Leitweg-ID: wat het is en wanneer u het nodig heeft

Wie een e-factuur wil indienen bij een Duitse overheidsinstantie, kan niet om de Leitweg-ID heen. Het is de centrale routeringsidentificatie die wordt gebruikt om elektronische facturen aan de juiste ontvanger toe te wijzen. Zonder een geldige Leitweg-ID wordt uw factuur afgewezen.

Wat is een Leitweg-ID?

De Leitweg-ID is een unieke identificatiecode die door publieke opdrachtgevers in Duitsland wordt gebruikt voor het ontvangen van e-facturen. Het zorgt ervoor dat een elektronische factuur automatisch kan worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke organisatie-eenheid — vergelijkbaar met een postcode voor digitale factuurontvangst.

De Leitweg-ID is ingevoerd als onderdeel van de Duitse E-factureringsverordening (ERechV) op federaal niveau en wordt inmiddels ook in veel deelstaatadministraties en gemeenten gebruikt.

Structuur van de Leitweg-ID

Een Leitweg-ID bestaat uit drie delen, gescheiden door koppeltekens:

[Grove routering]-[Fijne routering]-[Controlecijfer]

Grove routering

De grove routering identificeert de bovenliggende bestuurseenheid. Deze is gebaseerd op de officiële gemeentesleutel of een federale sleutel. Voor federale autoriteiten begint de grove routering met 991; voor deelstaatautoriteiten begint deze met de betreffende deelstaatcode (bijv. 01 voor Sleeswijk-Holstein).

Fijne routering

De fijne routering is een optioneel alfanumeriek blok dat de exacte organisatie-eenheid binnen de grove routering specificeert. Dit kan een bepaalde afdeling, divisie of vestiging zijn. De toewijzing wordt door de betreffende opdrachtgever zelf gedaan.

Controlecijfer

Het tweeciferige controlecijfer aan het einde dient voor foutdetectie. Het wordt berekend met de Modulo 97-10-methode zoals gedefinieerd in ISO/IEC 7064:2003 — dezelfde methode die wordt gebruikt voor IBAN-validatie. Dit detecteert betrouwbaar typefouten bij invoer.

Voorbeeld: 991-12345-67 — Federale autoriteit (991), organisatie-eenheid 12345, controlecijfer 67.

Wanneer is de Leitweg-ID vereist?

Wettelijke basis

De Duitse Federale E-factureringsverordening (ERechV) bepaalt in § 5 (Inhoud van de elektronische factuur) dat elektronische facturen aan federale autoriteiten een Leitweg-identificatienummer moeten bevatten. Op deelstaatniveau gelden vergelijkbare regelingen, hoewel specifieke eisen per deelstaat kunnen verschillen.

Verplicht voor:

Facturen aan federale autoriteiten en federale instellingen
Facturen aan deelstaatautoriteiten in de meeste Duitse deelstaten
Facturen aan gemeenten waar elektronische facturering is geïmplementeerd
Alle facturen die worden ingediend via het federale factuurontvangstplatform (OZG-RE)

Niet vereist voor:

Facturen in de puur private B2B-sector
Facturen aan bedrijven zonder publieke achtergrond

Waar verkrijgt u de Leitweg-ID?

De Leitweg-ID wordt verstrekt door de publieke opdrachtgever — doorgaans in de inkooporder, het contract of de aanbestedingsdocumenten. U kunt de Leitweg-ID niet zelf genereren of online opzoeken.

Als u de Leitweg-ID niet heeft, moet u:

De orderdocumenten of het contract controleren
Rechtstreeks contact opnemen met de opdrachtgever (inkoopafdeling of boekhouding)
Op de website van de autoriteit zoeken naar informatie over e-facturering

Technische integratie in XRechnung

In XRechnung wordt de Leitweg-ID ingevuld in het veld BT-10 (Buyer Reference). Dit is een verplicht veld in de XRechnung-standaard. Zonder deze invoer zal de validatie falen.

Bij verzending in UBL-formaat wordt de Leitweg-ID geplaatst in het cbc:BuyerReference-element; in CII-formaat gaat het in het ram:BuyerReference-element binnen de ApplicableHeaderTradeAgreement.

Met invapi kunt u de Leitweg-ID eenvoudig opgeven in het JSON-factuurobject onder additional_data.leitweg_id — de juiste mapping naar UBL of CII wordt automatisch afgehandeld tijdens de conversie.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Leitweg-ID vergeten: De meest voorkomende reden voor afgewezen e-facturen. Controleer vóór verzending of het BT-10-veld is ingevuld.
Verkeerde Leitweg-ID: Let op het exacte formaat met koppeltekens. Zelfs een enkel omgewisseld cijfer leidt tot afwijzing.
Leitweg-ID in het verkeerde veld: De ID hoort in BT-10 (Buyer Reference), niet in het opmerkingenveld of het bestelnummer.
Verouderde Leitweg-ID: Autoriteiten kunnen hun Leitweg-ID's wijzigen, bijvoorbeeld bij organisatorische herstructureringen. Gebruik altijd de meest recent gecommuniceerde ID.

Conclusie

De Leitweg-ID is een klein maar cruciaal detail voor e-facturen aan de publieke sector. Zonder de ID wordt uw factuur niet bezorgd. Zorg ervoor dat u de ID bij de opdrachtgever opvraagt, nauwkeurig vastlegt en in het juiste veld van uw XRechnung invoert. Zo voorkomt u vertragingen en waarborgt u een vlotte factuurverwerking.