E-facturatie voor kleine ondernemers: wat u moet weten

Verplichte e-facturatie geldt niet alleen voor grote ondernemingen en middelgrote bedrijven. Ook kleine ondernemers die gebruik maken van de Kleinunternehmerregelung op grond van § 19 van de Duitse Omzetbelastingwet (§ 19 UStG) vallen eronder. Veel zelfstandigen en kleine bedrijven veronderstellen ten onrechte dat zij van deze eis zijn vrijgesteld. In dit artikel verduidelijken we welke regels gelden en hoe u zich kostenefficiënt kunt voorbereiden.

Kleine ondernemers zijn niet vrijgesteld

De Wet groeikansen (Wachstumschancengesetz), die verplichte e-facturatie voor B2B-transacties in Duitsland invoert, maakt geen uitzondering voor kleine ondernemers. De verplichting is gekoppeld aan het type transactie, niet aan de omvang van het bedrijf of de btw-status.

In de praktijk betekent dit: als u als kleine ondernemer diensten verleent aan andere bedrijven (B2B), valt u onder de e-facturatieplicht. Alleen facturen aan particulieren (B2C) zijn vrijgesteld.

Het onderscheid: Kleinunternehmerregelung vs. e-facturatieplicht

De Kleinunternehmerregelung op grond van § 19 van de Duitse Omzetbelastingwet ontheft u van de verplichting om btw in rekening te brengen en af te dragen. Dit heeft echter niets te maken met het formaat van uw facturen. Zelfs een factuur zonder btw moet vanaf de betreffende deadlines in een gestructureerd e-factuurformaat worden ingediend, mits de ontvanger een bedrijf is.

Wat zijn de deadlines?

De wetgever heeft een gefaseerde tijdlijn vastgesteld die kleinere bedrijven een overgangsperiode geeft:

Ontvangstplicht vanaf 1 januari 2025

Sinds begin 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Dit geldt ook voor kleine ondernemers. In de praktijk betekent dit dat u XML-bestanden in XRechnung- of ZUGFeRD-formaat moet kunnen accepteren en verwerken.

Overgangsperiode tot eind 2026

Tot 31 december 2026 mogen alle bedrijven ongeacht omzet facturen in andere formaten blijven versturen. Papieren facturen zijn toegestaan zonder toestemming van de ontvanger. Andere elektronische formaten zoals PDF mogen alleen met toestemming van de ontvanger worden gebruikt.

Overgangsperiode tot eind 2027

Vanaf 1 januari 2027 geldt de algemene overgangsperiode alleen nog voor bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar tot EUR 800.000. Deze bedrijven mogen tot eind 2027 andere facturen (papier, PDF met toestemming) blijven versturen. Daarnaast mogen alle bedrijven ongeacht omzet facturen via EDI-procedures verzenden tot eind 2027, zelfs als deze nog niet voldoen aan de eisen voor een e-factuur conform EN 16931.

Volledige verplichting vanaf 1 januari 2028

Vanaf 1 januari 2028 moeten alle bedrijven, inclusief kleine ondernemers, e-facturen in het gestructureerde formaat versturen voor B2B-transacties. Er zijn dan geen uitzonderingen meer.

Praktische voorbereiding voor kleine ondernemers

Wat u nu moet doen

E-facturen kunnen ontvangen: Richt een e-mailinbox in die XML-bijlagen kan verwerken. Test het ontvangen van een XRechnung.
Structureer uw factuurgegevens: Zorg ervoor dat uw facturen alle verplichte velden bevatten, met name een koperreferentie.
Evalueer software: Controleer of uw huidige factureringssoftware e-facturen ondersteunt of dat u een aanvullend hulpmiddel nodig heeft.

Kostenefficiënte oplossingen

Als kleine ondernemer wilt u hoge kosten voor nieuwe software vermijden. Er zijn diverse mogelijkheden:

Gratis online tools: De XRechnung Validator van invapi controleert uw facturen kosteloos op compliance.
API-gebaseerde oplossingen: Met de invapi API kunt u facturen automatisch converteren en valideren. Het gratis abonnement omvat 10 facturen per maand, wat voor veel kleine ondernemers voldoende is.
ZUGFeRD als startpunt: Het ZUGFeRD-formaat combineert een leesbare PDF met ingebedde gestructureerde gegevens. Dit kan de overgang vergemakkelijken, omdat uw facturen er nog steeds uitzien zoals u gewend bent.

Bijzonderheden voor btw-vrijgestelde facturen

Als kleine ondernemer brengt u geen btw in rekening. In de e-factuur moet de belastingcategorie worden gemarkeerd als E (Exempt), en het belastingtarief moet worden ingesteld op 0 %. Daarnaast moet het veld BT-120 (tekst voor btw-vrijstellingsreden) een vrije-tekst verwijzing naar de Kleinunternehmerregelung bevatten, bijvoorbeeld: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer — Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG." Zonder deze vrijstellingsreden zal de validatie de factuur afwijzen, omdat belastingcategorie E altijd een onderbouwing vereist.

Conclusie

Verplichte e-facturatie stopt niet bij kleine ondernemers. Het goede nieuws: u heeft nog tijd om u voor te bereiden, en de kosten hoeven niet hoog te zijn. Gebruik de overgangsperiodes om uzelf vertrouwd te maken met de formaten en vertrouw op gratis of betaalbare tools zoals invapi om de overstap soepel te laten verlopen. Het beste moment om te beginnen is vandaag — meld u aan voor het gratis abonnement en probeer uw eerste e-factuur aan te maken.