E-Rechnungen empfangen: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen in Deutschland muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Doch was bedeutet "Empfangen" genau, und welche Voraussetzungen müssen Sie schaffen? Dieser Beitrag gibt Ihnen einen praxisnahen Leitfaden.

Was bedeutet die Empfangspflicht?

Das Wachstumschancengesetz hat die Weichen gestellt: Ab 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Wichtig dabei: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gemeint sind ausschließlich Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen — also XRechnung (UBL/CII) und ZUGFeRD 2.x.

Hinweis: Das BMF hat klargestellt, dass die Empfangspflicht keine Pflicht zur automatisierten elektronischen Verarbeitung beinhaltet. Ein E-Mail-Postfach, über das E-Rechnungen empfangen werden können, genügt zunächst. Allerdings müssen die empfangenen Originaldateien gemäß GoBD revisionssicher archiviert werden — und in der Praxis empfiehlt sich eine maschinelle Verarbeitung, um die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen.

Die Empfangspflicht betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen E-Rechnungen entgegennehmen können, wenn ihre Geschäftskunden solche versenden.

"Empfangen" — was ist Pflicht, was ist empfohlen?

Gesetzlich reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang aus. In der Praxis sollten Sie jedoch deutlich weiter gehen, um E-Rechnungen effizient zu verarbeiten und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen:

Technisches Empfangen

Sie müssen in der Lage sein, die gängigen Übertragungswege zu unterstützen:

• E-Mail: Der häufigste Kanal. E-Rechnungen werden als XML-Anhang oder ZUGFeRD-PDF per E-Mail zugestellt.
• Peppol-Netzwerk: Insbesondere im öffentlichen Sektor und bei größeren Unternehmen etabliert sich Peppol als standardisiertes Übertragungsnetzwerk.
• Upload-Portale: Manche Unternehmen stellen Lieferantenportale bereit, über die E-Rechnungen hochgeladen werden.

Maschinelle Verarbeitung (empfohlen)

Auch wenn gesetzlich nicht vorgeschrieben, ist die maschinelle Verarbeitung in der Praxis unverzichtbar, um die Effizienzvorteile der E-Rechnung zu realisieren. Das bedeutet:

• XML parsen: Die strukturierten Daten aus UBL- oder CII-XML-Dateien müssen ausgelesen werden.
• ZUGFeRD auslesen: Bei ZUGFeRD-PDFs muss die eingebettete XML-Datei extrahiert und verarbeitet werden.
• Daten zuordnen: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen müssen in Ihr System übernommen werden.

Revisionssichere Archivierung

Empfangene E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) revisionssicher archiviert werden. Das heißt: Die Originaldatei (XML oder ZUGFeRD-PDF) muss unveränderlich aufbewahrt werden — ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.

Welche Systeme müssen Sie anpassen?

Rechnungseingang

Ihr Posteingang für Rechnungen muss XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs erkennen und richtig weiterleiten. Richten Sie dafür ein dediziertes E-Mail-Postfach ein (z. B. rechnung@ihrefirma.de), das als zentraler Eingangskanal dient.

Buchhaltungssoftware

Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungsformate importieren kann. Viele moderne Lösungen wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk unterstützen bereits XRechnung und ZUGFeRD. Falls nicht, benötigen Sie eine Zwischenlösung, die das XML in ein importierbares Format konvertiert.

Dokumentenmanagement

Ihr DMS sollte XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs archivieren können und idealerweise die strukturierten Daten für die Suche und Zuordnung indexieren.

Typische Herausforderungen

Formatvielfalt

Ihre Lieferanten werden unterschiedliche Formate verwenden — UBL, CII, ZUGFeRD in verschiedenen Profilen. Ihr System muss alle gängigen Varianten verarbeiten können.

Validierung eingehender Rechnungen

Nicht jede E-Rechnung, die Sie erhalten, ist zwangsläufig korrekt. Validieren Sie eingehende Rechnungen gegen EN 16931, um Fehler frühzeitig zu erkennen und fehlerhafte Rechnungen zurückzuweisen.

Integration in bestehende Workflows

E-Rechnungen müssen in Ihre bestehenden Freigabe- und Zahlungsworkflows integriert werden. Planen Sie die Anbindung an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem sorgfältig.

Wie invapi beim Empfang hilft

invapi bietet Werkzeuge, die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen erheblich vereinfachen:

• UBL/CII parsen: Konvertieren Sie empfangene XML-Rechnungen in ein einheitliches JSON-Format, das leicht in Ihre Systeme integriert werden kann.
• ZUGFeRD auslesen: Extrahieren Sie die eingebettete XML-Datei aus ZUGFeRD-PDFs und erhalten Sie die strukturierten Rechnungsdaten als JSON.
• Validierung: Prüfen Sie eingehende E-Rechnungen automatisch gegen EN 16931 und XRechnung-Regeln, bevor Sie sie weiterverarbeiten.
• PDF-Digitalisierung: Auch klassische PDF-Rechnungen, die noch nicht im E-Rechnungsformat vorliegen, können mit der invapi-Extraktion in strukturierte Daten umgewandelt werden.

Alle Funktionen sind über die API nutzbar und lassen sich in bestehende Systeme integrieren. Testen Sie die Verarbeitung mit dem kostenlosen Plan.

Checkliste: Sind Sie bereit?

• Zentrales E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang eingerichtet
• Buchhaltungssoftware unterstützt XRechnung und ZUGFeRD
• XML-Parsing und Datenübernahme funktionieren
• Revisionssichere Archivierung der Originaldateien gewährleistet
• Validierung eingehender Rechnungen implementiert
• Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen geschult

Fazit

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen ist keine optionale Zukunftsmusik — sie gilt bereits jetzt. Unternehmen, die ihre Systeme frühzeitig anpassen, profitieren von effizienteren Prozessen und vermeiden Compliance-Risiken. Prüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur anhand der Checkliste und schließen Sie eventuelle Lücken, bevor Ihre Geschäftspartner verstärkt E-Rechnungen versenden.