E-számlázás a könyvelőszoftverben: Integráció és automatizálás

A kötelező e-számlázás a vállalkozásokat nem csak azzal a kérdéssel szembesíti, hogyan hozzák létre és fogadják az e-számlákat, hanem azzal is, hogyan integrálják azokat meglévő könyvelési munkafolyamataikba. Az e-számla csak akkor jelent valódi értéket, ha a strukturált adatai automatikusan bekerülnek a könyvelőszoftverbe, ahelyett hogy kézzel kellene átgépelni. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan működik a sikeres integráció, és milyen szerepet játszanak az API-alapú megoldások.

A kihívás: Könyvelőszoftver és e-számlázás

Sok vállalkozás az évek során kinőtt, bevált könyvelési megoldásokra támaszkodik. A strukturált e-számla formátumok, mint az XRechnung vagy a ZUGFeRD támogatása nagyon változó:

• Egyes szolgáltatók már integráltak natív e-számlázási támogatást
• Mások fizetős kiegészítő modulként kínálják
• Néhánynál egyáltalán nincs még megoldás

Ennek eredményeként sok vállalkozás képes e-számlákat fogadni, de az adatokat nem tudja automatikusan feldolgozni. Ehelyett az XML fájlokat kézzel nyitják meg, átolvassák, és az értékeket kézzel írják be a könyvelési rendszerbe. Ez hibalehetőséget rejt, időigényes, és pont az e-számlázás célját hiúsítja meg.

Gyakori könyvelési megoldások Németországban

DATEV

A DATEV a de facto szabvány a vállalkozások és adótanácsadók közötti együttműködésre Németországban. A DATEV támogatja az e-számlák importálását a DATEV interfészen és az Unternehmen Online portálon keresztül. A ZUGFeRD számlákat közvetlenül importálni lehet. A tiszta XML formátumú XRechnung esetében gyakran szükséges egy konverziós lépés vagy köztes feldolgozás.

lexoffice

A Lexware lexoffice megoldása kisvállalkozásoknak és szabadúszóknak készült. A szoftver egyre inkább támogatja az e-számla importokat és képes ZUGFeRD PDF-eket feldolgozni. Az XRechnung formátumban történő exportálás is elérhető, a funkciók köre folyamatosan bővül.

sevDesk

A sevDesk felhőalapú könyvelési megoldást kínál növekvő e-számlázási támogatással. A platform képes bejövő számlákat OCR-rel rögzíteni, és a strukturált formátumok teljes támogatása felé halad.

Sage és SAP

A nagyobb ERP rendszerek, mint a Sage és az SAP, jellemzően rendelkeznek modulokkal vagy partnerintegrációkkal az e-számlázáshoz. A konfiguráció azonban gyakran összetett és szakértelmet igényel.

Mit jelent valójában az integráció

A valódi e-számlázási integráció több lépést foglal magában:

1. Bejövő feldolgozás (Fogadás)

A bejövő e-számlákat XML formátumban (UBL, CII) vagy ZUGFeRD PDF-ként automatikusan be kell olvasni és a könyvelőszoftver belső adatformátumába kell konvertálni. Ez magában foglalja:

• A számlaformátum felismerését
• Az összes releváns adatmező kinyerését
• A számla validálását az EN 16931 alapján
• A számla hozzárendelését szállítói számlákhoz és költséghelyekhez

2. Kimenő feldolgozás (Küldés)

Az e-számlák létrehozásakor és küldésekor a könyvelési rendszerből származó adatokat megfelelő formátumba kell konvertálni:

• Számlaadatok exportálása a belső rendszerből
• Konvertálás XRechnung (UBL/CII) vagy ZUGFeRD formátumba
• Validáció küldés előtt
• A strukturált dokumentum archiválása

3. Archiválás

Az e-számlákra a GoBD követelmények vonatkoznak, és legalább 10 évig ellenőrzésbiztos módon kell tárolni őket. A strukturált XML formátumot eredeti formájában kell megőrizni — egy PDF másolat önmagában nem elegendő. ZUGFeRD hibrid számlák esetén a beágyazott XML rész archiválása elegendő — a PDF megjelenítést csak akkor kell kiegészítésként tárolni, ha az XML-ben nem szereplő, adózási szempontból releváns információkat tartalmaz. A papírra nyomtatás nem felel meg a GoBD követelményeknek.

Az API-alapú megközelítés

Ha könyvelőszoftvere nem kínál natív e-számlázási támogatást, vagy egyedi ERP rendszert használ, az API-alapú megoldás gyakran a leghatékonyabb út.

Hogyan működik az invapi-val

Az invapi köztes szoftverként működik a könyvelőszoftver és az e-számlázás világa között. A tipikus munkafolyamat a következő:

Bejövő:

1. Egy e-számla érkezik XML-ként vagy ZUGFeRD PDF-ként
2. Az invapi API egységes JSON formátumba konvertálja a számlát
3. Az Ön rendszere beolvassa a JSON-t és létrehozza a könyvelési tételt

Kimenő:

1. Az Ön rendszere JSON-ként exportálja a számlaadatokat
2. Az invapi API a JSON-t XRechnung vagy ZUGFeRD formátumba konvertálja
3. A validált e-számlát elküldi a címzettnek

Az API-alapú megközelítés előnyei

• Formátumfüggetlen: Az invapi támogatja az UBL-t, a CII-t és a ZUGFeRD-et. Függetlenül attól, hogy a címzett milyen formátumot igényel, mindig ugyanazt az interfészt használja.
• Beépített validáció: Minden számlát automatikusan ellenőriz az EN 16931 szabályok alapján, mielőtt elküldené.
• Jövőbiztos: Amikor a szabványok vagy szabályok változnak, az invapi frissíti az API-t. Az Ön integrációja érintetlen marad.
• Skálázható: Az ingyenes csomag havi 10 számlájától a vállalati szintű korlátlan mennyiségig.

Gyakorlati példa: Integráció egyedi ERP-be

Egy közepes méretű kereskedelmi vállalat egyedi, PHP és MySQL alapú ERP rendszert használ. Az invapi-val való integráció három lépésben valósult meg:

1. Bejövő modul: A bejövő XML számlákat egy cron feladat küldi el az invapi API-nak, és JSON formátumban kapja vissza. Az ERP rendszer beolvassa a strukturált adatokat és automatikusan létrehozza a könyvelési tételeket.
2. Kimenő modul: Számla létrehozásakor az ERP JSON-ként exportálja az adatokat, és az API validált XRechnung-ot ad vissza.
3. Monitoring: Az API válaszokat naplózzák, hogy nyomon követhessék, mely számlák validálása volt sikeres és hol fordultak elő hibák.

A teljes integráció egy héten belül élesbe állt — a meglévő ERP adatmodell módosítása nélkül.

Összegzés

Az e-számlák könyvelésbe való integrálása az a lépés, amely a jogszabályi kötelezettséget valódi termelékenységnövekedéssé változtatja. Akár DATEV-et, lexoffice-t, sevDesk-et vagy egyedi rendszert használ: egy API-alapú köztes szoftver, mint az invapi, áthidalja a szakadékot az Ön rendszere és a szükséges e-számla formátumok között. Tudjon meg többet az integrációs oldalon, és kezdje el az ingyenes csomaggal.