E-fakturace pro drobné podnikatele: Co potřebujete vědět

Povinná e-fakturace se netýká jen velkých korporací a středních podniků. Zahrnuti jsou i drobní podnikatelé, kteří využívají výjimku pro malé podniky podle § 19 německého zákona o DPH (§ 19 UStG). Mnozí živnostníci a malé firmy se mylně domnívají, že se na ně tento požadavek nevztahuje. V tomto článku objasňujeme, jaká pravidla platí a jak se můžete připravit s nízkými náklady.

Drobní podnikatelé nejsou osvobozeni

Zákon o růstových příležitostech (Wachstumschancengesetz), který zavádí povinnou e-fakturaci pro B2B transakce v Německu, nestanoví žádnou výjimku pro drobné podnikatele. Povinnost se váže k typu transakce, nikoli k velikosti firmy nebo jejímu statusu z hlediska DPH.

V praxi to znamená: pokud jako drobný podnikatel poskytujete služby jiným firmám (B2B), vztahuje se na vás povinnost e-fakturace. Osvobozeny jsou pouze faktury soukromým osobám (B2C).

Rozlišení: Výjimka pro malé podniky vs. povinnost e-fakturace

Výjimka pro malé podniky podle § 19 německého zákona o DPH vás osvobozuje od povinnosti účtovat a odvádět DPH. S formátem vašich faktur však nemá nic společného. I faktura bez DPH musí být od příslušných termínů podána ve strukturovaném formátu e-faktury, pokud je příjemcem firma.

Jaké jsou termíny?

Zákonodárce stanovil postupný časový harmonogram, který menším firmám poskytuje přechodné období:

Povinnost přijímat od 1. ledna 2025

Od začátku roku 2025 musí být všechny firmy v Německu schopny přijímat strukturované e-faktury. To platí i pro drobné podnikatele. V praxi to znamená, že musíte být schopni přijímat a zpracovávat XML soubory ve formátu XRechnung nebo ZUGFeRD.

Přechodné období do konce roku 2026

Do 31. prosince 2026 mohou všechny firmy bez ohledu na obrat pokračovat ve vystavování faktur v jiných formátech. Papírové faktury jsou povoleny bez souhlasu příjemce. Jiné elektronické formáty jako PDF mohou být použity pouze se souhlasem příjemce.

Přechodné období do konce roku 2027

Od 1. ledna 2027 se obecné přechodné období vztahuje pouze na firmy s obratem v předchozím roce do 800 000 EUR. Tyto firmy mohou pokračovat ve vystavování jiných faktur (papír, PDF se souhlasem) do konce roku 2027. Navíc mohou všechny firmy bez ohledu na obrat přenášet faktury prostřednictvím EDI postupů do konce roku 2027, i když ty ještě nesplňují požadavky na e-fakturu podle EN 16931.

Plná povinnost od 1. ledna 2028

Od 1. ledna 2028 musí všechny firmy, včetně drobných podnikatelů, vystavovat e-faktury ve strukturovaném formátu pro B2B transakce. Žádné další výjimky nebudou.

Praktická příprava pro drobné podnikatele

Co byste měli udělat nyní

Být schopni přijímat e-faktury: Nastavte e-mailovou schránku, která zvládne XML přílohy. Otestujte příjem XRechnung.
Strukturovat svá fakturační data: Ujistěte se, že vaše faktury obsahují všechna povinná pole, zejména odkaz na kupujícího.
Vyhodnotit software: Zkontrolujte, zda vaše současné fakturační řešení podporuje e-faktury nebo zda potřebujete další nástroj.

Řešení s nízkými náklady

Jako drobný podnikatel se chcete vyhnout vysokým nákladům na nový software. Existuje několik možností:

Bezplatné online nástroje: XRechnung Validátor od invapi kontroluje vaše faktury na soulad s předpisy zcela zdarma.
Řešení založená na API: S invapi API můžete automaticky konvertovat a validovat faktury. Bezplatný plán zahrnuje 10 faktur měsíčně, což pro mnoho drobných podnikatelů postačuje.
ZUGFeRD jako výchozí bod: Formát ZUGFeRD kombinuje lidsky čitelné PDF s vloženými strukturovanými daty. To může usnadnit přechod, protože vaše faktury budou vypadat tak, jak byly zvyklé.

Zvláštnosti faktur osvobozených od DPH

Jako drobný podnikatel neúčtujete DPH. V e-faktuře musí být kategorie daně označena jako E (Exempt) a sazba daně musí být nastavena na 0 %. Navíc pole BT-120 (text důvodu osvobození od DPH) musí obsahovat volný text s odkazem na výjimku pro malé podniky, například: „DPH se neúčtuje — výjimka pro malé podniky podle § 19 UStG." Bez tohoto důvodu osvobození validace fakturu odmítne, protože kategorie daně E vždy vyžaduje zdůvodnění.

Závěr

Povinná e-fakturace se nezastaví u drobných podnikatelů. Dobrá zpráva: stále máte čas se připravit a náklady nemusí být vysoké. Využijte přechodná období k seznámení se s formáty a spoléhejte na bezplatné nebo cenově dostupné nástroje jako invapi, aby byl přechod bezproblémový. Nejlepší čas začít je dnes — zaregistrujte se k bezplatnému plánu a zkuste vytvořit svou první e-fakturu.