft u een gecertificeerde Access Point Provider nodig. Deze provider verzorgt de technische aansluiting op het netwerk. In Duitsland zijn er diverse aanbieders beschikbaar, waaronder zowel gespecialiseerde Peppol-dienstverleners als grotere softwareleveranciers.

2. Registreer een Peppol-ID

U registreert een Peppol-ID voor uw bedrijf bij uw access point. Deze ID wordt gepubliceerd in de Peppol-directory (SMP), zodat andere deelnemers u kunnen vinden en documenten kunnen sturen.

3. Maak facturen in het juiste formaat

Peppol BIS Billing 3.0 is gebaseerd op UBL 2.1. Uw facturen moeten aan deze standaard voldoen en de Peppol-specifieke regels naleven. Het goede nieuws: als uw facturen al XRechnung-conform zijn in UBL-formaat, is de stap naar Peppol BIS Billing minimaal.

Peppol-conforme facturen aanmaken met invapi

invapi genereert facturen in UBL-formaat die zowel XRechnung- als Peppol BIS Billing-conform zijn. Via de API kunt u factuurgegevens automatisch naar het juiste formaat converteren en valideren vóór verzending. De XRechnung Validator controleert uw facturen ook tegen de Peppol-regels.

Als u Peppol wilt uitproberen, begin dan met het gratis invapi-abonnement en maak uw eerste Peppol-conforme UBL-facturen.

Conclusie

Peppol evolueert van een nicheonderwerp in de publieke aanbesteding tot een centraal bouwblok van de Europese e-facturatie-infrastructuur. Voor Duitse bedrijven loont het om Peppol vroegtijdig in de gaten te houden, ook al is B2B-gebruik nog niet verplicht. Aansluiting via access points is eenvoudig en de technische eisen aan het factuurformaat zijn compatibel met bestaande XRechnung-workflows.