Kreiranje ZUGFeRD računa: Vodič korak po korak

ZUGFeRD je jedan od najpopularnijih formata e-fakturiranja u Njemačkoj jer kombinira najbolje iz dva svijeta: vizualno čitljiv PDF račun i strojno čitljivu XML datoteku u jednom dokumentu. Ovaj vodič objašnjava kako kreirati usklađen ZUGFeRD račun.

Što je točno ZUGFeRD račun?

ZUGFeRD račun je PDF/A-3 dokument s ugrađenom CII XML datotekom (Cross-Industry Invoice). PDF sadrži vizualni prikaz računa, baš kao i tradicionalni PDF račun. Dodatno, XML datoteka ugrađena je kao privitak unutar PDF-a, a sadrži sve podatke računa u strukturiranom, strojno čitljivom formatu. Počevši od ZUGFeRD 2.1, ta datoteka nosi naziv factur-x.xml (u ZUGFeRD 2.0 zvala se zugferd-invoice.xml).

Prednost: primatelji bez specijaliziranog softvera vide normalan PDF račun. Primatelji sa sustavima za e-fakturiranje mogu automatski izvući i obraditi podatke.

ZUGFeRD profili

ZUGFeRD 2.x (trenutno verzija 2.4, koja odgovara Factur-X 1.08) nudi nekoliko profila koji se razlikuju po opsegu podataka koje sadrže:

Minimum

Sadrži samo osnovne podatke zaglavlja (broj računa, datum, ukupni iznos). Prikladan samo za potrebe arhiviranja, ne za automatiziranu obradu.

Basic WL (Without Lines)

Proširuje profil Minimum podacima o prodavatelju i kupcu te raščlambom PDV-a, ali ne uključuje pojedinačne stavke.

Basic

Kao Basic WL, ali sa stavkama. Ovo je prva razina koja omogućuje smislenu automatiziranu obradu.

EN 16931 (Comfort)

Preslikava potpuni europski model podataka EN 16931. Ovaj profil temelj je za zahtjeve obveznog e-fakturiranja i pokriva sva obvezna polja definirana europskim standardom.

Extended

Omogućuje dodatna polja izvan EN 16931, primjerice za zahtjeve specifične za industriju.

XRechnung

Poseban profil koji u potpunosti preslikava XRechnung CIUS, čineći ga prikladnim za račune javnim naručiteljima.

Za većinu slučajeva primjene preporučujemo barem profil EN 16931 (Comfort), jer ispunjava zakonske zahtjeve.

Obvezna polja u ZUGFeRD računu

Počevši od profila EN 16931 (Comfort), sljedeći osnovni podaci su obavezni:

• Broj računa (BT-1)
• Datum računa (BT-2)
• Kod valute (BT-5), npr. EUR
• Prodavatelj: naziv, adresa, PDV identifikacijski broj
• Kupac: naziv, adresa
• Stavke: opis, količina, jedinična cijena, stopa PDV-a
• Ukupni iznosi: neto iznos, PDV, bruto iznos
• Podaci o plaćanju: datum dospijeća, način plaćanja, IBAN

Korak po korak: Kreiranje ZUGFeRD računa

Korak 1: Strukturirajte podatke računa

Zabilježite sve podatke računa u strukturiranom formatu. S invapi-jem koristite JSON objekt koji sadrži sva relevantna polja — prodavatelj, kupac, stavke, iznosi i podaci o plaćanju.

Korak 2: Pripremite PDF

Kreirajte vizualni PDF račun s vašim uobičajenim izgledom i brendiranjem. PDF služi kao temelj i postat će PDF/A-3 spremnik. Pobrinite se da informacije u PDF-u odgovaraju XML podacima.

Korak 3: Generirajte CII XML

Strojno čitljiva XML datoteka mora biti u formatu UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Ručno kreiranje je sklono pogreškama — preporučuje se automatizirani alat ili API.

Korak 4: Ugradite XML u PDF

CII XML datoteka ugrađuje se kao privitak u PDF. PDF mora biti u skladu sa standardom PDF/A-3 i referencirati XML datoteku kao povezani privitak s ispravnim MIME tipom.

Korak 5: Validirajte

Prije slanja, trebali biste validirati generirani ZUGFeRD račun. Validacija provjerava i XML strukturu i usklađenost s poslovnim pravilima EN 16931.

Jednostavan način s invapi-jem

Koraci 3 do 5 mogu se automatizirati korištenjem invapi API-ja. Jednostavno pošaljite podatke računa kao JSON zajedno s PDF datotekom, a invapi generira potpuni, validirani ZUGFeRD račun.

Radni tok putem API-ja:

1. Kompajlirajte podatke računa kao JSON
2. Učitajte PDF i pošaljite ga zajedno s JSON-om na ZUGFeRD krajnju točku
3. Primite validirani ZUGFeRD PDF kao rezultat

API obavlja konverziju, ugradnju i validaciju. Možete odmah započeti s besplatnim planom.

Zaključak

ZUGFeRD računi kombiniraju najbolje iz oba svijeta: čitljivost za ljude i strojnu obradivost. Iako proces kreiranja zahtijeva više od jednostavnog generiranja PDF-a, može se u potpunosti automatizirati s pravim alatima. Upoznavanje sa ZUGFeRD-om sada znači biti dobro pripremljen za zahtjeve obveznog e-fakturiranja.