Créer des factures ZUGFeRD : guide étape par étape

ZUGFeRD est l'un des formats de facturation électronique les plus populaires en Allemagne car il combine le meilleur des deux mondes : une facture PDF visuellement lisible et un fichier XML lisible par machine dans un seul document. Ce guide explique comment créer une facture ZUGFeRD conforme.

Qu'est-ce qu'une facture ZUGFeRD exactement ?

Une facture ZUGFeRD est un document PDF/A-3 avec un fichier XML CII intégré (Cross-Industry Invoice). Le PDF contient la représentation visuelle de la facture, tout comme une facture PDF traditionnelle. En plus, un fichier XML est intégré en pièce jointe dans le PDF, contenant toutes les données de facturation dans un format structuré et lisible par machine. À partir de ZUGFeRD 2.1, ce fichier est nommé factur-x.xml (dans ZUGFeRD 2.0, il s'appelait encore zugferd-invoice.xml).

L'avantage : les destinataires sans logiciel spécialisé voient une facture PDF normale. Les destinataires disposant de systèmes de facturation électronique peuvent extraire et traiter automatiquement les données.

Profils ZUGFeRD

ZUGFeRD 2.x (actuellement en version 2.4, correspondant à Factur-X 1.08) propose plusieurs profils qui diffèrent par l'étendue des données qu'ils contiennent :

Minimum

Contient uniquement les données d'en-tête de base (numéro de facture, date, montant total). Adapté uniquement à des fins d'archivage, pas au traitement automatisé.

Basic WL (Without Lines)

Étend le profil Minimum avec les informations sur le vendeur et l'acheteur ainsi que les ventilations de TVA, mais n'inclut pas les lignes de détail individuelles.

Basic

Comme Basic WL, mais avec les lignes de détail. C'est le premier niveau qui permet un traitement automatisé significatif.

EN 16931 (Comfort)

Mappe le modèle de données européen complet EN 16931. Ce profil est la base des exigences de facturation électronique obligatoire et couvre tous les champs obligatoires définis par la norme européenne.

Extended

Permet des champs supplémentaires au-delà de EN 16931, par exemple pour des exigences spécifiques à un secteur d'activité.

XRechnung

Un profil spécial qui mappe intégralement la CIUS XRechnung, ce qui le rend adapté aux factures destinées aux autorités contractantes du secteur public.

Pour la plupart des cas d'utilisation, nous recommandons au minimum le profil EN 16931 (Comfort), car il répond aux exigences légales.

Champs obligatoires d'une facture ZUGFeRD

À partir du profil EN 16931 (Comfort), les données de base suivantes sont requises :

• Numéro de facture (BT-1)
• Date de facture (BT-2)
• Code devise (BT-5), par ex. EUR
• Vendeur : nom, adresse, identifiant TVA
• Acheteur : nom, adresse
• Lignes de détail : description, quantité, prix unitaire, taux de TVA
• Totaux : montant net, TVA, montant brut
• Informations de paiement : date d'échéance, mode de paiement, IBAN

Étape par étape : créer une facture ZUGFeRD

Étape 1 : Structurer les données de facturation

Saisissez toutes les données de facturation dans un format structuré. Avec invapi, vous utilisez un objet JSON contenant tous les champs pertinents — vendeur, acheteur, lignes de détail, montants et informations de paiement.

Étape 2 : Préparer le PDF

Créez une facture PDF visuelle avec votre mise en page et votre identité graphique habituelles. Le PDF sert de base et deviendra le conteneur PDF/A-3. Assurez-vous que les informations dans le PDF correspondent aux données XML.

Étape 3 : Générer le XML CII

Le fichier XML lisible par machine doit être au format UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Le créer manuellement est source d'erreurs — un outil automatisé ou une API est recommandé.

Étape 4 : Intégrer le XML dans le PDF

Le fichier XML CII est intégré en pièce jointe dans le PDF. Le PDF doit être conforme à la norme PDF/A-3 et référencer le fichier XML comme pièce jointe liée avec le type MIME correct.

Étape 5 : Valider

Avant l'envoi, vous devriez valider la facture ZUGFeRD générée. La validation vérifie à la fois la structure XML et la conformité aux règles métier EN 16931.

La méthode simple avec invapi

Les étapes 3 à 5 peuvent être automatisées grâce à l'API invapi. Soumettez simplement vos données de facturation en JSON accompagnées d'un fichier PDF, et invapi génère une facture ZUGFeRD complète et validée.

Le flux de travail via l'API :

1. Compiler les données de facturation en JSON
2. Télécharger le PDF et l'envoyer avec le JSON au point de terminaison ZUGFeRD
3. Recevoir un PDF ZUGFeRD validé en résultat

L'API gère la conversion, l'intégration et la validation. Vous pouvez commencer immédiatement avec le plan gratuit.

Conclusion

Les factures ZUGFeRD combinent le meilleur des deux mondes : la lisibilité humaine et l'exploitabilité machine. Bien que le processus de création nécessite plus que la simple génération d'un PDF, il peut être entièrement automatisé avec les bons outils. Se familiariser avec ZUGFeRD maintenant, c'est être bien préparé pour les exigences de facturation électronique obligatoire.