Επικύρωση XRechnung: Τα 10 Πιο Συνηθισμένα Σφάλματα και Πώς να τα Διορθώσετε
Επικύρωση XRechnung: Τα 10 Πιο Συνηθισμένα Σφάλματα και Πώς να τα Διορθώσετε
Όποιος δημιουργεί και επικυρώνει ένα XRechnung για πρώτη φορά θα συναντήσει σχεδόν σίγουρα κρυπτικά μηνύματα σφαλμάτων. Κωδικοί όπως BR-DE-15, BR-CO-17 ή BR-S-08 δεν είναι ακριβώς αυτονόητοι. Ωστόσο, τα περισσότερα από αυτά τα σφάλματα έχουν απλές αιτίες που μπορούν να διορθωθούν γρήγορα. Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε τα δέκα πιο συνηθισμένα σφάλματα επικύρωσης σε απλή γλώσσα και δείχνουμε πώς να τα επιλύσετε.
Γιατί η Επικύρωση Είναι Απαραίτητη
Το XRechnung βασίζεται στο ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931. Αυτό το πρότυπο ορίζει όχι μόνο τη μορφή αλλά και δεσμευτικούς επιχειρηματικούς κανόνες. Κάθε κανόνας έχει έναν μοναδικό κωδικό που ξεκινά με BR (Business Rule). Πρόσθετοι κανόνες ειδικοί για τη Γερμανία φέρουν το πρόθεμα BR-DE. Ένα τιμολόγιο θεωρείται συμβατό μόνο όταν πληρούνται όλοι οι κανόνες. Τα συστήματα παραλαβής — ειδικά αυτά που χρησιμοποιούνται από κυβερνητικές υπηρεσίες — απορρίπτουν αυτόματα τα μη συμβατά τιμολόγια.
Τα 10 Πιο Συνηθισμένα Σφάλματα
1. BR-DE-15: Ελλιπής Αναφορά Αγοραστή (Leitweg-ID)
Αυτό είναι το πιο συχνά εμφανιζόμενο σφάλμα. Το XRechnung απαιτεί αναφορά αγοραστή στο πεδίο BuyerReference. Για τιμολόγια προς αναθέτουσες αρχές του δημοσίου τομέα, αυτή είναι η Leitweg-ID. Σε συναλλαγές B2B, μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποιαδήποτε συμφωνημένη τιμή αναφοράς, αλλά το πεδίο δεν πρέπει ποτέ να είναι κενό.
Λύση: Εισαγάγετε τη Leitweg-ID του παραλήπτη ή έναν συμφωνημένο αριθμό αναφοράς.
2. BR-CO-17: Εσφαλμένος Υπολογισμός ΦΠΑ
Ο BR-CO-17 ελέγχει αν το ποσό φόρου ανά φορολογική κατηγορία (BT-117) έχει υπολογιστεί σωστά: ποσό φόρου = φορολογική βάση (BT-116) x φορολογικός συντελεστής (BT-119) / 100, στρογγυλοποιημένο σε δύο δεκαδικά ψηφία. Ακόμη και ελάχιστες διαφορές στρογγυλοποίησης θα ενεργοποιήσουν αυτό το σφάλμα.
Λύση: Υπολογίστε τον ΦΠΑ χωριστά για κάθε φορολογική κατηγορία από τη φορολογική βάση και τον φορολογικό συντελεστή, και στρογγυλοποιήστε σε δύο δεκαδικά ψηφία μόνο στο τέλος. Αποφύγετε ενδιάμεσες στρογγυλοποιήσεις σε επίπεδο αναλυτικών στοιχείων.
3. BR-DE-05: Ελλιπές Όνομα Επαφής Πωλητή
Η γερμανική επέκταση XRechnung απαιτεί να παρέχεται ένα όνομα επαφής στην ενότητα «Επαφή Πωλητή» (BG-6) — συγκεκριμένα, ένα σημείο επαφής πωλητή (BT-41). Ο BR-DE-02 καθιστά υποχρεωτική ολόκληρη την ομάδα επαφών, και ο BR-DE-05 απαιτεί συγκεκριμένα το όνομα επαφής.
Λύση: Συμπληρώστε το cac:Contact/cbc:Name με το όνομα ενός υπεύθυνου επικοινωνίας ή τμήματος.
4. BR-DE-06: Ελλιπής Αριθμός Τηλεφώνου Επαφής Πωλητή
Ο κανόνας BR-DE-06 απαιτεί να παρέχεται αριθμός τηλεφώνου για τον πωλητή στην ενότητα επαφών (BT-42, Αριθμός τηλεφώνου επαφής πωλητή).
Λύση: Συμπληρώστε το στοιχείο cac:Contact/cbc:Telephone.
5. BR-DE-07: Ελλιπής Διεύθυνση Email Επαφής Πωλητή
Ο κανόνας BR-DE-07 απαιτεί ο πωλητής να παρέχει μια διεύθυνση email στην ενότητα επαφών (BT-43, Διεύθυνση email επαφής πωλητή).
Λύση: Συμπληρώστε το στοιχείο cac:Contact/cbc:ElectronicMail για τον πωλητή.
6. BR-S-08: Ασυμφωνία Φορολογικής Βάσης
Αυτό το σφάλμα υποδεικνύει ότι το καθαρό σύνολο μιας φορολογικής κατηγορίας δεν ταιριάζει με το άθροισμα των σχετικών αναλυτικών στοιχείων.
