E-fakturiranje za male poduzetnike: Što trebate znati

Obvezno e-fakturiranje ne odnosi se samo na velike korporacije i srednja poduzeća. Mali poduzetnici koji koriste izuzeće za male poduzetnike prema članku 19. njemačkog Zakona o porezu na dodanu vrijednost (§ 19 UStG) također su uključeni. Mnogi samozaposleni i male tvrtke pogrešno pretpostavljaju da su izuzeti od ovog zahtjeva. U ovom članku pojašnjavamo pravila koja se primjenjuju i kako se možete pripremiti uz niske troškove.

Mali poduzetnici nisu izuzeti

Zakon o mogućnostima rasta (Wachstumschancengesetz), koji uvodi obvezno e-fakturiranje za B2B transakcije u Njemačkoj, ne predviđa iznimku za male poduzetnike. Obveza je vezana uz vrstu transakcije, a ne uz veličinu poduzeća ili njegov PDV status.

U praksi to znači: ako pružate usluge drugim poduzećima (B2B) kao mali poduzetnik, podliježete zahtjevu za e-fakturiranje. Samo su računi privatnim osobama (B2C) izuzeti.

Razlika: Izuzeće za male poduzetnike vs. zahtjev za e-fakturiranje

Izuzeće za male poduzetnike prema članku 19. njemačkog Zakona o porezu na dodanu vrijednost oslobađa vas obveze zaračunavanja i uplate PDV-a. Međutim, nema nikakve veze s formatom vaših računa. Čak i račun bez PDV-a mora se podnijeti u strukturiranom formatu e-računa od odgovarajućih rokova nadalje, pod uvjetom da je primatelj poduzeće.

Koji su rokovi?

Zakonodavac je uspostavio fazni vremenski plan koji manjim poduzećima daje prijelazno razdoblje:

Obveza primanja od 1. siječnja 2025.

Od početka 2025. sva poduzeća u Njemačkoj moraju biti u mogućnosti primati strukturirane e-račune. To se odnosi i na male poduzetnike. U praksi to znači da morate biti u mogućnosti prihvatiti i obraditi XML datoteke u XRechnung ili ZUGFeRD formatu.

Prijelazno razdoblje do kraja 2026.

Do 31. prosinca 2026., sva poduzeća bez obzira na prihod mogu nastaviti izdavati račune u drugim formatima. Papirnati računi dopušteni su bez pristanka primatelja. Drugi elektronički formati poput PDF-a smiju se koristiti samo uz pristanak primatelja.

Prijelazno razdoblje do kraja 2027.

Od 1. siječnja 2027. opće prijelazno razdoblje odnosi se samo na poduzeća s prihodom u prethodnoj godini do 800.000 EUR. Ta poduzeća mogu nastaviti izdavati druge račune (papirnate, PDF uz pristanak) do kraja 2027. Dodatno, sva poduzeća bez obzira na prihod mogu prenositi račune putem EDI postupaka do kraja 2027., čak i ako ti još ne ispunjavaju zahtjeve za e-račun prema EN 16931.

Potpuna obveza od 1. siječnja 2028.

Od 1. siječnja 2028. sva poduzeća, uključujući male poduzetnike, moraju izdavati e-račune u strukturiranom formatu za B2B transakcije. Neće više biti iznimaka.

Praktična priprema za male poduzetnike

Što biste trebali učiniti sada

1. Budite u mogućnosti primati e-račune: Postavite e-poštanski sandučić koji može rukovati XML privicima. Testirajte prijem XRechnung računa.
2. Strukturirajte podatke svojih računa: Pobrinite se da vaši računi sadrže sva obvezna polja, posebno referencu kupca.
3. Procijenite softver: Provjerite podržava li vaše trenutno rješenje za fakturiranje e-račune ili trebate dodatni alat.

Rješenja s niskim troškovima

Kao mali poduzetnik, želite izbjeći visoke troškove za novi softver. Postoji nekoliko opcija:

• Besplatni online alati: XRechnung Validator od invapi-ja provjerava vaše račune na usklađenost bez troškova.
• Rješenja temeljena na API-ju: S invapi API-jem možete automatski pretvarati i validirati račune. Besplatni plan uključuje 10 računa mjesečno, što je dovoljno za mnoge male poduzetnike.
• ZUGFeRD kao polazna točka: ZUGFeRD format kombinira ljudski čitljiv PDF s ugrađenim strukturiranim podacima. To može olakšati prijelaz, jer će vaši računi i dalje izgledati onako kako su uvijek izgledali.

Posebna razmatranja za račune oslobođene PDV-a

Kao mali poduzetnik, ne zaračunavate PDV. U e-računu, porezna kategorija mora biti označena kao E (Exempt), a porezna stopa mora biti postavljena na 0 %. Dodatno, polje BT-120 (tekst razloga oslobođenja od PDV-a) mora sadržavati referenci slobodnog teksta na izuzeće za male poduzetnike, primjerice: "PDV se ne zaračunava — izuzeće za male poduzetnike prema članku 19. UStG-a." Bez ovog razloga oslobođenja, validacija će odbiti račun, jer porezna kategorija E uvijek zahtijeva obrazloženje.

Zaključak

Obvezno e-fakturiranje ne zaobilazi male poduzetnike. Dobra vijest: još uvijek imate vremena za pripremu, a troškovi ne moraju biti visoki. Iskoristite prijelazna razdoblja za upoznavanje s formatima i oslonite se na besplatne ili pristupačne alate poput invapi-ja kako biste prijelaz učinili glatkim. Najbolje vrijeme za početak je danas — prijavite se za besplatni plan i pokušajte kreirati svoj prvi e-račun.