XRechnung vs. ZUGFeRD: Melyik e-számla formátum a megfelelő Önnek?

A kötelező e-számlázás bevezetésével Németországban a vállalkozások egy kulcsfontosságú kérdéssel szembesülnek: XRechnung vagy ZUGFeRD? Mindkét formátum megfelel az EN 16931 európai szabványnak, de alapvetően különböznek struktúrájukban és felhasználási területükben. Ez a cikk segít a helyes döntés meghozatalában.

Mi az XRechnung?

Az XRechnung a német szabvány a közszférának benyújtott elektronikus számlákhoz. Ez egy tiszta XML formátum, amelyet UBL (Universal Business Language) vagy CII (Cross-Industry Invoice) formátumban továbbítanak. A számla kizárólag gépileg olvasható, strukturált adatokat tartalmaz — nincs vizuális PDF megjelenítés.

Az XRechnung-ot a KoSIT (IT-szabványok Koordinációs Irodája) fejlesztette ki, és 2020 novembere óta kötelező a szövetségi kormányzati szerveknek szóló számlákhoz. A szabvány az európai normán túlmenően további üzleti szabályokat határoz meg, mint például a kötelező Leitweg-ID.

Mi a ZUGFeRD?

A ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) egy hibrid formátum, amely egy gépileg olvasható XML fájlt ágyaz be egy PDF/A-3 dokumentumba. A címzettek így a számlát vizuálisan PDF-ként is megtekinthetik, és a beágyazott CII XML fájlon keresztül automatikusan is feldolgozhatják.

A ZUGFeRD 2.x megegyezik a francia Factur-X szabvánnyal, és hat profilt kínál különböző részletességi szintekkel: Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 (Comfort), Extended és XRechnung. Az „EN 16931" (Comfort) profil teljes mértékben implementálja az európai adatmodellt, és a B2B számlákhoz ajánlott választás. Az „XRechnung" profil megfelel az XRechnung szabvány követelményeinek, és — az összes többi profillal ellentétben — tiszta XML fájlként jön létre, PDF nélkül.

A főbb különbségek

Adatformátum

XRechnung: Tiszta XML (UBL vagy CII). Nincs vizuális dokumentum mellékelve.
ZUGFeRD: PDF/A-3 beágyazott CII XML-lel. Vizuálisan és gépileg is olvasható.

Felhasználási terület

XRechnung: Kötelező a közszféra szervezeteinek (szövetségi, tartományi és önkormányzati hatóságok) szóló számlákhoz.
ZUGFeRD: Rugalmasan alkalmazható a B2B szektorban, és egyre inkább a közszférában is (az XRechnung profilon keresztül).

EN 16931 megfelelőség

Mindkét formátum az EN 16931 európai szabványon alapul, így megfelel az elektronikus számlára vonatkozó jogszabályi követelményeknek. Az XRechnung további nemzeti szabályokat (CIUS — Core Invoice Usage Specification) határoz meg, amelyeket a validáció során ellenőriznek.

Olvashatóság

XRechnung: Megjelenítéshez szoftver szükséges. Speciális eszközök nélkül az XML fájl nehezen olvasható emberek számára.
ZUGFeRD: A PDF bármely PDF-olvasóban megnyitható. A gépi feldolgozást a beágyazott XML biztosítja.

Mikor melyik formátumot válassza?

XRechnung a megfelelő választás, ha:

Számlákat nyújt be szövetségi szerveknek vagy közszféra szervezeteinek
A címzett kifejezetten XRechnung-ot kér
A Peppol infrastruktúrán keresztül továbbít
Rendszerei már XML alapon működnek

ZUGFeRD a megfelelő választás, ha:

Üzleti ügyfeleknek küld számlákat a B2B szektorban
A címzetteknek a számlára vizuálisan is szükségük van PDF-ként
Fokozatos átmenetet tervez a PDF-ről az e-számlázásra
Nemzetközileg dolgozik franciaországi partnerekkel (Factur-X kompatibilitás)

Mindkét formátum használata az invapi-val

Az invapi teljes mértékben támogatja mind az XRechnung, mind a ZUGFeRD formátumot. Az API-n keresztül:

JSON konvertálása UBL/CII formátumba XRechnung-kompatibilis fájlok generálásához
ZUGFeRD PDF-ek létrehozása CII XML beágyazásával meglévő PDF-ekbe
Bejövő számlák elemzése mindkét formátumban és strukturált JSON-ba konvertálása
Validáció minden generált dokumentum ellenőrzésére az EN 16931 és XRechnung szabályok alapján

Az ingyenes csomaggal azonnal tesztelheti mindkét formátumot.

Összegzés

Az XRechnung és a ZUGFeRD nem versenytársak — kiegészítik egymást. A közszférában az XRechnung megkerülhetetlen, míg a ZUGFeRD a B2B térben tűnik ki a PDF és XML kombinációjával. Azok a vállalkozások, amelyek mindkét formátumot elsajátítják, teljes mértékben felkészültek az e-számlázási kötelezettségre.