Povinná e-fakturace od roku 2025: Co potřebují firmy vědět

Zavedení povinné e-fakturace pro B2B transakce je jednou z nejvýznamnějších změn v německém účetnictví za poslední desetiletí. Zákonem o růstových příležitostech (Wachstumschancengesetz) stanovil zákonodárce jasný plán.

Co se mění?

Od 1. ledna 2025 musí být všechny firmy v Německu schopny přijímat elektronické faktury ve strukturovaném formátu. Povinnost vystavování e-faktur bude zaváděna postupně:

Od roku 2025: Všechny B2B firmy musí být schopny přijímat e-faktury
2025–2026: Přechodné období — všechny firmy mohou stále zasílat papírové faktury nebo jiné formáty (např. PDF) se souhlasem příjemce
Od roku 2027: Povinnost vystavování pro firmy s obratem přesahujícím 800 000 € v předchozím roce. Menší firmy (obrat v předchozím roce ≤ 800 000 €) mohou pokračovat v zasílání jiných než e-faktur do konce roku 2027
Od roku 2028: Povinnost vystavování pro všechny firmy

Výjimky: Drobní podnikatelé využívající Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) jsou trvale osvobozeni od povinnosti vystavování (§ 34a UStDV). Dále jsou osvobozeny faktury na malé částky do 250 € brutto, faktury spotřebitelům (B2C) a určité transakce osvobozené od daně podle § 4 č. 8–29 UStG.

Které formáty jsou akceptovány?

Jako e-faktura jsou uznávány pouze formáty, které splňují evropskou normu EN 16931:

XRechnung (UBL nebo CII) — německý standard
ZUGFeRD 2.x — hybridní formát s XML vloženým do PDF
Peppol BIS Billing 3.0 — pro přeshraniční faktury

Jednoduchá PDF faktura zaslaná e-mailem nesplňuje zákonnou definici e-faktury.

Co to znamená pro vaši firmu?

1. Zajistěte schopnost přijímat e-faktury

Vaše firma musí být schopna přijímat a zpracovávat strukturované e-faktury. To znamená:

XML soubory (UBL/CII) musí být čitelné vašimi systémy
ZUGFeRD PDF musí být strojově zpracovatelné
Data musí proudit do vašeho účetního systému

2. Připravte se na vystavování

V závislosti na vašem obratu v předchozím roce budete muset vystavovat e-faktury od roku 2027 nebo 2028:

Fakturační data musí být dostupná ve strukturovaném formátu
Je vyžadována konverze do XRechnung nebo ZUGFeRD
Validace podle EN 16931 zajišťuje soulad s předpisy

3. Přizpůsobte své procesy

Přezkoumejte stávající fakturační pracovní postupy
Proškolte své zaměstnance v práci s e-fakturami
Otestujte zpracování na vzorových fakturách

Jak vám může pomoci invapi

invapi poskytuje API, které pokrývá celý pracovní postup e-fakturace:

Digitalizace: Automatická konverze PDF faktur na strukturovaná data
Konverze: Převod JSON do XRechnung, ZUGFeRD, UBL nebo CII
Validace: Kontrola e-faktur podle EN 16931 a pravidel XRechnung

S bezplatným plánem můžete začít okamžitě a zpracovat 10 faktur měsíčně.

Závěr

Povinná e-fakturace přichází — a týká se každé firmy v Německu. Ti, kdo včas přizpůsobí své systémy, se vyhnou stresu na poslední chvíli a zajistí soulad s předpisy. Využijte zbývající čas na přechod vašich procesů na e-fakturaci.