E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich ist eine der bedeutendsten Änderungen im deutschen Rechnungswesen seit Jahrzehnten. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber einen klaren Fahrplan vorgegeben.

Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Das Ausstellen von E-Rechnungen wird stufenweise verpflichtend:

Ab 2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen
2025–2026: Übergangsphase — alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen oder andere Formate (z. B. PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt
Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen (Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €) dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen versenden
Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen

Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV). Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.

Welche Formate sind zulässig?

Als E-Rechnung gelten nur Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:

XRechnung (UBL oder CII) — der deutsche Standard
ZUGFeRD 2.x — hybrides Format mit eingebettetem XML in PDF
Peppol BIS Billing 3.0 — für grenzüberschreitende Rechnungen

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

1. Empfangsfähigkeit sicherstellen

Ihr Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet:

XML-Dateien (UBL/CII) müssen eingelesen werden können
ZUGFeRD-PDFs müssen maschinell verarbeitet werden
Die Daten müssen in Ihr Buchhaltungssystem übernommen werden

2. Ausstellung vorbereiten

Je nach Vorjahresumsatz müssen Sie ab 2027 oder 2028 selbst E-Rechnungen ausstellen:

Rechnungsdaten müssen in strukturierter Form vorliegen
Konvertierung in XRechnung oder ZUGFeRD ist erforderlich
Validierung gegen EN 16931 stellt Konformität sicher

3. Prozesse anpassen

Prüfen Sie Ihre bestehenden Rechnungs-Workflows
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen
Testen Sie die Verarbeitung mit Beispielrechnungen

Wie invapi helfen kann

invapi bietet eine API, die den gesamten E-Rechnungs-Workflow abdeckt:

Digitalisierung: PDF-Rechnungen automatisch in strukturierte Daten umwandeln
Konvertierung: JSON in XRechnung, ZUGFeRD, UBL oder CII konvertieren
Validierung: E-Rechnungen gegen EN 16931 und XRechnung-Regeln prüfen

Mit dem kostenlosen Plan können Sie sofort starten und 10 Rechnungen pro Monat verarbeiten.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt — und sie betrifft alle Unternehmen in Deutschland. Wer frühzeitig seine Systeme anpasst, vermeidet Stress und sichert die Compliance. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Prozesse auf E-Rechnungen umzustellen.