XRechnung validáció: A 10 leggyakoribb hiba és javításuk
XRechnung validáció: A 10 leggyakoribb hiba és javításuk
Aki első alkalommal hoz létre és validál XRechnung-ot, szinte biztosan találkozik rejtélyes hibaüzenetekkel. Az olyan kódok, mint BR-DE-15, BR-CO-17 vagy BR-S-08, nem éppen magától értetődők. A legtöbb ilyen hibának azonban egyszerű oka van, amely gyorsan javítható. Ebben a cikkben közérthető nyelven elmagyarázzuk a tíz leggyakoribb validációs hibát, és megmutatjuk, hogyan oldhatja meg őket.
Miért elengedhetetlen a validáció
Az XRechnung az EN 16931 európai szabványon alapul. Ez a szabvány nem csak a formátumot definiálja, hanem kötelező üzleti szabályokat is. Minden szabálynak egyedi kódja van, amely BR (Business Rule) előtaggal kezdődik. A további német specifikus szabályok BR-DE előtagot kapnak. Egy számla csak akkor tekinthető megfelelőnek, ha minden szabályt teljesít. A fogadó rendszerek — különösen a kormányzati szervek által használtak — automatikusan elutasítják a nem megfelelő számlákat.
A 10 leggyakoribb hiba
1. BR-DE-15: Hiányzó vevői hivatkozás (Leitweg-ID)
Ez a leggyakrabban előforduló hiba. Az XRechnung a BuyerReference mezőben vevői hivatkozást követel meg. A közszférabeli ajánlatkérő hatóságoknak szóló számlák esetében ez a Leitweg-ID. B2B tranzakcióknál bármilyen megállapodás szerinti hivatkozási érték használható, de a mező soha nem lehet üres.
Megoldás: Írja be a címzett Leitweg-ID-jét vagy egy megállapodás szerinti hivatkozási számot.
2. BR-CO-17: Hibás áfa-számítás
A BR-CO-17 ellenőrzi, hogy az adókategóriánkénti adóösszeg (BT-117) helyesen lett-e kiszámítva: adóösszeg = adóalap (BT-116) x adókulcs (BT-119) / 100, két tizedesjegyre kerekítve. Még minimális kerekítési különbségek is kiváltják ezt a hibát.
Megoldás: Számítsa ki az áfát külön-külön minden adókategóriára az adóalapból és az adókulcsból, és csak a végén kerekítsen két tizedesjegyre. Kerülje a köztes kerekítést a tételsorok szintjén.
3. BR-DE-05: Hiányzó eladói kapcsolattartó neve
A német XRechnung kiterjesztés megköveteli, hogy az „Eladó kapcsolattartó" részben (BG-6) meg legyen adva egy kapcsolattartó neve — konkrétan az eladói kapcsolattartási pont (BT-41). A BR-DE-02 az egész kapcsolattartó csoportot kötelezővé teszi, a BR-DE-05 pedig kifejezetten a kapcsolattartó nevét követeli meg.
Megoldás: Töltse ki a cac:Contact/cbc:Name mezőt egy kapcsolattartó személy vagy osztály nevével.
4. BR-DE-06: Hiányzó eladói kapcsolattartó telefonszáma
A BR-DE-06 szabály megköveteli, hogy a kapcsolattartó részben meg legyen adva az eladó telefonszáma (BT-42, eladó kapcsolattartó telefonszáma).
Megoldás: Töltse ki a cac:Contact/cbc:Telephone elemet.
5. BR-DE-07: Hiányzó eladói kapcsolattartó e-mail címe
A BR-DE-07 szabály megköveteli, hogy az eladó a kapcsolattartó részben adjon meg e-mail címet (BT-43, eladó kapcsolattartó e-mail címe).
Megoldás: Töltse ki a cac:Contact/cbc:ElectronicMail elemet az eladó esetében.
6. BR-S-08: Adóalap eltérés
Ez a hiba azt jelzi, hogy egy adókategória nettó összege nem egyezik meg a hozzá tartozó tételsorok összegével.
Megoldás: Győződjön meg róla, hogy az összes tételsor nettó összegének összege pontosan megegyezik az adóösszesítő (Tax Subtotal) értékével.
7. BR-DE-16: Hiányzó eladói adóazonosító
A BR-DE-16 megköveteli, hogy legalább az alábbi elemek egyike meg legyen adva: az áfa-azonosító (BT-31, eladó áfa-azonosítója), az adónyilvántartási szám (BT-32, eladó adónyilvántartási azonosítója) vagy az adóképviselő (BG-11, eladó adóképviselője).
Megoldás: Adja meg áfa-azonosítóját DE123456789 formátumban a BT-31-ben, vagy adónyilvántartási számát a BT-32-ben. Legalább az egyiket kötelező megadni.
8. BR-CL-01: Érvénytelen számlatípus-kód
A számlatípusnak érvényes UNTDID 1001 kódnak kell megfelelnie. Normál számla esetén a kód 380; jóváírás esetén 381. Egyéb gyakori kódok a 389 (önszámlázás) és a 384 (javított számla).
Megoldás: Használja a megfelelő kódot az UNTDID 1001 kódlistából.
9. BR-CO-10: Inkonzisztens végösszegek
A BR-CO-10 ellenőrzi, hogy a tételsorok nettó összegeinek összege (BT-106) megegyezik-e az egyedi tételsorok nettó összegeinek összegével (BT-131). A kapcsolódó szabályokkal együtt biztosítja, hogy az áfa nélküli végösszeg (BT-109) = tételsorok összege (BT-106) - engedmények (BT-107) + felszámítások (BT-108).
Megoldás: Ellenőrizze összegszámításait: az összes tételsor nettó összegének pontosan egyeznie kell a BT-106-tal, és a BT-106 mínusz engedmények plusz felszámítások egyeznie kell a nettó végösszeggel (BT-109).
10. BR-DE-01: Hiányzó fizetési utasítások
A német XRechnung megköveteli a „Fizetési utasítások" csoport (BG-16) kitöltését. Ez legalább egy fizetési mód típuskódjának (BT-81) megadását jelenti, például átutalás (30-as vagy 58-as kód). A fizetési módtól függően további részleteket, például IBAN-t (BG-17) is meg kell adni.
Megoldás: Adja hozzá a fizetési utasításokat a BG-16-ban a megfelelő fizetési mód kóddal és a hozzá tartozó részletekkel (pl. IBAN átutalás esetén). Opcionálisan megadhatja a fizetési feltételeket szabad szövegként is a PaymentTerms/Note (BT-20) mezőben.
Hogyan kerülheti el a hibákat eleve
A validációs hibák elkerülésének legegyszerűbb módja egy olyan eszköz használata, amely automatikusan ellenőrzi a szabályokat. Az invapi ingyenes XRechnung Validatorával közvetlenül a böngészőben validálhatja XML fájljait az összes EN 16931 és XRechnung szabály alapján. A hibaüzenetek áttekinthető formátumban jelennek meg, konkrét javítási útmutatással.
Alternatívaként közvetlenül integrálhatja az invapi API-t a számlázási munkafolyamatába, hogy automatikusan hozza létre, konvertálja és validálja a számlákat küldés előtt.
Összegzés
Az XRechnung validációs hibák első ránézésre félelmetesnek tűnhetnek, de szinte mindig hiányzó kötelező mezőkre vagy kerekítési problémákra vezethetők vissza. A leggyakoribb hibák ismerete és egy jó validációs eszköz használata időt takarít meg és biztosítja a megfelelőséget. Próbálja ki az ingyenes invapi Validatort és küldje el következő XRechnung-ját hibamentesen.