Obvezno e-fakturiranje od 2025.: Sto poduzeća trebaju znati

Uvođenje obveznog e-fakturiranja za B2B transakcije jedna je od najznačajnijih promjena u njemačkom računovodstvu u posljednjih nekoliko desetljeća. Zakonom o mogućnostima rasta (Wachstumschancengesetz), zakonodavac je postavio jasan plan.

Što se mijenja?

Od 1. siječnja 2025., sva poduzeća u Njemačkoj moraju biti u mogućnosti primati elektroničke račune u strukturiranom formatu. Izdavanje e-računa postat će obvezno u fazama:

Od 2025.: Sva B2B poduzeća moraju biti u mogućnosti primati e-račune
2025.–2026.: Prijelazna faza — sva poduzeća još uvijek smiju slati papirnate račune ili druge formate (npr. PDF) uz pristanak primatelja
Od 2027.: Izdavanje obvezno za poduzeća s prihodom iznad 800.000 € u prethodnoj godini. Manja poduzeća (prihod u prethodnoj godini ≤ 800.000 €) mogu nastaviti slati račune koji nisu e-računi do kraja 2027.
Od 2028.: Izdavanje obvezno za sva poduzeća

Iznimke: Mali poduzetnici koji koriste pravilo o malim poduzetnicima (Kleinunternehmerregelung, članak 19. UStG-a) trajno su izuzeti od obveze izdavanja (članak 34a UStDV-a). Također su izuzeti računi malih iznosa do 250 € bruto, računi potrošačima (B2C) i određene transakcije oslobođene poreza prema članku 4. br. 8–29 UStG-a.

Koji formati su prihvaćeni?

Samo formati koji su u skladu s europskim standardom EN 16931 kvalificiraju se kao e-računi:

XRechnung (UBL ili CII) — njemački standard
ZUGFeRD 2.x — hibridni format s XML-om ugrađenim u PDF
Peppol BIS Billing 3.0 — za prekogranične račune

Jednostavan PDF račun poslan e-poštom ne kvalificira se kao e-račun prema zakonu.

Što to znači za vaše poduzeće?

1. Osigurajte da možete primati e-račune

Vaše poduzeće mora biti u mogućnosti primati i obrađivati strukturirane e-račune. To znači:

XML datoteke (UBL/CII) moraju biti čitljive vašim sustavima
ZUGFeRD PDF-ovi moraju biti strojno obradivi
Podaci moraju protjecati u vaš računovodstveni sustav

2. Pripremite se za izdavanje

Ovisno o vašem prihodu iz prethodne godine, morat ćete izdavati e-račune od 2027. ili 2028.:

Podaci o računu moraju biti dostupni u strukturiranom formatu
Potrebna je konverzija u XRechnung ili ZUGFeRD
Validacija prema EN 16931 osigurava usklađenost

3. Prilagodite svoje procese

Pregledajte svoje postojeće radne tokove fakturiranja
Obučite svoje zaposlenike za postupanje s e-računima
Testirajte obradu s oglednim računima

Kako invapi može pomoći

invapi pruža API koji pokriva cijeli radni tok e-fakturiranja:

Digitalizacija: Automatski pretvorite PDF račune u strukturirane podatke
Konverzija: Pretvorite JSON u XRechnung, ZUGFeRD, UBL ili CII
Validacija: Provjerite e-račune prema EN 16931 i XRechnung pravilima

S besplatnim planom možete odmah započeti i obraditi 10 računa mjesečno.

Zaključak

Obvezno e-fakturiranje dolazi — i to se odnosi na svako poduzeće u Njemačkoj. Oni koji rano prilagode svoje sustave izbjeći će stres u zadnji trenutak i osigurati usklađenost. Iskoristite preostalo vrijeme za prelazak svojih procesa na e-fakturiranje.