Creare fatture ZUGFeRD: guida passo passo

ZUGFeRD è uno dei formati di fatturazione elettronica più popolari in Germania perché combina il meglio di due mondi: una fattura PDF leggibile visivamente e un file XML leggibile dalle macchine in un unico documento. Questa guida spiega come creare una fattura ZUGFeRD conforme.

Cos'è esattamente una fattura ZUGFeRD?

Una fattura ZUGFeRD è un documento PDF/A-3 con un file XML CII incorporato (Cross-Industry Invoice). Il PDF contiene la rappresentazione visiva della fattura, proprio come una tradizionale fattura PDF. Inoltre, un file XML è incorporato come allegato all'interno del PDF, contenente tutti i dati della fattura in un formato strutturato e leggibile dalle macchine. A partire da ZUGFeRD 2.1, questo file si chiama factur-x.xml (in ZUGFeRD 2.0 si chiamava ancora zugferd-invoice.xml).

Il vantaggio: i destinatari senza software specializzato vedono una normale fattura PDF. I destinatari con sistemi di fatturazione elettronica possono estrarre e processare automaticamente i dati.

Profili ZUGFeRD

ZUGFeRD 2.x (attualmente versione 2.4, corrispondente a Factur-X 1.08) offre diversi profili che differiscono nell'ambito dei dati contenuti:

Minimum

Contiene solo i dati di intestazione di base (numero fattura, data, importo totale). Adatto solo per scopi di archiviazione, non per l'elaborazione automatizzata.

Basic WL (Without Lines)

Estende il profilo Minimum con informazioni sul venditore e sull'acquirente nonché riepiloghi IVA, ma non include le singole voci.

Basic

Come Basic WL, ma con le voci. Questo è il primo livello che consente un'elaborazione automatizzata significativa.

EN 16931 (Comfort)

Mappa il modello di dati europeo completo EN 16931. Questo profilo è la base per i requisiti di fatturazione elettronica obbligatoria e copre tutti i campi obbligatori definiti dallo standard europeo.

Extended

Consente campi aggiuntivi oltre EN 16931, ad esempio per requisiti specifici del settore.

XRechnung

Un profilo speciale che mappa completamente il CIUS XRechnung, rendendolo adatto per le fatture alle autorità appaltanti del settore pubblico.

Per la maggior parte dei casi d'uso, consigliamo almeno il profilo EN 16931 (Comfort), in quanto soddisfa i requisiti legali.

Campi obbligatori in una fattura ZUGFeRD

A partire dal profilo EN 16931 (Comfort), i seguenti dati fondamentali sono obbligatori:

Numero fattura (BT-1)
Data fattura (BT-2)
Codice valuta (BT-5), ad es. EUR
Venditore: nome, indirizzo, partita IVA
Acquirente: nome, indirizzo
Voci: descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA
Totali: importo netto, IVA, importo lordo
Informazioni di pagamento: data di scadenza, metodo di pagamento, IBAN

Passo dopo passo: creare una fattura ZUGFeRD

Passo 1: strutturare i dati della fattura

Raccogli tutti i dati della fattura in un formato strutturato. Con invapi, utilizzi un oggetto JSON contenente tutti i campi rilevanti — venditore, acquirente, voci, importi e informazioni di pagamento.

Passo 2: preparare il PDF

Crea una fattura PDF visiva con il tuo layout e branding abituali. Il PDF serve come base e diventerà il contenitore PDF/A-3. Assicurati che le informazioni nel PDF corrispondano ai dati XML.

Passo 3: generare l'XML CII

Il file XML leggibile dalle macchine deve essere nel formato UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Crearlo manualmente è soggetto a errori — è consigliato uno strumento automatizzato o un'API.

Passo 4: incorporare l'XML nel PDF

Il file XML CII viene incorporato come allegato nel PDF. Il PDF deve essere conforme allo standard PDF/A-3 e fare riferimento al file XML come allegato collegato con il tipo MIME corretto.

Passo 5: validare

Prima dell'invio, dovresti validare la fattura ZUGFeRD generata. La validazione verifica sia la struttura XML sia la conformità con le regole commerciali EN 16931.

Il modo semplice con invapi

I passi da 3 a 5 possono essere automatizzati utilizzando l'API invapi. Basta inviare i dati della fattura come JSON insieme a un file PDF, e invapi genera una fattura ZUGFeRD completa e validata.

Il flusso di lavoro tramite l'API:

Compilare i dati della fattura come JSON
Caricare il PDF e inviarlo insieme al JSON all'endpoint ZUGFeRD
Ricevere un PDF ZUGFeRD validato come risultato

L'API gestisce la conversione, l'incorporamento e la validazione. Puoi iniziare subito con il piano gratuito.

Conclusione

Le fatture ZUGFeRD combinano il meglio di entrambi i mondi: leggibilità umana e processabilità automatica. Sebbene il processo di creazione richieda più della semplice generazione di un PDF, può essere completamente automatizzato con gli strumenti giusti. Familiarizzarsi con ZUGFeRD ora significa essere ben preparati per i requisiti di fatturazione elettronica obbligatoria.