Δημιουργία Τιμολογίων ZUGFeRD: Οδηγός Βήμα προς Βήμα

Το ZUGFeRD είναι μία από τις πιο δημοφιλείς μορφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης στη Γερμανία, επειδή συνδυάζει τα καλύτερα δύο κόσμων: ένα οπτικά αναγνώσιμο τιμολόγιο PDF και ένα μηχανικά αναγνώσιμο αρχείο XML σε ένα ενιαίο έγγραφο. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να δημιουργήσετε ένα συμβατό τιμολόγιο ZUGFeRD.

Τι Ακριβώς Είναι ένα Τιμολόγιο ZUGFeRD;

Ένα τιμολόγιο ZUGFeRD είναι ένα έγγραφο PDF/A-3 με ενσωματωμένο αρχείο CII XML (Cross-Industry Invoice). Το PDF περιέχει την οπτική αναπαράσταση του τιμολογίου, ακριβώς όπως ένα παραδοσιακό τιμολόγιο PDF. Επιπλέον, ένα αρχείο XML ενσωματώνεται ως συνημμένο μέσα στο PDF, που περιέχει όλα τα δεδομένα τιμολογίου σε δομημένη, μηχανικά αναγνώσιμη μορφή. Από το ZUGFeRD 2.1 και μετά, αυτό το αρχείο ονομάζεται factur-x.xml (στο ZUGFeRD 2.0 ονομαζόταν ακόμα zugferd-invoice.xml).

Το πλεονέκτημα: παραλήπτες χωρίς εξειδικευμένο λογισμικό βλέπουν ένα κανονικό τιμολόγιο PDF. Παραλήπτες με συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορούν αυτόματα να εξάγουν και να επεξεργαστούν τα δεδομένα.

Προφίλ ZUGFeRD

Το ZUGFeRD 2.x (τρέχουσα έκδοση 2.4, αντίστοιχη του Factur-X 1.08) προσφέρει αρκετά προφίλ που διαφέρουν στο εύρος των δεδομένων που περιέχουν:

Minimum

Περιέχει μόνο βασικά δεδομένα κεφαλίδας (αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, συνολικό ποσό). Κατάλληλο μόνο για σκοπούς αρχειοθέτησης, όχι για αυτοματοποιημένη επεξεργασία.

Basic WL (Without Lines)

Επεκτείνει το προφίλ Minimum με πληροφορίες πωλητή και αγοραστή καθώς και αναλύσεις ΦΠΑ, αλλά δεν περιλαμβάνει μεμονωμένα αναλυτικά στοιχεία.

Basic

Όπως το Basic WL, αλλά με αναλυτικά στοιχεία. Αυτό είναι το πρώτο επίπεδο που επιτρέπει ουσιαστική αυτοματοποιημένη επεξεργασία.

EN 16931 (Comfort)

Αντιστοιχίζει το πλήρες ευρωπαϊκό μοντέλο δεδομένων EN 16931. Αυτό το προφίλ αποτελεί τη βάση για τις υποχρεωτικές απαιτήσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης και καλύπτει όλα τα υποχρεωτικά πεδία που ορίζονται από το ευρωπαϊκό πρότυπο.

Extended

Επιτρέπει πρόσθετα πεδία πέραν του EN 16931, για παράδειγμα για ειδικές απαιτήσεις κλάδου.

XRechnung

Ένα ειδικό προφίλ που αντιστοιχίζει πλήρως τη CIUS XRechnung, καθιστώντας το κατάλληλο για τιμολόγια προς αναθέτουσες αρχές του δημοσίου τομέα.

Για τις περισσότερες περιπτώσεις χρήσης, συνιστούμε τουλάχιστον το προφίλ EN 16931 (Comfort), καθώς πληροί τις νομικές απαιτήσεις.

