ZUGFeRD számlák létrehozása: Lépésről lépésre útmutató

A ZUGFeRD Németország egyik legnépszerűbb e-számlázási formátuma, mert két világ legjavát egyesíti: egy vizuálisan olvasható PDF számlát és egy gépileg olvasható XML fájlt egyetlen dokumentumban. Ez az útmutató elmagyarázza, hogyan hozhat létre megfelelő ZUGFeRD számlát.

Mi pontosan egy ZUGFeRD számla?

A ZUGFeRD számla egy PDF/A-3 dokumentum beágyazott CII XML fájllal (Cross-Industry Invoice). A PDF tartalmazza a számla vizuális megjelenítését, pontosan úgy, mint egy hagyományos PDF számla. Ezenkívül egy XML fájl van mellékletként beágyazva a PDF-be, amely az összes számlaadatot strukturált, gépileg olvasható formátumban tartalmazza. A ZUGFeRD 2.1-től kezdve ez a fájl a factur-x.xml nevet viseli (a ZUGFeRD 2.0-ban még zugferd-invoice.xml volt a neve).

Az előny: a speciális szoftverrel nem rendelkező címzettek normál PDF számlát látnak. Az e-számlázó rendszerekkel rendelkező címzettek automatikusan kinyerhetik és feldolgozhatják az adatokat.

ZUGFeRD profilok

A ZUGFeRD 2.x (jelenleg a 2.4-es verzió, amely megfelel a Factur-X 1.08-nak) több profilt kínál, amelyek az általuk tartalmazott adatok terjedelmében különböznek:

Minimum

Csak alapvető fejlécadatokat tartalmaz (számlaszám, dátum, végösszeg). Kizárólag archiválási célokra alkalmas, automatizált feldolgozásra nem.

Basic WL (Without Lines – Sorok nélkül)

A Minimum profilt kiterjeszti eladói és vevői információkkal, valamint áfa-bontással, de nem tartalmaz egyedi tételsorokat.

Basic

Mint a Basic WL, de tételsorokkal. Ez az első szint, amely értelmű automatizált feldolgozást tesz lehetővé.

EN 16931 (Comfort)

Leképezi a teljes EN 16931 európai adatmodellt. Ez a profil képezi a kötelező e-számlázási követelmények alapját, és lefedi az európai szabvány által meghatározott összes kötelező mezőt.

Extended

Az EN 16931-en túli további mezőket engedélyez, például iparágspecifikus követelményekhez.

XRechnung

Egy speciális profil, amely teljes mértékben leképezi az XRechnung CIUS-t, így alkalmas közszférabeli ajánlatkérő hatóságoknak szóló számlákhoz.

A legtöbb felhasználási esetben legalább az EN 16931 (Comfort) profilt ajánljuk, mivel ez megfelel a jogszabályi követelményeknek.

ZUGFeRD számla kötelező mezői

Az EN 16931 (Comfort) profiltól kezdve a következő alapadatok szükségesek:

• Számlaszám (BT-1)
• Számla dátuma (BT-2)
• Pénznemkód (BT-5), pl. EUR
• Eladó: név, cím, áfa-azonosító
• Vevő: név, cím
• Tételsorok: leírás, mennyiség, egységár, áfa-kulcs
• Összesítés: nettó összeg, áfa, bruttó összeg
• Fizetési információk: fizetési határidő, fizetési mód, IBAN

Lépésről lépésre: ZUGFeRD számla létrehozása

1. lépés: Strukturálja a számlaadatokat

Rögzítse az összes számlaadatot strukturált formátumban. Az invapi-val egy JSON objektumot használ, amely tartalmazza az összes releváns mezőt — eladó, vevő, tételsorok, összegek és fizetési információk.

2. lépés: Készítse elő a PDF-et

Hozzon létre egy vizuális PDF számlát a szokásos elrendezéssel és arculattal. A PDF szolgál alapul, és ez lesz a PDF/A-3 konténer. Győződjön meg róla, hogy a PDF-ben szereplő információk megegyeznek az XML adatokkal.

3. lépés: Generálja a CII XML-t

A gépileg olvasható XML fájlnak UN/CEFACT Cross-Industry Invoice formátumban kell lennie. Ennek kézi létrehozása hibalehetőségekkel jár — automatizált eszköz vagy API használata ajánlott.

4. lépés: Ágyazza be az XML-t a PDF-be

A CII XML fájlt mellékletként ágyazza be a PDF-be. A PDF-nek meg kell felelnie a PDF/A-3 szabványnak, és a megfelelő MIME típussal hivatkoznia kell az XML fájlra csatolt mellékletként.

5. lépés: Validálja

Küldés előtt validálja a generált ZUGFeRD számlát. A validáció mind az XML struktúrát, mind az EN 16931 üzleti szabályoknak való megfelelést ellenőrzi.

Az egyszerű módszer az invapi-val

A 3-tól 5-ig terjedő lépések automatizálhatók az invapi API segítségével. Egyszerűen küldje el számlaadatait JSON formátumban egy PDF fájllal együtt, és az invapi egy teljes, validált ZUGFeRD számlát generál.

A munkafolyamat az API-n keresztül:

1. Állítsa össze a számlaadatokat JSON formátumban
2. Töltse fel a PDF-et és küldje el a JSON-nal együtt a ZUGFeRD végpontra
3. Kapjon egy validált ZUGFeRD PDF-et eredményül

Az API kezeli a konvertálást, beágyazást és validációt. Azonnal elkezdheti az ingyenes csomaggal.

Összegzés

A ZUGFeRD számlák mindkét világ legjavát egyesítik: emberi olvashatóság és gépi feldolgozhatóság. Bár a létrehozási folyamat többet igényel, mint egy egyszerű PDF generálás, a megfelelő eszközökkel teljesen automatizálható. Aki most ismerkedik meg a ZUGFeRD-del, jól felkészül a kötelező e-számlázási követelményekre.