E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was Sie wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur Konzerne und den Mittelstand. Auch Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, sind einbezogen. Viele Selbstständige und kleine Betriebe gehen fälschlicherweise davon aus, dass sie von der Pflicht ausgenommen sind. In diesem Artikel klären wir auf, welche Regeln gelten und wie Sie sich kostengünstig vorbereiten können.

Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen

Das Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland einführt, macht keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Die Pflicht knüpft an die Art der Transaktion an, nicht an die Unternehmensgröße oder den Umsatzsteuerstatus.

Konkret bedeutet das: Wenn Sie als Kleinunternehmer Leistungen an andere Unternehmen erbringen (B2B), sind Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen. Nur Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausgenommen.

Der Unterschied: Kleinunternehmerregelung vs. E-Rechnungspflicht

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Sie von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Sie hat jedoch nichts mit dem Format Ihrer Rechnungen zu tun. Auch eine Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis muss ab den jeweiligen Stichtagen im strukturierten E-Rechnungsformat übermittelt werden, sofern der Empfänger ein Unternehmen ist.

Welche Fristen gelten?

Der Gesetzgeber hat einen gestuften Zeitplan vorgesehen, der gerade kleineren Unternehmen eine Übergangszeit gewährt:

Empfangspflicht ab 1. Januar 2025

Seit Beginn des Jahres 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. In der Praxis bedeutet das: Sie müssen in der Lage sein, XML-Dateien im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Übergangsfrist bis Ende 2026

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz weiterhin Rechnungen in anderen Formaten ausstellen. Papierrechnungen sind ohne Zustimmung des Empfängers möglich. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.

Übergangsfrist bis Ende 2027

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die allgemeine Übergangsfrist nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro. Diese dürfen bis Ende 2027 weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF mit Zustimmung) ausstellen. Darüber hinaus dürfen alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz bis Ende 2027 Rechnungen per EDI-Verfahren übermitteln, auch wenn dieses noch nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung nach EN 16931 entspricht.

Volle Pflicht ab 1. Januar 2028

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, für B2B-Transaktionen E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen. Es gibt dann keine Ausnahmen mehr.

Praktische Vorbereitung für Kleinunternehmer

Was Sie jetzt schon tun sollten

1. E-Rechnungen empfangen können: Richten Sie ein E-Mail-Postfach ein, das XML-Anhänge verarbeiten kann. Testen Sie den Empfang einer XRechnung.
2. Rechnungsdaten strukturieren: Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten, insbesondere eine Käuferreferenz.
3. Software evaluieren: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Rechnungslösung E-Rechnungen unterstützt oder ob Sie ein zusätzliches Tool benötigen.

Kostengünstige Lösungen

Als Kleinunternehmer möchten Sie keine hohen Kosten für neue Software verursachen. Es gibt mehrere Optionen:

• Kostenlose Online-Tools: Der XRechnung-Validator von invapi prüft Ihre Rechnungen kostenlos auf Konformität.
• API-basierte Lösungen: Mit der invapi-API können Sie Rechnungen automatisch konvertieren und validieren. Der kostenlose Plan umfasst 10 Rechnungen pro Monat, was für viele Kleinunternehmer ausreicht.
• ZUGFeRD als Einstieg: Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten. Das kann den Übergang erleichtern, da Ihre Rechnungen weiterhin wie gewohnt aussehen.

Besonderheiten bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. In der E-Rechnung muss die Steuerkategorie entsprechend als E (Exempt/Steuerbefreit) gekennzeichnet werden, und der Steuersatz ist mit 0 % anzugeben. Zusätzlich muss im Feld BT-120 (VAT exemption reason text) der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung als Freitext angegeben werden, zum Beispiel: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG." Ohne diesen Befreiungsgrund lehnt die Validierung die Rechnung ab, da bei Steuerkategorie E stets eine Begründung verlangt wird.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht macht vor Kleinunternehmern nicht halt. Die gute Nachricht: Sie haben noch Zeit, sich vorzubereiten, und die Kosten müssen nicht hoch sein. Nutzen Sie die Übergangsfristen, um sich mit den Formaten vertraut zu machen, und setzen Sie auf kostenlose oder günstige Tools wie invapi, um den Umstieg reibungslos zu gestalten. Starten Sie am besten heute mit dem kostenlosen Plan und testen Sie die Erstellung Ihrer ersten E-Rechnung.