Příjem e-faktur: Jak připravit vaši firmu

Od 1. ledna 2025 musí být každá firma v Německu schopna přijímat elektronické faktury ve strukturovaném formátu. Co přesně znamená „příjem" a jaké požadavky musíte splnit? Tento článek přináší praktický návod.

Co znamená povinnost přijímat?

Zákon o růstových příležitostech (Wachstumschancengesetz) udal směr: od roku 2025 musí být všechny firmy v B2B sektoru schopny přijímat strukturované e-faktury. Důležité rozlišení: jednoduchá PDF faktura zaslaná e-mailem nesplňuje zákonnou definici e-faktury. Akceptovány jsou pouze formáty vyhovující evropské normě EN 16931 — konkrétně XRechnung (UBL/CII) a ZUGFeRD 2.x.

Poznámka: Německé spolkové ministerstvo financí (BMF) objasnilo, že povinnost přijímat nevyžaduje automatizované elektronické zpracování. Zpočátku postačuje e-mailová schránka schopná přijímat e-faktury. Přijaté originální soubory však musí být archivovány v nezměnitelné podobě v souladu s GoBD (německé zásady řádného vedení účetnictví a uchovávání dat) — v praxi se nicméně doporučuje automatizované zpracování, abyste plně využili výhod e-fakturace.

Povinnost přijímat se vztahuje na všechny firmy bez ohledu na velikost nebo odvětví. I drobní podnikatelé a osoby samostatně výdělečně činné musí být schopni přijímat e-faktury, pokud jim je jejich firemní zákazníci zasílají.

„Příjem" — Co je vyžadováno, co je doporučeno?

Z právního hlediska je pro příjem e-faktur dostačující e-mailová schránka. V praxi byste však měli jít výrazně nad rámec minima, abyste e-faktury efektivně zpracovávali a plně využili výhod digitalizace:

Technický příjem

Musíte být schopni podporovat běžné přenosové kanály:

E-mail: Nejčastější kanál. E-faktury jsou doručovány jako XML přílohy nebo ZUGFeRD PDF prostřednictvím e-mailu.
Síť Peppol: Zejména ve veřejném sektoru a u větších firem se Peppol prosazuje jako standardizovaná přenosová síť.
Nahrávací portály: Některé firmy poskytují dodavatelské portály, prostřednictvím kterých lze e-faktury nahrávat.

Automatizované zpracování (doporučeno)

Ačkoli není právně vyžadováno, automatizované zpracování je v praxi nepostradatelné pro realizaci efektivních přínosů e-fakturace. To znamená:

Parsování XML: Strukturovaná data z UBL nebo CII XML souborů musí být extrahována.
Čtení ZUGFeRD: U ZUGFeRD PDF musí být extrahován a zpracován vložený XML soubor.
Mapování dat: Čísla faktur, částky, sazby daně a řádkové položky musí být přeneseny do vašeho systému.

Archivace v nezměnitelné podobě

Přijaté e-faktury musí být archivovány v nezměnitelné podobě v souladu s GoBD (německé zásady řádného vedení a uchovávání knih, záznamů a dokumentů). To znamená: originální soubor (XML nebo ZUGFeRD PDF) musí být uchován v nezměněném stavu — papírový výtisk není dostatečný.

Které systémy je třeba aktualizovat?

Příjem faktur

Vaše schránka pro příjem faktur musí být schopna rozpoznat XML soubory a ZUGFeRD PDF a správně je směrovat. Nastavte vyhrazenou e-mailovou schránku (např. faktury@vasefirma.cz), která bude sloužit jako centrální přijímací kanál.

Účetní software

Zkontrolujte, zda váš účetní software umí importovat formáty e-faktur. Mnoho moderních řešení jako DATEV, Lexoffice a sevDesk již podporuje XRechnung a ZUGFeRD. Pokud to vaše řešení neumí, budete potřebovat mezičlánek, který XML převede do importovatelného formátu.

Správa dokumentů

Váš DMS by měl být schopen archivovat XML soubory a ZUGFeRD PDF a ideálně indexovat strukturovaná data pro účely vyhledávání a přiřazování.

Časté problémy

Rozmanitost formátů

Vaši dodavatelé budou používat různé formáty — UBL, CII, ZUGFeRD s různými profily. Váš systém musí být schopen zvládnout všechny běžné varianty.

Validace příchozích faktur

Ne každá přijatá e-faktura bude nutně správná. Validujte příchozí faktury podle EN 16931, abyste včas zachytili chyby a odmítli chybné faktury.

Integrace do stávajících pracovních postupů

E-faktury musí být integrovány do vašich stávajících schvalovacích a platebních pracovních postupů. Pečlivě naplánujte napojení na váš ERP nebo účetní systém.

Jak invapi pomáhá s příjmem

invapi poskytuje nástroje, které výrazně zjednodušují příjem a zpracování e-faktur:

Parsování UBL/CII: Převod přijatých XML faktur do jednotného JSON formátu, který lze snadno integrovat do vašich systémů.
Čtení ZUGFeRD: Extrakce vloženého XML souboru ze ZUGFeRD PDF a získání strukturovaných fakturačních dat jako JSON.
Validace: Automatická validace příchozích e-faktur podle EN 16931 a pravidel XRechnung před dalším zpracováním.
Digitalizace PDF: I tradiční PDF faktury, které dosud nejsou ve formátu e-faktury, lze převést na strukturovaná data pomocí extrakčních schopností invapi.

Všechny funkce jsou dostupné přes API a lze je integrovat do stávajících systémů. Otestujte zpracování s bezplatným plánem.

Kontrolní seznam: Jste připraveni?

Centrální e-mailová schránka pro příjem faktur nastavena
Účetní software podporuje XRechnung a ZUGFeRD
Parsování XML a import dat jsou funkční
Archivace originálních souborů v nezměnitelné podobě zajištěna
Validace příchozích faktur implementována
Zaměstnanci proškoleni v práci s e-fakturami

Závěr

Povinnost přijímat e-faktury není nějaká volitelná budoucí vyhlídka — již platí. Firmy, které včas přizpůsobí své systémy, těží z efektivnějších procesů a vyhnou se rizikům z nedodržení předpisů. Porovnejte svou stávající infrastrukturu s kontrolním seznamem a odstraňte případné nedostatky dříve, než vám vaši obchodní partneři začnou ve větším počtu zasílat e-faktury.