Facturación electrónica para pequeñas empresas: lo que necesita saber

La facturación electrónica obligatoria no se aplica solo a grandes corporaciones y medianas empresas. Las pequeñas empresas que utilizan la exención para pequeñas empresas según el artículo 19 de la Ley alemana del IVA (§ 19 UStG) también están incluidas. Muchos autónomos y pequeños negocios asumen erróneamente que están exentos de este requisito. En este artículo, aclaramos las reglas que se aplican y cómo puede prepararse de forma rentable.

Las pequeñas empresas no están exentas

La Ley de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz), que introduce la facturación electrónica obligatoria para transacciones B2B en Alemania, no hace ninguna excepción para las pequeñas empresas. La obligación está vinculada al tipo de transacción, no al tamaño de la empresa ni a su condición fiscal.

En la práctica, esto significa: si presta servicios a otras empresas (B2B) como pequeña empresa, está sujeto al requisito de facturación electrónica. Solo las facturas a particulares (B2C) están exentas.

La distinción: exención para pequeñas empresas vs. requisito de facturación electrónica

La exención para pequeñas empresas según el artículo 19 de la Ley alemana del IVA le libera de la obligación de cobrar y liquidar el IVA. Sin embargo, no tiene nada que ver con el formato de sus facturas. Incluso una factura sin IVA debe presentarse en formato estructurado de factura electrónica a partir de los plazos correspondientes, siempre que el destinatario sea una empresa.

¿Cuáles son los plazos?

El legislador ha establecido un calendario escalonado que concede a las empresas más pequeñas un periodo de transición:

Obligación de recepción a partir del 1 de enero de 2025

Desde principios de 2025, todas las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas. Esto también se aplica a las pequeñas empresas. En la práctica, esto significa que debe poder aceptar y procesar archivos XML en formato XRechnung o ZUGFeRD.

Periodo de transición hasta finales de 2026

Hasta el 31 de diciembre de 2026, todas las empresas independientemente de sus ingresos pueden seguir emitiendo facturas en otros formatos. Las facturas en papel están permitidas sin el consentimiento del destinatario. Otros formatos electrónicos como PDF solo pueden utilizarse con el consentimiento del destinatario.

Periodo de transición hasta finales de 2027

A partir del 1 de enero de 2027, el periodo general de transición solo se aplica a empresas con ingresos del ejercicio anterior de hasta 800.000 EUR. Estas empresas pueden seguir emitiendo otras facturas (papel, PDF con consentimiento) hasta finales de 2027. Además, todas las empresas independientemente de sus ingresos pueden transmitir facturas mediante procedimientos EDI hasta finales de 2027, incluso si estos aún no cumplen los requisitos de una factura electrónica según EN 16931.

Obligación completa a partir del 1 de enero de 2028

A partir del 1 de enero de 2028, todas las empresas, incluidas las pequeñas empresas, deben emitir facturas electrónicas en formato estructurado para transacciones B2B. No habrá más excepciones.

Preparación práctica para pequeñas empresas

Lo que debería hacer ahora

1. Poder recibir facturas electrónicas: Configure un buzón de correo electrónico que pueda manejar archivos adjuntos XML. Pruebe la recepción de una XRechnung.
2. Estructurar los datos de sus facturas: Asegúrese de que sus facturas contienen todos los campos obligatorios, en particular una referencia del comprador.
3. Evaluar el software: Compruebe si su solución de facturación actual admite facturas electrónicas o si necesita una herramienta adicional.

Soluciones rentables

Como pequeña empresa, quiere evitar altos costes por nuevo software. Hay varias opciones:

• Herramientas online gratuitas: El validador XRechnung de invapi comprueba sus facturas gratuitamente para verificar su conformidad.
• Soluciones basadas en API: Con la API de invapi, puede convertir y validar facturas automáticamente. El plan gratuito incluye 10 facturas al mes, lo cual es suficiente para muchas pequeñas empresas.
• ZUGFeRD como punto de partida: El formato ZUGFeRD combina un PDF legible con datos estructurados integrados. Esto puede facilitar la transición, ya que sus facturas seguirán teniendo el aspecto de siempre.

Consideraciones especiales para facturas exentas de IVA

Como pequeña empresa, usted no cobra IVA. En la factura electrónica, la categoría fiscal debe marcarse como E (Exenta), y el tipo impositivo debe establecerse en 0 %. Además, el campo BT-120 (texto del motivo de exención de IVA) debe contener una referencia en texto libre a la exención para pequeñas empresas, por ejemplo: "No se cobra IVA — exención para pequeñas empresas según el artículo 19 UStG." Sin este motivo de exención, la validación rechazará la factura, ya que la categoría fiscal E siempre requiere una justificación.

Conclusión

La facturación electrónica obligatoria no se detiene ante las pequeñas empresas. La buena noticia: todavía tiene tiempo para prepararse y los costes no tienen que ser elevados. Aproveche los periodos de transición para familiarizarse con los formatos y confíe en herramientas gratuitas o asequibles como invapi para hacer la transición sin problemas. El mejor momento para comenzar es hoy — regístrese en el plan gratuito y pruebe a crear su primera factura electrónica.