Λύση: Βεβαιωθείτε ότι το άθροισμα όλων των καθαρών ποσών αναλυτικών στοιχείων ταιριάζει ακριβώς με την τιμή στη φορολογική σύνοψη (Tax Subtotal).
7. BR-DE-16: Ελλιπής Φορολογική Ταυτοποίηση Πωλητή
Ο BR-DE-16 απαιτεί να παρέχεται τουλάχιστον ένα από τα ακόλουθα στοιχεία: ο αριθμός ΦΠΑ (BT-31, Αναγνωριστικό ΦΠΑ πωλητή), ο αριθμός φορολογικού μητρώου (BT-32, Αναγνωριστικό φορολογικού μητρώου πωλητή) ή ένας φορολογικός εκπρόσωπος (BG-11, Φορολογικός Εκπρόσωπος Πωλητή).
Λύση: Εισαγάγετε είτε τον αριθμό ΦΠΑ σας στη μορφή DE123456789 στο BT-31 είτε τον αριθμό φορολογικού μητρώου σας στο BT-32. Τουλάχιστον ένα από τα δύο είναι υποχρεωτικό.
8. BR-CL-01: Μη Έγκυρος Κωδικός Τύπου Τιμολογίου
Ο τύπος τιμολογίου πρέπει να αντιστοιχεί σε έγκυρο κωδικό UNTDID 1001. Για ένα τυπικό τιμολόγιο, ο κωδικός είναι 380· για πιστωτικό σημείωμα, είναι 381. Άλλοι συνηθισμένοι κωδικοί περιλαμβάνουν τον 389 (αυτο-τιμολόγηση) και τον 384 (διορθωμένο τιμολόγιο).
Λύση: Χρησιμοποιήστε τον σωστό κωδικό από τον κατάλογο κωδικών UNTDID 1001.
9. BR-CO-10: Ασυνεπή Σύνολα
Ο BR-CO-10 ελέγχει αν το άθροισμα των καθαρών ποσών αναλυτικών στοιχείων (BT-106) ταιριάζει με το σύνολο των μεμονωμένων καθαρών ποσών αναλυτικών στοιχείων (BT-131). Μαζί με σχετικούς κανόνες, εξασφαλίζει ότι το συνολικό ποσό εκτός ΦΠΑ (BT-109) = σύνολο αναλυτικών στοιχείων (BT-106) - εκπτώσεις (BT-107) + χρεώσεις (BT-108).
Λύση: Ελέγξτε τους υπολογισμούς συνόλων: το άθροισμα όλων των καθαρών ποσών αναλυτικών στοιχείων πρέπει να ισούται ακριβώς με BT-106, και BT-106 μείον εκπτώσεις συν χρεώσεις πρέπει να ισούται με το συνολικό καθαρό ποσό (BT-109).
10. BR-DE-01: Ελλιπείς Οδηγίες Πληρωμής
Το γερμανικό XRechnung απαιτεί τη συμπλήρωση της ομάδας «Οδηγίες Πληρωμής» (BG-16). Αυτό περιλαμβάνει τουλάχιστον τον καθορισμό ενός κωδικού τύπου μέσου πληρωμής (BT-81), όπως τραπεζικό έμβασμα (κωδικός 30 ή 58). Ανάλογα με τη μέθοδο πληρωμής, πρέπει να παρέχονται πρόσθετα στοιχεία όπως το IBAN (BG-17).
Λύση: Προσθέστε τις οδηγίες πληρωμής στο BG-16 με τον κατάλληλο κωδικό μέσου πληρωμής και τα σχετικά στοιχεία (π.χ. IBAN για τραπεζικά εμβάσματα). Προαιρετικά, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε όρους πληρωμής ως ελεύθερο κείμενο στο PaymentTerms/Note (BT-20).
Πώς να Αποφύγετε Σφάλματα εξ Αρχής
Ο ευκολότερος τρόπος για να αποφύγετε σφάλματα επικύρωσης είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο που ελέγχει τους κανόνες αυτόματα. Με τον δωρεάν Επικυρωτή XRechnung του invapi, μπορείτε να επικυρώσετε τα αρχεία XML σας απευθείας στον browser σύμφωνα με όλους τους κανόνες EN 16931 και XRechnung. Τα μηνύματα σφαλμάτων παρουσιάζονται σε σαφή μορφή με συγκεκριμένες οδηγίες για τη διόρθωσή τους.
Εναλλακτικά, μπορείτε να ενσωματώσετε το API του invapi απευθείας στη ροή εργασίας τιμολόγησής σας για αυτόματη δημιουργία, μετατροπή και επικύρωση τιμολογίων πριν την αποστολή τους.
Συμπέρασμα
Τα σφάλματα επικύρωσης XRechnung μπορεί να φαίνονται εκφοβιστικά με την πρώτη ματιά, αλλά σχεδόν πάντα μπορούν να αποδοθούν σε ελλιπή υποχρεωτικά πεδία ή ζητήματα στρογγυλοποίησης. Η γνώση των πιο συνηθισμένων σφαλμάτων και η χρήση ενός καλού εργαλείου επικύρωσης εξοικονομεί χρόνο και εξασφαλίζει τη συμμόρφωση. Δοκιμάστε τον δωρεάν Επικυρωτή invapi και στείλτε το επόμενο XRechnung σας χωρίς σφάλματα.