Validace XRechnung: 10 nejčastějších chyb a jak je opravit
Validace XRechnung: 10 nejčastějších chyb a jak je opravit
Každý, kdo poprvé vytváří a validuje XRechnung, téměř jistě narazí na kryptické chybové zprávy. Kódy jako BR-DE-15, BR-CO-17 nebo BR-S-08 nejsou zrovna samovysvětlující. Přesto má většina těchto chyb jednoduché příčiny, které lze rychle opravit. V tomto článku vysvětlujeme deset nejčastějších validačních chyb srozumitelným jazykem a ukazujeme, jak je vyřešit.
Proč je validace nezbytná
XRechnung je založen na evropské normě EN 16931. Tato norma definuje nejen formát, ale také závazná obchodní pravidla. Každé pravidlo má jedinečný kód začínající na BR (Business Rule). Další pravidla specifická pro Německo nesou předponu BR-DE. Faktura je považována za vyhovující teprve tehdy, když jsou splněna všechna pravidla. Přijímací systémy — zejména ty používané státní správou — automaticky odmítají nevyhovující faktury.
10 nejčastějších chyb
1. BR-DE-15: Chybějící odkaz na kupujícího (Leitweg-ID)
Toto je nejčastěji se vyskytující chyba. XRechnung vyžaduje odkaz na kupujícího v poli BuyerReference. U faktur veřejným zadavatelům se jedná o Leitweg-ID. V B2B transakcích lze použít jakoukoli dohodnutou referenční hodnotu, ale pole nesmí být nikdy prázdné.
Řešení: Zadejte Leitweg-ID příjemce nebo dohodnuté referenční číslo.
2. BR-CO-17: Nesprávný výpočet DPH
BR-CO-17 kontroluje, zda byla daňová částka pro každou kategorii daně (BT-117) správně vypočtena: daňová částka = základ daně (BT-116) x sazba daně (BT-119) / 100, zaokrouhleno na dvě desetinná místa. I minimální zaokrouhlovací rozdíly spustí tuto chybu.
Řešení: Vypočítejte DPH samostatně pro každou kategorii daně ze základu daně a sazby daně a zaokrouhlujte na dvě desetinná místa až na konci. Vyhněte se mezizaokrouhlování na úrovni řádkových položek.
3. BR-DE-05: Chybějící jméno kontaktní osoby prodávajícího
Německé rozšíření XRechnung vyžaduje, aby v sekci „Kontakt prodávajícího" (BG-6) bylo uvedeno jméno kontaktní osoby — konkrétně kontaktní bod prodávajícího (BT-41). BR-DE-02 činí celou kontaktní skupinu povinnou a BR-DE-05 konkrétně vyžaduje jméno kontaktu.
Řešení: Vyplňte cac:Contact/cbc:Name jménem kontaktní osoby nebo oddělení.
4. BR-DE-06: Chybějící telefonní číslo kontaktu prodávajícího
Pravidlo BR-DE-06 vyžaduje, aby v kontaktní sekci bylo uvedeno telefonní číslo prodávajícího (BT-42, telefonní číslo kontaktu prodávajícího).
Řešení: Vyplňte element cac:Contact/cbc:Telephone.
5. BR-DE-07: Chybějící e-mailová adresa kontaktu prodávajícího
Pravidlo BR-DE-07 vyžaduje, aby prodávající uvedl v kontaktní sekci e-mailovou adresu (BT-43, e-mailová adresa kontaktu prodávajícího).
Řešení: Vyplňte element cac:Contact/cbc:ElectronicMail pro prodávajícího.
6. BR-S-08: Nesoulad základu daně
Tato chyba indikuje, že čistý součet kategorie daně neodpovídá součtu souvisejících řádkových položek.
Řešení: Ujistěte se, že součet všech čistých částek řádkových položek přesně odpovídá hodnotě v souhrnu daně (Tax Subtotal).
7. BR-DE-16: Chybějící daňová identifikace prodávajícího
BR-DE-16 vyžaduje, aby byl uveden alespoň jeden z následujících údajů: DIČ (BT-31, identifikátor DPH prodávajícího), daňové registrační číslo (BT-32, identifikátor daňové registrace prodávajícího) nebo daňový zástupce (BG-11, daňový zástupce prodávajícího).
Řešení: Zadejte buď vaše DIČ ve formátu DE123456789 do BT-31, nebo vaše daňové registrační číslo do BT-32. Alespoň jedno z obou je povinné.
8. BR-CL-01: Neplatný kód typu faktury
Typ faktury musí odpovídat platnému kódu UNTDID 1001. Pro standardní fakturu je kód 380; pro dobropis 381. Další běžné kódy zahrnují 389 (samofakturace) a 384 (opravená faktura).
Řešení: Použijte správný kód ze seznamu kódů UNTDID 1001.
9. BR-CO-10: Nekonzistentní součty
BR-CO-10 kontroluje, zda součet čistých částek řádkových položek (BT-106) odpovídá celku jednotlivých čistých částek řádkových položek (BT-131). Společně s příbuznými pravidly zajišťuje, že celková částka bez DPH (BT-109) = součet řádkových položek (BT-106) - slevy (BT-107) + přirážky (BT-108).
Řešení: Přezkontrolujte výpočty součtů: součet všech čistých částek řádkových položek musí přesně odpovídat BT-106 a BT-106 minus slevy plus přirážky se musí rovnat celkové čisté částce (BT-109).
10. BR-DE-01: Chybějící platební instrukce
Německý XRechnung vyžaduje vyplnění skupiny „Platební instrukce" (BG-16). Ta zahrnuje alespoň uvedení kódu typu platebního prostředku (BT-81), jako je bankovní převod (kód 30 nebo 58). V závislosti na platební metodě musí být uvedeny další údaje jako IBAN (BG-17).
Řešení: Přidejte platební instrukce v BG-16 s příslušným kódem platebního prostředku a souvisejícími údaji (např. IBAN pro bankovní převody). Volitelně můžete zahrnout i platební podmínky jako volný text v PaymentTerms/Note (BT-20).
Jak se vyhnout chybám od začátku
Nejjednodušší způsob, jak se vyhnout validačním chybám, je použít nástroj, který automaticky kontroluje pravidla. S bezplatným XRechnung Validátorem od invapi můžete validovat své XML soubory přímo v prohlížeči proti všem pravidlům EN 16931 a XRechnung. Chybové zprávy jsou prezentovány v přehledném formátu s konkrétním návodem na opravu.
Alternativně můžete integrovat invapi API přímo do svého fakturačního pracovního postupu a automaticky vytvářet, konvertovat a validovat faktury před jejich odesláním.
Závěr
Validační chyby XRechnung mohou na první pohled působit zastrašujícně, ale téměř vždy je lze vysledovat k chybějícím povinným polím nebo problémům se zaokrouhlováním. Znalost nejčastějších chyb a použití dobrého validačního nástroje šetří čas a zajišťuje soulad s předpisy. Vyzkoušejte bezplatný invapi Validátor a odešlete svou další XRechnung bez chyb.