Απαιτούμενα Πεδία σε Τιμολόγιο ZUGFeRD

Ξεκινώντας από το προφίλ EN 16931 (Comfort), απαιτούνται τα ακόλουθα βασικά δεδομένα:

• Αριθμός τιμολογίου (BT-1)
• Ημερομηνία τιμολογίου (BT-2)
• Κωδικός νομίσματος (BT-5), π.χ. EUR
• Πωλητής: όνομα, διεύθυνση, αριθμός ΦΠΑ
• Αγοραστής: όνομα, διεύθυνση
• Αναλυτικά στοιχεία: περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας, συντελεστής ΦΠΑ
• Σύνολα: καθαρό ποσό, ΦΠΑ, μικτό ποσό
• Πληροφορίες πληρωμής: ημερομηνία λήξης, μέθοδος πληρωμής, IBAN

Βήμα προς Βήμα: Δημιουργία Τιμολογίου ZUGFeRD

Βήμα 1: Δομήστε τα Δεδομένα Τιμολογίου

Καταγράψτε όλα τα δεδομένα τιμολογίου σε δομημένη μορφή. Με το invapi, χρησιμοποιείτε ένα αντικείμενο JSON που περιέχει όλα τα σχετικά πεδία — πωλητής, αγοραστής, αναλυτικά στοιχεία, ποσά και πληροφορίες πληρωμής.

Βήμα 2: Προετοιμάστε το PDF

Δημιουργήστε ένα οπτικό τιμολόγιο PDF με τη συνήθη διάταξη και εταιρική ταυτότητά σας. Το PDF χρησιμεύει ως βάση και θα γίνει ο περιέκτης PDF/A-3. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στο PDF ταιριάζουν με τα δεδομένα XML.

Βήμα 3: Δημιουργήστε το CII XML

Το μηχανικά αναγνώσιμο αρχείο XML πρέπει να είναι στη μορφή UN/CEFACT Cross-Industry Invoice. Η χειροκίνητη δημιουργία αυτού είναι επιρρεπής σε σφάλματα — συνιστάται ένα αυτοματοποιημένο εργαλείο ή API.

Βήμα 4: Ενσωματώστε το XML στο PDF

Το αρχείο CII XML ενσωματώνεται ως συνημμένο στο PDF. Το PDF πρέπει να συμμορφώνεται με το πρότυπο PDF/A-3 και να αναφέρει το αρχείο XML ως συνδεδεμένο συνημμένο με τον σωστό τύπο MIME.

Βήμα 5: Επικύρωση

Πριν την αποστολή, θα πρέπει να επικυρώσετε το δημιουργημένο τιμολόγιο ZUGFeRD. Η επικύρωση ελέγχει τόσο τη δομή XML όσο και τη συμμόρφωση με τους επιχειρηματικούς κανόνες EN 16931.

Ο Εύκολος Τρόπος με το invapi

Τα βήματα 3 έως 5 μπορούν να αυτοματοποιηθούν χρησιμοποιώντας το API του invapi. Απλά υποβάλετε τα δεδομένα τιμολογίου σας ως JSON μαζί με ένα αρχείο PDF, και το invapi δημιουργεί ένα πλήρες, επικυρωμένο τιμολόγιο ZUGFeRD.

Η ροή εργασίας μέσω του API:

1. Συγκεντρώστε τα δεδομένα τιμολογίου ως JSON
2. Μεταφορτώστε το PDF και στείλτε το μαζί με το JSON στο endpoint ZUGFeRD
3. Λάβετε ένα επικυρωμένο ZUGFeRD PDF ως αποτέλεσμα

Το API χειρίζεται τη μετατροπή, την ενσωμάτωση και την επικύρωση. Μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως με το δωρεάν πρόγραμμα.

Συμπέρασμα

Τα τιμολόγια ZUGFeRD συνδυάζουν τα καλύτερα δύο κόσμων: ανθρώπινη αναγνωσιμότητα και μηχανική επεξεργασιμότητα. Ενώ η διαδικασία δημιουργίας απαιτεί κάτι περισσότερο από τη δημιουργία ενός απλού PDF, μπορεί να αυτοματοποιηθεί πλήρως με τα σωστά εργαλεία. Η εξοικείωση με το ZUGFeRD τώρα σημαίνει καλή προετοιμασία για τις υποχρεωτικές απαιτήσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης.