XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches E-Rechnungsformat ist das richtige?

Mit der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland stehen Unternehmen vor einer zentralen Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber grundlegend in Aufbau und Einsatzgebiet. Dieser Beitrag hilft Ihnen bei der Entscheidung.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das entweder als UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross-Industry Invoice) übermittelt wird. Die Rechnung enthält ausschließlich maschinenlesbare, strukturierte Daten — eine visuelle Darstellung als PDF gibt es nicht.

XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt und ist seit November 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend. Der Standard definiert zusätzliche Geschäftsregeln über die europäische Norm hinaus, etwa die Pflichtangabe der Leitweg-ID.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das eine maschinenlesbare XML-Datei in ein PDF/A-3-Dokument einbettet. Empfänger können die Rechnung also sowohl visuell als PDF betrachten als auch automatisiert über die eingebettete CII-XML-Datei verarbeiten.

ZUGFeRD 2.x ist identisch mit dem französischen Standard Factur-X und bietet sechs Profile mit unterschiedlichem Detailgrad: Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 (Comfort), Extended und XRechnung. Das Profil "EN 16931" (Comfort) bildet das europäische Datenmodell vollständig ab und ist die empfohlene Wahl für B2B-Rechnungen. Das Profil "XRechnung" erfüllt die Anforderungen des XRechnung-Standards und wird — im Gegensatz zu allen anderen Profilen — als reine XML-Datei ohne PDF erzeugt.

Die wichtigsten Unterschiede

Datenformat

• XRechnung: Reines XML (UBL oder CII). Kein visuelles Dokument enthalten.
• ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Visuell und maschinell lesbar.

Einsatzgebiet

• XRechnung: Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).
• ZUGFeRD: Flexibel einsetzbar im B2B-Bereich und zunehmend auch im öffentlichen Sektor (über das XRechnung-Profil).

EN 16931 Konformität

Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen damit die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung. XRechnung definiert zusätzliche nationale Regeln (CIUS — Core Invoice Usage Specification), die bei der Validierung geprüft werden.

Lesbarkeit

• XRechnung: Erfordert Software zur Visualisierung. Ohne spezielle Tools ist die XML-Datei für Menschen schwer lesbar.
• ZUGFeRD: Das PDF kann in jedem PDF-Reader geöffnet werden. Die maschinelle Verarbeitung erfolgt über das eingebettete XML.

Wann welches Format wählen?

XRechnung ist die richtige Wahl, wenn:

• Sie Rechnungen an Bundesbehörden oder öffentliche Auftraggeber stellen
• Der Empfänger explizit XRechnung verlangt
• Sie über die Peppol-Infrastruktur versenden
• Ihre Systeme bereits XML-basiert arbeiten

ZUGFeRD ist die richtige Wahl, wenn:

• Sie Rechnungen an Geschäftskunden im B2B-Bereich versenden
• Empfänger die Rechnung auch visuell als PDF benötigen
• Sie einen schrittweisen Übergang von PDF zu E-Rechnung anstreben
• Sie international mit Partnern in Frankreich arbeiten (Factur-X-Kompatibilität)

Beide Formate mit invapi nutzen

invapi unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD vollständig. Über die API können Sie:

• JSON zu UBL/CII konvertieren und so XRechnung-konforme Dateien erzeugen
• ZUGFeRD-PDFs erstellen, indem CII-XML in bestehende PDFs eingebettet wird
• Eingehende Rechnungen in beiden Formaten parsen und in strukturiertes JSON umwandeln
• Jedes erzeugte Dokument gegen EN 16931 und XRechnung-Regeln validieren

Mit dem kostenlosen Plan können Sie beide Formate sofort testen.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern ergänzen sich. Für den öffentlichen Sektor führt kein Weg an XRechnung vorbei, während ZUGFeRD im B2B-Bereich durch die Kombination aus PDF und XML besticht. Unternehmen, die beide Formate beherrschen, sind für die E-Rechnungspflicht bestens gerüstet.